Бухгалтерско-юридические секреты нового оформления «первички»

1781

Всю «первичку» компании теперь вправе разрабатывать сами. Есть несколько секретов ее идеальности. Ими можно и даже нужно поделиться с контрагентом — тогда проще будет подтвердить расходы.

Разрабатывать «первичку» самостоятельно разрешил новый закон о бухучете (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Но до сих пор нет ни одного официального разъяснения. На практике все это вылилось в ситуацию «кто во что горазд» и стало совершенно не понятно, какие формы, особенно поступающие от контрагентов, подходят для учета, а какие нет. Мы решили внести ясность.

Формы «первички» надо утвердить только в учетной политике

В новом законе № 402-ФЗ не сказано, как утверждать «первичку». Там лишь говорится, что формы утверждает руководитель. А представляет ему документы на утверждение сотрудник, ответственный за бухучет, то есть главбух (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Но правила об утверждении «первички» прописаны также в пункте 4 ПБУ 1/2008, где сказано, что документы надо утвердить учетной политикой. Эти положения продолжают действовать.

Можно использовать и унифицированные, и свои формы документов

Новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать «первичку», но он и не отменяет ранее утвержденные унифицированные формы. Поэтому компания вправе использовать как типовые формы «первички», так и разработать свои образцы. Например, для учета основных средств утвердить формы ОС-1, ОС-6 и т. п., а для учета реализации товаров — собственную накладную.

Появилось мнение, что в любом случае надо переделать все унифицированные документы, так как в них нет обязательных реквизитов по новому закону о бухучете. В частности, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. На самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты «первички», в том числе и по новому закону № 402-ФЗ (см. образец).

Кстати, теперь компаниям ничто не мешает заменять одни унифицированные формы другими. Например, можно заменить накладную ТОРГ-12 на накладную М-15. Раньше налоговики утверждали, что форма М-15 используется только для поставки сырья и материалов и не подходит для товаров. И компании были вынуждены в суде доказывать обратное (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 16.02.11 № А55-9310/2010). Теперь для подобных споров просто нет оснований. Если, конечно, компания утвердит в своей учетной политике, что для отгрузки товаров использует форму М-15.

Реквизиты унифицированной «первички» надо оставить без изменения

Если компания применяет унифицированные формы, надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированной «первички» компания не вправе. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 № 20. Подтверждает это и Минфин в письме от 08.07.11 № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить — внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

На практике компании стали заменять в унифицированной «первичке» некоторые реквизиты. Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, пишут «Утверждена приказом руководителя №__». А из самой формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД, считая ее лишней. Так поступать рискованно. У контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить (см. аксиому № 2).

На первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника

Во всех первичных документах надо записать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. Это следует из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Но достаточно включить в «первичку» только наименование должности. Конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой специалист является ответственным, не надо.

К примеру, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д.

Можно принимать «первичку» без печатей, если в форме печать не предусмотрена

Печать на «первичке», формы которой утверждает сама компания, не обязательна (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Поэтому от поставщиков можно принимать документы без печатей. В то же время контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными. На некоторых из них, например на ТОРГ-12, печать является необходимым атрибутом. Если форма предусматривает печать, она обязательна.

Все обязательные реквизиты, которые должны быть на любой «первичке»

Бухгалтерско-юридические секреты нового оформления «первички»

Первичные документы нельзя заменить факсовой копией

Первичный документ может быть только оригиналом. Закон № 402-ФЗ допускает оформление оригинала на бумаге и в электронном виде. Оба варианта равнозначны. Но некоторые компании решили, раз можно утвердить формы «первички», то можно определить, в каком виде ее отправлять, в частности в виде факсовых копий. Это мнение ошибочно и приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы.

На факсовом документе не будет подписей (оригинальных или электронных). А расходы по документам с факсимиле списать не получится. Инспекция все равно запросит на выездной проверке оригиналы. А без них вправе снять расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Можно согласовать в договоре «первичку», отличную от форм в учетной политике

Утверждать «первичку» можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. К примеру, если покупателя не устраивает та форма первичных документов, которую компания утвердила у себя в учетной политике, он попросит заменить этот документ на более подробный или потребовать поставить печать, которую не предусматривает бланк. Отказывать контрагенту вовсе не обязательно. Достаточно в договоре предусмотреть, какие формы используют компании в своих отношениях. А форму документа сделать приложением к контракту. Она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

Подпись главбуха не обязательна в собственной «первичке»

Если компания решила использовать свои шаблоны, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Компания сама определяет их полномочия.

А вот в унифицированных формах «первички» предусмотрена подпись главбуха. В том числе это касается кассовых документов — приходных и расходных ордеров, а также ведомостей — расчетно-платежной или платежной. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России от 12.10.11 № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны.

Для электронной «первички» надо использо-вать шаблон налоговиков

Закон дает право компании составлять документы как на бумаге, так и в электронном виде. Чтобы виртуальный документ был действителен, его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24). На электронную «первичку» распространяются те же правила, что и на бумажную. А значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. Но есть одно но.

В любой момент «первичку» могут запросить налоговики. Передать в инспекцию «первичку» по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге. А тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Кстати, закон не запрещает использовать разные формы для бумажных и электронных документов. Так что компания вправе применять сразу два шаблона одной и той же «первички» — один для бумажного варианта, второй — для электронного (по формату налоговиков).

Кадровую «первичку» можно заменить своими формами

Компании вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Это официальная позиция Роструда (письмо от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). То есть формы кадровой «первички» (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, командировочное удостоверение и т. д.) компании вправе разрабатывать сами.

В то же время опрошенные нами специалисты Роструда также предостерегают от излишнего упрощения форм. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудинспекторам. Если исключить многие реквизиты, то ревизоры будут вынуждены требовать дополнительные данные. А это затянет проверки.

На бланки строгой отчетности не распространяются правила для обычной «первички»

Бланки строгой отчетности — это тоже «первичка», но порядок ее применения особый. Его регулирует постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359 . Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. Сегодня действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Так же считают и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве от 26.01.11 № 17-15/6866).

Проблемы могут быть у контрагента с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо от 16.10.09 № 03-03-06/1/666). А доказать иное получается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.04.09 № КА-А40/3066-09).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В нем больше реквизитов, чем в обычных формах «первички». В частности, в него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением № 359). Утвержденные формы надо включить в учетную политику.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Какой статус вы ставите в платежках по взносам?

  • Код 08 58.33%
  • Код 01 33.33%
  • Код 14 8.33%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью!
Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту!

Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт газеты «Учет. Налоги. Право» – это профессиональный ресурс для бухгалтеров.
Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, образцам форм и документов для учета и отчетности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль