Как сократить сроки подготовки данных для расчета зарплаты

1795

Задача финансовой службы — максимально быстро подготовить данные по зарплате и рассчитать ее. Но если вознаграждения сотрудников зависят от показателей их работы, собрать данные не так просто. Есть несколько шагов, которые заметно ускорят этот процесс

Нередко на подготовку данных по расчету вознаграждений требуется от 5 до 20 календарных дней. О том, как на практике удалось уменьшить этот срок, рассказал Андрей Франк, финансовый директор ООО «Сайнер». Действовать можно по следующему алгоритму.

ШАГ № 1
АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

На первом этапе следует определить длительность операций по сбору информации, расчету, начислению зарплаты и подготовке аналитических отчетов. Сделать это можно силами собственно финансовой службы, основываясь на «фотографии» рабочего дня, экспертных оценках и прочих доступных инструментах.

К примеру, по результатам аудита финансовая служба выявила следующие важные обстоятельства:

1. Ранее сроки начисления и выплаты зарплаты по объективным причинам были передвинуты на 15-е число месяца, следующего за отчетным. Со временем причины для столь поздних сроков утратили свою актуальность, но передвигать даты обратно не стали.

Вывод: в отношении необоснованно затянутых по времени операций следует незамедлительно провести корректирующие процедуры и максимально сократить сроки.

2. Руководители подразделений и проектов могут подавать табели и листы учета рабочего времени точно в срок, но сложная система мотивации не позволяет быстро рассчитать зарплату.

Вывод: необходимо представлять данные по учету рабочего времени «день в день», также рекомендуется пересмотреть и по возможности упростить действующую систему мотивации.

3. Условием для выплаты некоторых видов премий является наличие подписанных заказчиком актов оказанных услуг. Но документы заказчик передает с существенной задержкой. А положение о премировании требует производить начисление и выплаты сотрудникам по результату уже в отчетном периоде. Это приводит к задержке расчета зарплаты и демотивирует сотрудников.

Вывод: требуется изменить условия выплаты премий, при этом повысить мотивацию, привязав вознаграждение к фактическому результату и в меньшей степени — к формальному завершению проекта.

ШАГ № 2
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН

Второй этап — вовлечение в работу по сокращению сроков расчета зарплаты всех заинтересованных лиц и планирование коммуникаций. Чаще всего по результатам аудита становится понятно, что прийти к поставленной цели можно только через изменение системы мотивации и (или) изменение внутренних регламентов компании. Следовательно, список экспертов может быть широким. Это могут быть топ-менеджеры компании, собственники, главный бухгалтер, директор по персоналу и т. д.

Взаимодействие происходит следующим образом: участники предварительно договориваются о сроках и о том, что необходимо получить в конечном итоге. Далее собственники предлагают ключевые показатели эффективности на уровне стратегии компании. Затем эксперты и представители управляющей компании делятся опытом. После обмена информацией рабочая группа со стороны компании вносит свои предложения по решению проблемы. Все идеи обсуждаются, а самые ценные фиксируются.

ШАГ № 3
ИЗМЕНЕНИЕ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ

При изменении системы мотивации стоит руководствоваться следующими принципами. Во-первых, порядок расчета зарплаты должен быть предельно простым, прозрачным и понятным. Во-вторых, переменная часть зарплаты должна рассчитываться в месяце, следующем за отчетным. А сами условия мотивации должны быть достижимы и понятны как для руководства, так и для сотрудников. Если управленческий учет в компании основан на российских стандартах бухгалтерского учета, то данной меры будет достаточно.

ШАГ № 4
РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И АВТОМАТИЗАЦИЯ

После утверждения новой системы мотивации все изменения необходимо закрепить в локальных нормативных актах. Это могут быть распоряжения, приказы, регламент учета трудозатрат, положение о начислении и выплате заработной платы и ее составляющих, график документооборота внутри компании в части заполнения табелей учета рабочего времени и др.

Автоматизацию целесообразно проводить на заключительном этапе, тогда это позволит избежать существенных затрат на внедрение или доработку имеющихся учетных систем. Возможно, аудит покажет, что текущий уровень автоматизации бизнес-процессов достаточный. В этом случае требуется учесть лишь изменения.

ШАГ № 5
АНАЛИЗ ПРОВЕДЕННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ

Если ожидаемый результат не достигнут, то необходимо вновь вернуться к аудиту. Но теперь уже анализировать не операции, а происшедшие изменения. Если же результат положительный, то не стоит останавливаться на достигнутом. Не реже чем раз в год следует повторять аудит. И по результатам проверки делать анализ текущей системы мотивации, сроков и качества получаемых управленческих отчетов. При необходимости можно внести изменения.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль