Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы)

5108

В «УНП» № 32 мы подробно писали о новых правилах оформления зарплатных ведомостей и кассовых документов. Тема вызвала бурные отклики наших читателей. Мы получили множество писем с новыми вопросами, которые продолжают и продолжают появляться на практике. Даем срочные ответы на них.

О сроке выдачи

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) В платежной ведомости на зарплату период выдачи денег не должен превышать пяти рабочих дней. Можно ли сделать срок поменьше?

Да, конечно, в ведомости можно записать любой срок менее пяти рабочих дней.

Зарплату наличными надо выдать максимум за пять рабочих дней после получения денег в банке (п. 4.6 Положения Банка России от 12.10.11 № 373-П). Если компания планирует рассчитаться с работниками раньше, в ведомости можно поставить период хоть в один день. Но тогда придется выдать деньги всем работника за день. А если не получится, то в тот же день вернуть оставшуюся сумму в банк (п. 4.6 Положения № 373-П). На практике бытует мнение, что можно установить срок меньше, но выдавать деньги в течение пяти дней. Это не так. Срок, прописанный в ведомости, автоматически становится обязательным. Если его нарушить, есть риск штрафа для компании в сумме до 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ. Поэтому проще и безопаснее написать максимальный срок — пять дней. Если компания рассчитается раньше, никаких последствий нет.

О депонировании

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) Сумму, которую не получили сотрудники по ведомости, надо депонировать. Тогда на последней странице кассир пишет, какая сумма депонирована. Но чаще всего компания рассчитывается сразу со всеми работниками. Как в этом случае заполнять строку о депонированной сумме?

В ней надо поставить прочерк.

Правил заполнения этой строки нет в Положении № 373-П. Поэтому необходимо руководствоваться общими правилами заполнения первичных документов. Они определены в до сих пор действующем Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Там сказано, что в свободных строках «первички» ставятся прочерки (п. 2.9 Положения № 105). Это исключит возможность дописать в ведомость что-нибудь лишнее после того, как ее подпишут главбух и руководитель.

О подписях

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) При получении денег сотрудник должен расписаться в графе 5 ведомости. Но некоторые работники постоянно промахиваются и ставят подписи то в графе «Примечание», то в строке «По настоящей ведомости выплачена сумма ...». Для исправления ошибок надо ли переделывать всю ведомость?

Нет, новую ведомость составлять не обязательно. Если сотрудник поставил подпись не туда, куда нужно, достаточно ее продублировать в правильной графе. Лишнюю подпись можно прочеркнуть.

Некоторые компании считают, что исправления в платежной ведомости не допускаются и надо заново составить документ и собрать подписи всех сотрудников. Но это не так. Запрет на исправление кассовых документов есть в пункте 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ. Но к кассовым документам относятся только приходные и расходные ордера (п. 1.8 Положения № 373-П). Платежные ведомости являются приложением к ордерам ( п. 2.1 Положения № 373-П). А значит, исправления в них допустимы. И исправляют их в том же порядке, что и другую «первичку». То есть неверную запись зачеркивают, пишут «Исправлено», ставят дату. Рядом должны поставить автограф сотрудники, которые подписали документ. Но это не все работники, получившие деньги. Мы считаем, достаточно подписи руководителя и главбуха (п. 4.3 Положения № 105). Как мы выяснили, так же считают и налоговики.

Кстати, самый простой способ избежать таких неприятностей и проблем — ставить карандашом галочку, где сотрудник должен расписаться. Это позволит сразу сориентироваться в ведомости неметким сотрудникам.

О дате

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) На последней странице платежной ведомости надо написать дату и номер расходного кассового ордера. Вопросов нет, если зарплата выдана в один день. Расходник надо составить тем же числом. А если компания выдает зарплату в течение нескольких дней и часть суммы депонирована, что писать в ордере?

Это зависит от того, как в компании происходит выдача денег кассиру. Возможно три варианта.

Вариант первый: в компании один кассир или главбух совмещает должность кассира. В этом случае ордер надо составить на дату последнего дня выдачи денег. И только на ту сумму, которая выдана сотрудникам.

Вариант второй: в компании есть старший и рядовые кассиры, причем при получении денег обычные кассиры расписываются в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). В такой ситуации ордер можно составить на фактически выданную сумму в последний день расчетов с сотрудниками (п. 4.6 Положения № 373-П).

Вариант третий: старший кассир выдает рядовому кассиру деньги по расходному ордеру. Тогда в ведомости надо записать дату этого ордера. А на депонированную сумму составить приходный ордер в последний день срока, определенного для выдачи зарплаты.

О количестве виз

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) В платежной ведомости помимо подписей сотрудников, которые получают деньги, предусмотрено еще четыре автографа — руководителя, главбуха, кассира и бухгалтера. А если в компании нет бухгалтера и функции кассира совмещает главбух, сколько должно быть подписей?

В ведомости все равно надо проставить четыре подписи. Но если главбух совмещает функции кассира, то он распишется за себя, а также продублирует свою подпись в строке «Выплату произвел». Только там в пустую графу для должности надо еще раз написать «главный бухгалтер», а не «кассир».

Что касается подписи обычного бухгалтера, это обязательный реквизит первичного документа. Он есть в унифицированной форме, и безопаснее от него не отказываться. Поэтому в строке «Проверил бухгалтер» также может расписаться главбух. Исправлять название строки на «Проверил главный бухгалтер» не надо. Достаточно вписать расшифровку подписи.

О двух ведомостях

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) Можно выдавать зарплату как по платежной, так и по расчетно-платежной ведомости. Вправе ли компания использовать сразу две формы документов: к примеру, на выдачу авансов оформлять платежную ведомость по форме Т-53, а на зарплату по итогам месяца — расчетно-платежную по форме Т-49?

Запрета на это нет. Но при применении расчетно-платежной ведомости другие платежные документы не составляются (постановление Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Так что если компания использует платежные ведомости по форме Т-53, то расчетно-платежную ведомость по форме Т-49 логичнее заменить на расчетную по форме Т-51. В этом случае в форме Т-51 будет расчет причитающихс я сотрудникам сумм, а при выдаче денег компания будет оформлять ведомость по форме Т-53. Но если компания использует сразу обе формы — платежную ведомость Т-53 и расчетно-платежную Т-49, то штрафов за это никаких нет.

О расходных ордерах

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) Расходные ордера на выдачу зарплаты компания регистрирует в журнале, который заполняется автоматически в бухгалтерской программе. Можно ли его напечатать только по итогам года?

Никакой периодичности и сроков распечатки журнала регистрации приходных и расходных ордеров не существует. Поэтому компания может сама решить, когда печатать журнал.

Если кассовых документов много, удобнее печатать журнал ежемесячно или ежеквартально. А при небольшом количестве ордеров можно распечатать один раз по итогам года. В то же время, если инспекторы придут с кассовой проверкой, журнал потребуется распечатать внепланово для ревизоров. Ведь журнал есть в списке обязательных документов, которые инспектор вправе запросить на проверке.

О хранении

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) В расходном ордере в строке «Приложение» компании пишут, по какой платежной ведомости выданы деньги. Но ведомости хранятся не вместе с расходниками, а подшиты в отдельной папке. Это является нарушением и будет ли за него штраф?

Да, формально это нарушение порядка ведения кассовых операций.

В ордерах надо записать основание для выдачи денег и перечислить прилагаемые документы. В том числе платежные ведомости (п. 2.1 Положения № 373-П). А значит, если этот документ является приложением к ордеру, его надо прошить вместе с кассовыми документами. Тем не менее, если ведомости хранятся отдельно, штрафов не будет. За такой недочет ответственности нет.

О НДФЛ

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) В расчетно-платежной ведомости есть графа «Налог на доходы». Это та сумма, которую надо по итогам выдачи зарплаты перечислить в бюджет?

Нет, это сумма удержанного налога за текущий месяц, а не по конкретной ведомости.

Если все деньги за месяц выданы по одной ведомости, то эту сумму потребуется перечислить в бюджет. Но часто суммы не совпадают. Ведь есть и другие сроки для перечисления налога. Например, с отпускных НДФЛ в бюджет надо перечислить в день их выплаты (письмо ФНС России от 13.06.12 № ЕД-4-3/9698@). Иначе говоря, при выдаче зарплаты после окончания месяца общая сумма налога, перечисленная в бюджет, будет меньше, чем в ведомости. Если перечислить налог в большей сумме, то переплату можно только вернуть. ФНС запрещает ее направлять в счет НДФЛ за последующие периоды.

О кассире

Что, где, когда отражать в новой зарплатной ведомости (ответы на ваши вопросы) Кассир составляет расходный ордер на сумму ведомости и расписывается внизу ордера за получение и в строке «Выдал кассир». При этом строку «Выдать» мы оставляем незаполненной. Так можно делать?

Нет, так поступать рискованно. Строку можно оставить пустой, если в компании один кассир. Он же выдает и отвечает за всю наличку. Даже если строка будет пустая, все равно ясно, что получал деньги этот кассир. Он распишется и поставит расшифровку фамилии с инициалами в других строках.

Но если рядовой кассир получил от старшего деньги по расходнику, в ордере будет подпись только рядового сотрудника без расшифровки. Поэтому в строке «Выдать» надо полностью записать фамилию, имя и отчество кассира, получившего деньги. Иначе будет не ясно, кому из кассиров выданы деньги. И если они потеряются, будет сложно установить, с кого взыскивать ущерб.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль