Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездки

1130

Чего только не случается с сотрудниками в командировках. Но где бы и чем бы они ни закончились, все дороги приведут в бухгалтерию. Истории из жизни коллег подскажут, как избежать ошибок в оформлении служебных поездок и списании расходов в непредвиденных и неоднозначных ситуациях.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 1

Один сотрудник одной компании отправился в долгую служебную поездку. Там на вокзале ему сделали предложение, от которого он не смог отказаться, — купить симку местного оператора с волшебно низкими тарифами. Похвально было стремление сотрудника сэкономить казенные деньги. Пока он не сказал в бухгалтерии, что документов на покупку никаких нет.

Для списания расходов на связь самый важный документ — это детализация звонков. Без нее точно рискованно списывать расходы, даже если работник купил сим-карту для звонков из командировки. Судьи последнее время также придерживаются позиции, что детализация обязательна. Только она подтверждает производственную направленность звонков (постановление Федерального арбитражного суда от 11.07.12 № А55-17726/2011). Конечно, отправлять работника снова в командировку за детализацией не стоит. Можно связаться с местным оператором связи и попросить выслать детализацию по электронной или обычной почте. Такая услуга, которая оплачивается отдельно, стоит около 100 рублей. После того как детализация придет, сотрудник ее приложит к своему авансовому отчету и компания сможет без проблем учесть расходы.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 2

В одной компании решили отправить сотрудника в командировку, а денег на гостиницу не дали, потому что оплатили ее по безналу. Вернулся он в офис без документов. «Где “первичка” из отеля?» — спросили его в бухгалтерии. «Нет налички — нет “первички”», — ответил сотрудник. Перед бухгалтерией встал вопрос, чем подтвердить расходы.

Чтобы списать расходы на отель, надо подтвердить, что работник там действительно жил. Копия платежки об оплате и бронь этого не подтверждают, ведь из них не ясно, была оказана услуга или нет. Как мы выяснили, такая же позиция и у Минфина. Так что надо связаться с отелем и запросить справку о проживании. Если в гостинице отказываются выдавать такой документ, то надо получить из нее выписку из правил представления документов, а также письменный отказ выдать справку.

В этом случае расходы можно будет обосновать косвенными документами. Билеты подтвердят, что работник действительно ездил по заданию компании, платежка подтвердит, что отель оплачен. А письмо докажет, что компания сделала все, чтобы получить документы.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 3

Поехали как-то раз директор с сотрудником вместе в командировку. И приключилось с ними такое, что бухгалтерия до сих пор не может понять, как закрыть все по кассе. У одного работника есть расходы, но нет долга по авансу. У другого есть аванс, а расходов в два раза меньше.

На практике часто бывает, когда деньги под отчет на командировочные расходы выдают только одному сотруднику, а второму нет. Например, для оплаты гостиницы. Если один сотрудник платил в командировке за коллег, проще всего, чтобы он отчитался только за деньги, потраченные на себя. Разницу между авансом и тратами он должен вернуть в кассу. На практике это оформляют только на бумаге. Ведь одновременно второй сотрудник, который не получал аванс, отчитается за свои расходы. И компания из кассы компенсирует ему затраты. Таким образом, никаких хвостов в кассе не останется и все сойдется. С учетом расходов тоже проблем не будет. Это нам подтвердили в Минфине.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 4

Выдалась одному сотруднику командировка на два дня. Но он так хотел домой, что выполнил все задания быстрее обычного. С разрешения директора поменял билет на самолет и уже вечером того же дня наслаждался своим домашним диваном. А бухгалтерия тем временем думала, что делать с суточными. Командировка-то оказалась однодневной.

Если сотрудник вернулся из командировки на день раньше, с него можно взыскать суточные. Но только за один день (абз. 4 ст. 137 ТК РФ). Деньги можно удержать из зарплаты. Это нам подтвердили в Роструде.

Удерживать с работника суточные за первый день командировки (который в итоге оказался единственным) нет оснований. Ведь, согласно распоряжению руководителя, командировка не являлась однодневной. Так что внутренние нормы компании не нарушены.

Перечислять НДФЛ с суточных за однодневную командировку тоже не требуется. Это недавно подтвердил Президиум ВАС РФ (см. «УНП»№ 34, 2012). Риск претензий со стороны налоговиков значительно снизился. Ведь ФНС настаивает, что инспекторы должны руководствоваться в своей работе постановлениями Президиума ВАС РФ.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 5

Подшивала бухгалтерия в папку чеки из гостиницы. Случайно заметила, что в прошлый раз из той же гостиницы сотрудник привозил другие чеки. Позвонила бухгалтерия в гостиницу и вывела сотрудника на чистую воду — не жил он там и «первичка» его липовая. Бывает же такое.

К сожалению, если компания оплатила расходы по поддельным документам, то взыскать деньги с работника не так-то просто. В Роструде считают, что это возможно только через суд. Если у компании есть доказательства обмана, то суд ее поддержит (апелляционное определение Тульского областного суда от 16.08.12 № 33-2239). Причем доказательства должны быть письменными. А значит, надо попросить гостиницу направить письмо в адрес компании о том, что работник у них не жил. Не исключено, что, увидев доказательства своей вины, работник добровольно согласится вернуть деньги, тогда в суд обращаться не понадобится.

Чтобы в будущем избежать неприятностей, в положении о командировках стоит прописать, что сотрудники вправе оплачивать проживание только с банковской карты (зарплатной, корпоративной или даже личной). Тогда работники не смогут принести липовую «первичку», ведь факт оплаты гостиницы зафиксирует банк в своей выписке. В Роструде нам сообщили, что такое условие никак не нарушает прав сотрудников.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 6

Честно работал водитель в компании на полставки. За это доверил ему директор ответственное дело — поехать в командировку за новой машиной. А бухгалтерии наказал суточные выдать водителю тоже по-честному, в половине суммы.

Если в положении о командировках записана конкретная сумма суточных, например 500 рублей, то ее нельзя снижать из-за того, что работник трудится на полставки. Ведь цель суточных — компенсировать расходы работника за то, что он трудится вне места своего жительства (ст. 168 Трудового кодекса). И оклад никак с компенсацией не связан. Поэтому стоит предупредить директора, что за недоплату трудинспекторы вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 тыс. рублей за нарушение прав сотрудника (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Это нам подтвердили и в Роструде.

В то же время есть законный способ снизить суточные некоторым работникам. В положении о командировках надо прописать максимальный и минимальный размеры компенсации. Например, можно установить, что суточные составляют от 250 до 500 рублей. Кому какую сумму назначать, будет решать директор.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 7

Случилась в одном холдинге обычная история. Директор там работал директором в трех компаниях. Собрался он в командировку, чтобы решить вопросы по двум из своих компаний. Задача: директор один, командировочных удостоверений два. Сколько должно быть суточных и как распределять командировочные расходы?

В ситуациях, когда сотрудник едет в командировку от нескольких компаний, средний заработок за сотрудником сохраняется у обоих работодателей. А возмещаемые расходы по командировке (на проезд, проживание и т. д.) работодатели распределяют между собой по соглашению (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Это с точки зрения трудового законодательства. Но Налоговый кодекс не разрешает распределять командировочные, если сотрудника отправили в деловую поездку сразу два работодателя. Как мы выяснили, Минфин тоже против деления командировочных в налоговом учете. Так что лучше использовать другой безопасный вариант. По соглашению сторон расходы учтет только одна компания. Именно в эту организацию директор представит авансовый отчет с подтверждающими документами. У второй компании расходов на командировку не будет. Что касается суточных, то выплачивать их должен только один работодатель. Кто их начислит, можно решить по соглашению сторон. Это подтвердили в Роструде.

Приключения командированных, или Как без ошибок учесть расходы на служебные поездкиИстория № 8

Была у директора жена, и бухгалтерия о ней ни сном ни духом не ведала. Но однажды жена директора стала по приказу его помощником и поехала в командировку. Много времени прошло с тех пор, жена директора уже не раз съездила в другие города и страны за счет корпоративной казны. Но документов и авансовых отчетов от нее бухгалтерия ни разу не получила. Так и висит подотчетный долг многие лета.

Сотруднику нельзя выдать новый аванс, пока он не отчитается за предыдущий (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 73-П). Так что, если директор прикажет выдать своей жене новые подотчетные суммы (на командировку или в других целях), его надо предупредить, что это противозаконно. И ближайшая кассовая проверка будет грозить директору штрафом до 5 тыс. рублей, а компании до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Заодно можно на всякий случай напомнить руководителю, что периодичность проверок кассовой дисциплины ничем не ограничена (см. «УНП» № 35, 2012).

Впрочем, если супруга руководителя все же не отчитается, то через три года ее долг можно списать как безнадежный. Минфин недавно разрешил (письмо от 08.08.12 № 03-03-07/37).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 41.03%
  • Да 30.77%
  • Нет 28.21%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль