Спорные вопросы трудового законодательства

712

Спорные вопросы трудового законодательстваДенис Языков, заместитель начальника отдела по государственному надзору и контролю за соблюдением законодательства о труде Государственной инспекции труда в г. Москве

Личные карточки сотрудников должны храниться 75 лет

— У нас хранятся личные данные сотрудников, уволившихся до 1 июля 2011 года, то есть до вступления в силу закона о защите персональных данных. При поступлении на работу эти сотрудники не давали согласия на обработку сведений о себе. Получить их согласие сейчас уже невозможно. Значит ли это, что мы теперь должны уничтожить эти данные?

— Нет, не значит. Компания уничтожает персональные данные после того, как достигнуты цели их обработки, если в федеральном законе нет иного срока хранения (ч. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ. — Примеч. ред.). Трудовой кодекс требует хранить персональные данные в течение срока, установленного работодателем (ст. 87 ТК РФ. — Примеч. ред.). Например, в Положении о защите персональных данных. Вместе с тем при разработке этого локального акта необходимо ориентироваться на сроки, закрепленные в Перечне типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558. — Примеч. ред.). А согласно этому документу, некоторые документы, содержащие персональные данные уволенных сотрудников, надо хранить значительное время.

— Какие, к примеру, сроки установлены в Перечне?

— Например, личные карточки по форме Т-2 и трудовые договоры с работниками надо хранить 75 лет.

Комментарий «УНП»

При составлении отчетности для инспекции и фондов компании обрабатывают данные сотрудников и сообщают их проверяющим. По общему правилу в этом случае уведомлять Роскомнадзор не надо, поскольку обработка данных происходит в рамках трудовых отношений (п. 1 ч. 2 ст. 22 закона № 152-ФЗ). Если же сотрудники уже уволились, то безопаснее уведомить Роскомнадзор об использовании их данных, в том числе при сдаче отчетности. Ведь бывшие сотрудники уже не состоят в трудовых отношениях с компанией. Значит, есть риск, что при отсутствии уведомлений проверяющие из Роскомнадзора оштрафуют компанию на сумму до 10 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ).

Запись о приеме на работу следует за названием компании

— При приеме сотрудника на работу мы ошиблись в заполнении его трудовой книжки. После записи об увольнении с предыдущего места работы сразу сделали запись о приеме на новую работу, не поставив штампа нашей организации и не написав ее названия от руки. Можно ли сделать эти записи после сведений о приеме?

— Нет, это будет нарушением правил ведения трудовых книжек, и такой недочет необходимо исправить. Перед записью о приеме на работу осталось свободное место, чтобы дописать название вашей компании?

— Нет, свободного места не осталось.

— В таком случае потребуется исправить запись. Для этого надо сначала ее отменить. После последней записи следует поставить очередной порядковый номер, дату внесения записи, а в графу 3 внести фразу о том, что запись под предыдущим номером недействительна. После этого можно вносить правильную запись о приеме на работу. Такой порядок установлен в пункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. — Примеч. ред.).

В трудовой книжке допустима печать отдела кадров

— У одной из сотрудниц в трудовой книжке на первой странице стоит печать «для кадров». Книжку ей оформляли на прежнем месте работы. Исправить ошибку никак нельзя, так как эта компания сейчас уже не существует. Недочет надо исправить?

— Исправлять ничего не требуется. На первой странице, то есть титульном листе трудовой книжки, компания вправе поставить как печать организации, так и печать отдела кадров. Это прямо следует из пункта 2.2 инструкции № 69.

— Но из Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, следует, что записи в книжке надо заверять печатью работодателя.

— Все верно. Однако в данном случае речь идет не о записях на титульном листе книжки, а о записях в разделе, касающемся приемов, переводов и увольнений работника. К примеру, при увольнении сотрудника все записи надо заверять подписью руководителя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью компании и подписью самого работника. Основание — пункт 35 Правил № 225.

Сотрудник вправе подать распечатанное на компьютере заявление

— Заявления на отпуск в нашей компании сотрудники оформляют на компьютере и распечатывают на принтере. После этого ставят на них свои подписи. Это законно или надо, чтобы сотрудники обязательно писали заявления от руки?

— В Трудовом кодексе нет никаких особых требований на этот счет. Так что компания вправе сама решить, как сотрудники будут оформлять заявления на отпуск. Вполне допустимо поручить это службе по работе с персоналом, чтобы сократить число ошибок при заполнении заявлений и сэкономить время на их оформлении. Также можно заранее подготовить шаблоны заявлений, чтобы сотрудники сами вписывали туда только свои имя и должность, даты и ставили подпись.

— А нет ли в таком случае риска, что специалисты трудовой инспекции при проверке посчитают это заявление доказательством принудительного, а не добровольного ухода сотрудника в отпуск?

— Нет, ведь сотрудник сам ставит подпись под заявлением. А если он с чем-то не согласен, то вправе отказаться подписывать документ.

Заявление, приказ и другие кадровые документы для оформления отпуска есть в разделе «Ваш кадровый секретарь» > «Отпуск» > «Сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск».

10 октября состоится «Горячая линия. Москва и Подмосковье» по теме «Налоговые проверки». На связи Михаил Сергеевич Мухин, действительный государственный советник РФ 3-го класса. Вопросы можно задать на www.gazeta-unp.ru, направить по адресу mosgorliniya@gazeta-unp.ru или по факсу 788-53-14 до 10 октября.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 45.71%
  • Да 28.57%
  • Нет 25.71%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль