В Google Docs можно наладить единый учет платежей между городами

667

Бесплатное онлайн-приложение Google Docs позволяет в интернете обрабатывать заявки от отделов, контролировать исполнение договоров, расходы, кассу. Работать в программе одновременно может неограниченное число сотрудников, находящихся где угодно

Работать в Google Docs не сложнее, чем в привычных Word или Excel. Но основное преимущество онлайн-сервиса — можно организовать удаленную совместную работу, например, между подразделениями, находящимися в разных городах. Так в любой момент финансовая служба в реальном времени сможет отследить, что происходит с тем или иным направлением работы. Никаких дополнительных затрат. Доступ чужих пользователей к сохраненным в онлайн-сервисе данным невозможен, за исключением случаев взлома.

Как создать таблицу

Для описания алгоритма создания таблиц и форм в Google Docs воспользуемся упрощенным примером. Если у финансиста нет учетной записи в Google, ее несложно завести на стартовой странице ресурса www.google.com. Далее нужно перейти на страницу «Диск» (drive.google.com) и создать новую таблицу (Создать —>Таблица), ей надо присвоить название, например «Заявки», а затем в меню «Инструменты» выбрать «Создать форму». Кстати, есть возможность сохранять файлы у себя на компьютере через «Файл»>«Загрузить как».

Как работать с формой

Google предлагает описать первый вопрос, назовем его условно «Базовое действие». После этого выбираем тип вопроса. Допустим, автор анкеты желает, чтобы пользователь не мог проигнорировать вопрос и обязательно выбрал один из двух вариантов. Для этого выбираем параметры «Один из списка» и «Сделать вопрос обязательным». В упрощенном примере вариантов ответов будет два: «Расходы» и «Внос аванса». Нажимаем кнопку «Готово».

В левом верхнем углу выбираем «Добавить элемент» —>«Разрыв страницы» и назовем ее «Страница 2». Страница — это то, что пользователь видит у себя на экране, на ней может быть один или несколько вопросов. Нажимаем «Готово». Вопрос 2, который остался на первой странице незаполненным, перетаскиваем на только что созданную страницу. Теперь его нужно отредактировать (значок «карандаш»). Назовем вопрос «Расшифровка расходов». Здесь пользователь, заполняющий анкету, указывает статью расходов в системе. В отличие от первого вопроса не только предоставим ему фиксированные ответы, но и позволим выбрать собственный вариант. Для этого выбираем «Один из списка» и добавляем вариант «Другое» (прочими ответами будут «Аренда», «Канцелярия» и т. д.). Как и в предыдущий раз, внизу ставим галочку «Сделать вопрос обязательным» и нажимаем «Готово».

Аналогично создается новая, уже третья по счету страница, на которой отражаются два вопроса (их можно дублировать с предыдущих страниц значком с изображением двух пересекающихся квадратов). Первый называем «Сумма», тип вопроса — «Текст». В это поле пользователь будет вписывать сумму в рублях. Второй вопрос — «Персона», тип — «Выпадающий список», варианты ответов — фамилии сотрудников.

Теперь создадим нужный автору системы переход от страницы к странице в зависимости от вариантов ответов. Возвращаемся к вопросу «Базовое действие» и редактируем его (значок «карандаш»). Ставим галочку «Перейти на страницу ответа» и для ответа «Расходы» выбираем переход на страницу 2, для ответа «Внос аванса» — на страницу 3 (см. рис. 1), а затем «Готово».

Рис. 1. Как переходить на другую странцу в форме Google

В Google Docs можно наладить  единый учет платежей между городами

С помощью этих дополнительных корректировок пользователь будет отвечать лишь на нужные вопросы анкеты и заполнять поля таблицы, которая послужит основой системы. Далее нажимаем «Сохранить» в правом верхнем углу экрана и закрываем редактирование формы.

Как обеспечить доступ

Для предоставления доступа к файлу другим сотрудникам необходимо нажать в правом верхнем углу кнопку «Предоставить доступ» (см. рис. 2). Затем надо ввести электронную почту сотрудников, которым нужен доступ (им также необходима учетная запись в системе, они ее смогут создать при первом доступе). Им на почту придет письмо со ссылкой на файл. По ней можно будет открыть файл, и он автоматически сохранится в разделе «Диск». Чтобы вносить даные, потребуется выбрать меню «Форма», а затем «Перейти к активной форме». После ответов на все вопросы формы данные автоматически попадут в таблицу.

Рис. 2. Как предоставить доступ к файлу другим сотрудникам

В Google Docs можно наладить  единый учет платежей между городами

 

 

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 41.03%
  • Да 30.77%
  • Нет 28.21%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль