Электронную «первичку» хранят четыре года

616
<О сроке хранения документов>

Первичные, банковские и иные документы, составленные в электронном виде, надо хранить в течение четырех лет. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 30.03.12 № 03-11-11/104 (ответ на частный запрос).

По общему правилу документы, на основании которых компания исчисляла и платила налоги, а также бумаги, подтверждающие доходы и расходы, следует хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отдельно электронные документы в этой статье не упомянуты, но в комментируемом письме Минфин России подтвердил, что для них исключений нет.

Как хранить документы

Никаких специальных правил хранения электронных документов кодекс не предусматривает. Компании могут хранить «первичку» как на компьютере, флешке, диске, так и на бумаге в распечатанном виде с отметкой об электронной подписи (см. врезку). При этом, если бумажная копия сохранится, а электронная нет, это не будет нарушением. То есть оштрафовать компанию за отсутствие именно электронного оригинала налоговики не вправе. Компания в любой момент сможет представить копию по запросу инспекции. Ведь на сегодняшний день запросить документы налоговики могут только на бумажном носителе.

Что касается платежек, отправленных через систему «Клиент-банк», то их многие компании предпочитают хранить именно в распечатанном виде. Из «Клиент-банка» документы можно распечатать, как правило, за год. За предыдущие годы надо запрашивать платежки из архива банка. Это услуга стоит примерно 20 рублей за один бумажный документ. А инспекторы могут потребовать документы за три года. Если объем запрошенных бумаг большой, то компания понесет дополнительные расходы.

Как посчитать срок

Дата получения электронного документа не влияет на период его хранения. Четырехлетний срок надо считать с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался для подтверждения доходов и расходов. Такой позиции придерживаются как в Минфине, так и в ФНС России.

Однако по истечении четырех лет документы все же лучше сразу не утилизировать. Ведь с 30 сентября 2011 года действует приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558, который устанавливает иные сроки хранения для многих документов компании. Так, например, договоры и платежные поручения надо хранить не четыре, а пять лет. И при их досрочной утилизации возможен штраф на директора в размере до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). И хотя на практике такой штраф маловероятен, безопаснее не рисковать.

Как заверить электронную «первичку»

Утвержденного порядка заверения бумажных копий электронной «первички» нет.Но если документы запросила налоговая, то на распечатанном документе надо поставить отметку об электронной подписи (письмо Минфина России от 26.08.11 № 03-03-06/1/521). Проще всего написать так: «Документ подписан ЭЦП. Отпечаток №». Номер отпечатка состоит из нескольких цифр, и его можно посмотреть в своем сертификате электронной подписи.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Сколько суточных вы платите?

  • По лимитам 700 и 2500 рублей 85.19%
  • Выше лимитов 14.81%
  • Сумма зависит от должности 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью!
Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту!

Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт газеты «Учет. Налоги. Право» – это профессиональный ресурс для бухгалтеров.
Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, образцам форм и документов для учета и отчетности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль