Идеальные условия в приказе о подотчете, которые защитят от споров

1457

Новые правила ведения кассовых операций не требуют от компании составлять приказ о расчетах с подотчетными сотрудниками. В то же время есть смысл и в этом году утвердить такой документ, а в нем предусмотреть как минимум пять правил, которые упростят работу. Приводим наиболее оптимальные формулировки приказа.

Основание для выдачи аванса под отчет

Идеальная формулировка: «Кассир выдает работнику деньги под отчет по письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

На проверке это условие в приказе компанию ничем не защищает, ведь оно закреплено непосредственно в новых правилах ведения кассовых операций (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П). Но большинство работников этих правил не читали. Ознакомив их с приказом, работодатель избежит лишних объяснений с сотрудниками.

Состав подотчетных сотрудников

Идеальная формулировка: «Подотчетными лицами признаются все сотрудники, которым кассир выдал деньги под отчет».

В новом приказе не стоит приводить перечень всех сотрудников. Тогда при приеме новых работников или расширении штата не понадобится вносить в документ изменения. Достаточно сказать, что подотчетником становится любой, кому выдан аванс.

Срок, на который может быть выдан аванс

Идеальная формулировка: «Максимальный срок, на который кассир имеет право выдавать деньги работнику под отчет, составляет 45 календарных дней. Конкретный срок в пределах этого периода руководитель утверждает в надписи на заявлении работника».

По новым правилам руководитель вправе ставить на заявлении любой срок выдачи подотчетных. Вместе с тем свои полномочия по подписанию заявлений директор может передать другому работнику, например своему заму. Чтобы регламентировать его действия, в договоре можно предусмотреть максимальный срок, на который зам может разрешить выдать аванс. Это условие также обоснует, почему в заявлениях большой разброс по срокам. Например, один работник получает деньги на два дня, а другой – на полтора месяца. Так как эти периоды входят в общий лимит, вопросы у проверяющих вряд ли возникнут.

Особенности выдачи подотчетных руководителю компании

Идеальная формулировка: «При выдаче подотчетных денежных средств руководителю в заявлении отражаются сумма наличных и срок, на который они выдаются, собственноручную разрешительную надпись на заявлении руководитель не делает».

Оговорка об особенностях заявления руководителя оградит от претензий в том, что в документе нет разрешительной надписи.

Срок утверждения авансового отчета

Идеальная формулировка: «Работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства, или со дня выхода на работу. Бухгалтерия проверяет авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его представления работником. Руководитель утверждает авансовый отчет в течение пяти рабочих дней после его проверки бухгалтерией. Кассир производит расчет с работником по авансовому отчету в течение пяти рабочих дней после его утверждения».

Новое Положение № 373-П требует, чтобы руководитель установил сроки проверки, утверждения авансового отчета, а также расчетов по нему. Ограничений нет – сроки могут быть какими угодно большими. Это защитит компанию на случай, если работник, которому долго не возвращали перерасход, потребует компенсацию за несвоевременный возврат.

Ответственный за исполнение приказа сотрудник

Идеальная формулировка: «Контроль по исполнению положений данного приказа, а также ответственность за ознакомление с приказом работников компании возложить на главного бухгалтера Петрову А.П».

В приказе имеет смысл определить сотрудника, который ознакомит всех сотрудников с порядком выдачи подотчетных, а также проследит, чтобы он исполнялся. Это необязательное условие, но так будет проще контролировать порядок получения авансов сотрудниками.

Идеальные образцы кадровых документов, которые необходимы в каждой компании, есть в разделе «Ваш кадровый секретарь».

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 80%
  • Да 20%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль