Как спланировать управленческие расходы. Проверенный практикой алгоритм действий

828
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Бюджет лучше планировать с нуля, а не опираться на статистику прошлых лет
Отклонения факта от плана не должны превышать 10 процентов

Во многих компаниях планирование административно-управленческих расходов затягивается на месяцы. Но даже за это время не всегда удается разработать достоверный бюджет, поскольку в процессе согласования задействовано большое количество участников, каждый из которых старается утвердить, а иначе говоря, протащить в бюджет дополнительные издержки. Тем не менее есть алгоритм, позволяющий планировать почти достоверные расходы – с отклонениями от факта не более чем на 5–10 процентов. Им поделился Алексей Урусов, финансовый директор NIS a.d. (OAO «Нефтяная индустрия Сербии»).

ШАГ 1
РАЗРАБОТАТЬ ПРИНЦИПЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Первый вопрос, с которым сталкивается любая компания в процессе планирования административно-управленческих расходов, – с какой детализацией их бюджетировать. Для качественного анализа затрат потребуются аналитические срезы по:

  • центрам финансовой ответственности (далее по тексту – ЦФО) исходя из организационной структуры компании;
  • статьям затрат;
  • периодам отнесения затрат (месяц начисления);
  • периодам осуществления выплат (месяц платежа);
  • классификации издержек с точки зрения разделения на операционные расходы и капитализируемые затраты;
  • системности (регулярные или нерегулярные затраты);
  • проектам;
  • версиям бюджета (исходная, подготовленная финансовой службой, одобренная руководством и т. д.).

Такая детализация позволит проанализировать, как и на что подразделения тратят деньги в компании, насколько сократились или возросли отдельные статьи расходов в процессе согласования бюджета, как изменились издержки по сравнению с прошлым годом.

Разделение административно-управленческих расходов на регулярные и нерегулярные поможет расставить приоритеты и пригодится, когда возникнет необходимость срочно сокращать издержки. В отличие от регулярных расходов, для которых можно установить лимиты и сравнить со статистикой прошлых лет, нерегулярные затраты лучше суммировать по всем ЦФО и сгруппировать по проектам, а затем ранжировать по значимости. Чтобы в случае необходимости сокращения управленческих расходов предприятие могло безболезненно отказаться от менее приоритетных проектов и сосредоточить все ресурсы на более важных направлениях.

ШАГ 2
РАСПРЕДЕЛИТЬ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

При распределении ответственности между подразделениями лучше руководствоваться «функциональным подходом», в соответствии с которым каждый ЦФО планирует так называемые централизованные расходы. Например, бюджет заработной платы контролируется департаментом персонала, бюджет офисных расходов – административным департаментом.

Кроме того, каждое подразделение планирует расходы в рамках исполняемых им функций в разрезе статей затрат по конкретным проектам, которыми оно управляет. Если на данном этапе нет информации о том, что это будет за проект или мероприятие, в качестве названия статьи можно указать «Резерв».

При составлении бюджет административно-управленческих расходов лучше планировать с нуля. Фактически это означает, что руководителям подразделений придется доказать обоснованность всех затрат, заложенных ими в бюджет. Использование показателей за прошлый год допустимо лишь для регулярных затрат, по которым можно сравнить нормативы текущего и будущего года.

ШАГ 3
УТВЕРДИТЬ ПРАВИЛА

Обычно все принципы бюджетного управления компании прописываются в бюджетном регламенте. Когда компания активно развивается, а ее организационная структура ежегодно пересматривается, вполне достаточно приказа генерального директора, в котором будут указаны и утверждены:

  • список ЦФО (в том числе исполнителей, отвечающих за подготовку бюджета, а также руководителей ЦФО);
  • сроки планирования (план-график для исполнителя и руководителя ЦФО, бюджетного контролера, финдиректора);
  • методологические принципы бюджетирования административно-управленческих расходов ;
  • форматы представления бюджетов для каждого ЦФО.

Такой приказ с приложениями будет лучше восприниматься сотрудниками, поскольку в нем нет ссылок на другие документы, а сроки бюджетирования адаптированы к конкретному графику событий в текущем году.

ШАГ 4
ДОВЕСТИ ПРАВИЛА ДО ОТВЕТСТВЕННЫХ

Прежде чем приступать к контролю установленных приказом правил, стоит ввести в курс дела всех ответственных исполнителей ЦФО. И эту работу имеет смысл поручить бюджетному контролеру, ведь именно ему предстоит в дальнейшем общаться с центрами финансовой ответственности и анализировать бюджеты.

ШАГ 5
ОБСУДИТЬ ПАРАМЕТРЫ БЮДЖЕТА С РУКОВОДИТЕЛЯМИ

Рассматривая бюджет административно-управленческих расходов подразделения, финансовый директор и руководитель ЦФО должны обсудить в рамках встречи следующие вопросы:

1) что сделать, чтобы регулярные расходы не росли;

2) в чем преимущества (или риски) для компании от каждого из запланированных нерегулярных видов затрат.

Если потом появятся новые проекты, то бюджеты подразделений понадобится обновить.

ШАГ 6
ПРОАНАЛИЗИРОВАТЬ ПОКАЗАТЕЛИ БЮДЖЕТА

На практике ЦФО нередко умышленно завышают собственные расходы, рассматривая бюджетирование как возможность получить дополнительное финансирование. Поэтому сформированный бюджет перед окончательным утверждением следует еще раз оценить по следующим критериям:

  • насколько отличаются фактические и прогнозные статьи расходов за 2011 год и их плановые значения на 2012 год (все в разрезе ЦФО);
  • по каким причинам возникли отклонения;
  • есть ли какие-либо резервы для оптимизации затрат.

Подготовлено в сотрудничестве
с редакцией журнала «Финансовый директор»

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 5.56%
  • Да, но мы все равно отвечаем 44.44%
  • Нет 50%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль