Как выловить в планах подразделений ошибки и приукрашивания

562
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Есть три основных этапа в проверке планов подразделений
Проверять планы проще, если требования к ним регламентированы

Подготовка бюджета компании на будущий год начинается осенью. Кажется, есть много времени, чтобы составить идеальный финансовый план. На практике же в ходе исполнения годового бюджета его перекраивают чуть ли не каждый месяц. Зачастую это происходит из-за нереалистичности заявленных показателей подразделениями или досадных ошибок. Между тем выловить недочеты и приукрашивания бюджета еще на стадии его согласования под силу финансовой службе. Алгоритм универсален для компаний любой сферы деятельности.

Проверить, все ли данные представлены

Практически в каждой компании, где налажено бюджетирование, есть регламентирующие этот процесс внутренние положения. В них прописывают, какие именно плановые данные представляют подразделения компании, чем они их обязаны обосновать и с кем согласовать. С проверки исполнения этих требований и можно начать. А именно убедиться, что бюджетные формы заполнены полностью, в заданной детализации, к статьям расходов и доходов приложены необходимые расшифровки и пояснения. И что план подписан всеми лицами, ответственными за его составление и согласование.

Нередко подразделения забывают включить тот или иной показатель в свой план. Это может быть случайная ошибка из-за невнимательности или же осознанное действие, попытка, например, приукрасить бюджет для руководства. Самый простой способ выявить подобные недочеты – проверить, представлены ли данные точно в таком составе, как того требует регламент бюджетирования. Кстати, сделать это будет проще, если все требования (какая служба какие расходы и доходы планирует) заранее свести в единую таблицу (см. пример). Останется только сверить с ней полученные планы.

Убедиться в соблюдении лимитов и норм

После того как подразделения представили все необходимые данные по каждой статье из своих бюджетов, в том числе дослали недостающие, предстоит проверить, насколько корректно они спланировали нормируемые расходы: учли ли установленные в компании лимиты или нет. В частности, нормы расхода на ГСМ, сотовую связь, спецодежду, канцтовары, суточные и пр. Если несоответствия будут выявлены, надо вернуть планы на доработку или можно самостоятельно пересчитать функциональные бюджеты.

Удостовериться в качестве планирования

Качественная оценка доходов и расходов, запланированных подразделениями, – самая трудоемкая форма контроля. Она подразумевает детализированный разбор каждой бюджетной статьи, проверку всех расчетов и обоснований. Фактически главбух или финансовый директор ставит себя на место главы конкретной службы и планирует его расходы заново, стараясь понять, все ли факторы и условия были учтены. Здесь самое главное – оценить реалистичность и обоснованность затрат.

Реалистичность доходов. Контроль качества планирования доходной части бюджета имеет большое значение, так как на ее основе рассчитывается большая доля плановых расходов подразделений. Если стратегическая цель компании – занять определенную долю на рынке, надежнее убедиться, что прогноз выпуска или реализации продукции ей соответствует. Также необходимо удостовериться, что план производства подготовлен с учетом действующих производственных нормативов, а план продаж – торговых условий, а также имеющейся информации об изменении поставщиками правил поставки в планируемом периоде.

При оценке достоверности планов продаж, сформированных коммерческими подразделениями, проверяют, каким образом учтены:

  • сезонные колебания продаж;
  • эластичность спроса, а другими словами, какова зависимость между ценой и объемом реализации;
  • темпы инфляции (у торговых предприятий, как правило, рост закупочных цен компенсируется повышением цен реализации).

Также надо изучить, насколько качественно обоснован заявленный рост объема реализации, чем это объясняется.

Обоснованность расходов. В каждом случае предстоит разобраться, чем аргументировано изменение той или иной статьи затрат по сравнению с текущим годом, есть ли для этого объективные причины. Например, при контроле достоверности прогноза арендных выплат потребуется убедиться, что в расчетах учтено намерение компании увеличить или сократить арендуемые площади, а также предстоящее изменение арендных ставок. Такая информация должна быть подтверждена документально, например уведомлением арендодателя или новым договором с ним.

Бюджет расходов по зарплате можно проанализировать на соответствие фактическому количеству сотрудников подразделения, действующей системе окладов и мотивации сотрудников, намеченным на планируемый период отпускам и изменениям в организационной структуре. Прогнозируемые затраты на командировки должны соотноситься с объемами, сложившимися в прошедших бюджетных периодах и действующими нормами расходов. А если они изменились, стоит проверить, как это отражено в бюджетах подразделений, сотрудники которых часто бывают в командировках.

Семь правил составления идеального бюджета

1. Никогда не верить честному слову.

2. Автоматизировать и стандартизировать бюджетный процесс по максимуму.

3. Собирать статистику по динамике натуральных показателей, задействованных при планировании.

4. Уделять особое внимание наиболее значимым статьям доходов и расходов.

5. Удостовериться, что при составлении бюджета учтены все необходимые данные от всех подразделений.

6. Разработать подробные инструкции по заполнению бюджетных форм.

7. Договариваться. Утверждение бюджета – это компромисс.

Планирование статей бюджета компании (фрагмент)

Статьи затрат бюджета Подразделение
Служба маркетинга Коммерческая служба Логистика Служба главного инженера
Заработная плата
Сдельная зарплата + + +  
Повременная зарплата + + +  
Оклады сотрудников + + +   +
Аренда
Аренда земли +  
Аренда имущества, помещений + +   +
Маркетинговые расходы
Реклама +  
Промо-акции +  
Бонусы покупателям +  

Подготовлено в сотрудничестве
с редакцией журнала «Финансовый директор»

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Сколько суточных вы платите?

  • По лимитам 700 и 2500 рублей 76.32%
  • Выше лимитов 15.79%
  • Сумма зависит от должности 7.89%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью!
Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту!

Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт газеты «Учет. Налоги. Право» – это профессиональный ресурс для бухгалтеров.
Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, образцам форм и документов для учета и отчетности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль