Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

3667

Учет договоров в компаниях, как правило, построен однотипно: все оригиналы и приложения собирают в одном канцелярском файле, а затем подшивают к другим договорам в папку. В Excel ведется реестр. Но, когда количество договоров заметно растет, Excel становится неудобным. Дмитрий Привалов, начальник финансово-экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь», поделился своим опытом и рассказал, какая программа помогла им наладить в компании идеальный учет договоров. Она довольно гибкая, поэтому ее можно использовать на любом предприятии.

Скачать бесплатную программу для учета договоров, а также подробную инструкцию пользователя.

Недостатки учета договоров в Excel

Когда в компании количество договоров превысило 2000, стало очевидно, что Excel для учета не годится.

Во-первых, он хорош для построения электронных таблиц и вычислений. Но не подходит для ведения громоздких списков. В нем невозможно создать отдельные справочники контрагентов, отделов, сотрудников и пр., необходимые для ведения реестра договоров.

Во-вторых, для поиска сведений по заданным критериям в Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке необходимо применять по 5–6 условий, и на это уходит слишком много времени.

В-третьих, высока вероятность ошибок, допускаемых на этапе ввода данных. По опыту работы видно, что чаще всего ошибаются при вводе наименования компании, с которой заключен договор. А неправильно введенная один раз информация может тиражироваться далее.

Именно эти причины подвигли ООО «Иркутскэнергосвязь» отказаться от учета договоров с использованием Excel и перейти на систему, которая строилась бы на основе базы данных.

Новую базу данных создали на основе MS Access

В качестве будущей платформы для базы данных была выбрана MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. В итоге программа включила в себя самые необходимые функциональные блоки.

«Поиск по базе». Функционал понятен из названия. Поиск можно вести по любому сочетанию реквизитов, даже по фрагменту (см. рис. 1).

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

«Новый договор». С помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных и прикреплять файлы со сканированными копиями договоров (см. рис. 2).

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

«Справочники». Здесь можно вводить новые данные – контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета и редактировать уже существующие.

«Редактор». С его помощью вносят изменения в сведения о договорах, введенных в программу ранее (см. рис. 3). Здесь рекомендуется с особой осторожностью редактировать внутренние номера договоров, так как это может усложнить их дальнейший учет.

Есть бесплатный способ наладить в финансовой службе идеальный учет договоров

«Отчетность». Блок позволяет формировать реестры заключенных контрактов. Предусмотрено два типа отчетов: экспресс-отчет (выводит список договоров за определенный период времени) и конструктор отчетов (формирует список по заданным критериям).

«Настройки». Здесь можно настроить параметры базы данных – название компании, которое отображается в заголовке, а также ключевые поля. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора.

Более подробное описание функций каждого раздела и наглядные примеры приведены в инструкции по пользованию программой.

Рекомендации для применения в работе

Если компания решит внедрить у себя данную программу, то, исходя из своего опыта, Дмитрий Привалов рекомендует придерживаться следующих правил.

1. Поручить внесение данных в программу одному сотруднику и закрепить внутренним распоряжением частоту, с которой будет пополняться база. Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю), либо по количеству накопленных новых договоров (например, каждые десять документов).

2. Сразу определиться с набором возможных статусов договоров. Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются статусы «Действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «Закрытый» (прекратил свое действие), иногда применяется «Разовая сделка».

3. Не смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Удобнее, если у коммерческой службы база будет отдельной.

4. Всегда сканировать договоры. Это сэкономит немало времени, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Отсканированные договоры проще сохранять в PDF-файлах. Это довольно распространенный формат, и если понадобится выслать документ по электронке, то адресат наверняка сможет просмотреть этот документ. Называть файлы с отсканированными договорами лучше по шаблону. Например, «Номер внутренний _ Наименование контрагента _ Номер внешний.pdf». Это упростит поиск файлов.

5. Не заводить в базу отдельные записи на допсоглашения. Достаточно примечания в файле, что у договора есть приложения. Дополнительное соглашение надо добавить в конец уже существующего pdf-файла.

6. Ставить штамп с внутренним номером договора и датой его регистрации.

Преимущества программы

1. Понятный интерфейс позволяет каждому пользоваться программой независимо от уровня компьютерной грамотности.

2. Сквозное индексирование всех договоров. Документ попадает в систему в режиме реального времени, его можно сразу найти без дополнительного обновления базы.

3. Удобный настраиваемый поиск нужной информации.

4. Формирование реестров договоров.

5. Привязка к сканированной копии договора.

 

 

Подготовлено в сотрудничестве с редакцией журнала  «Финансовый директор»

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 39.02%
  • Да 29.27%
  • Нет 31.71%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль