Как превратить письмо по электронке в настоящий документ

645
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Самый простой способ – написать в договоре электронные ящики
Для переписки с контрагентом можно использовать налоговую ЭЦП

Многие компании ведут и хранят переписку с контрагентами по электронке, считая, что в случае спора она подтвердит обязательства, согласованные по виртуальной почте. Это не совсем верно – чтобы такие письма можно было использовать в качестве доказательства, необходимо придать им юридическую силу. Есть четыре способа.

Прописать в договоре e-mail

Из всех четырех способов этот самый дешевый. Правда, на практике компании считают достаточным определить в тексте договора, с каких адресов будут высылать сообщения. На самом деле такое условие надо максимально конкретизировать: прописать перечень документов, которыми контрагенты будут обмениваться по электронке (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.01.09 № КГ-А40/12090-08), желательно предусмотреть данные сотрудников, которые имеют право пользоваться виртуальными почтовыми ящиками (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 28.06.10 № Ф09-4726/10-С3).

Использовать электронно-цифровую подпись

Переписку можно заверять ЭЦП директора или другого уполномоченного лица, это поможет достоверно установить, от кого исходит то или иное сообщение. Ведь по закону ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ).

На такой способ надо будет потратиться, но он позволит компании обмениваться документами не только с контрагентами, но и, например, передавать электронные бумаги внутри самой компании и между ее подразделениями. Для этого необходимо установить специальную программу для документооборота, она должна быть и у отправителя, и у адресата. ЭЦП можно использовать «налоговую».

Еще одна тонкость – возможность применения цифровой подписи надо закрепить в письменном договоре (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.03.09 № Ф-04-1207/2009(1502-А46-11)).

Нотариальный протокол

Придать электронной переписке силу документа можно, составив нотариальный протокол (ст. 102, 103 Основ законодательства о нотариате от 11.02.93 № 4462-1). Для этого компания предоставляет нотариусу доступ к компьютеру, с которого отправляла и получала сообщения, а нотариус составляет протокол их осмотра. К нему подшивают распечатки электронных сообщений. Составить такой протокол можно, только если спор еще не дошел до суда.

Судебная экспертиза

Если дело все же дошло до суда, то придать электронной переписке доказательственную силу можно с помощью проведения технико-компьютерной экспертизы. Она подтвердит дату, адресат и источник отправления сообщений, а также их содержание (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.01.10 № КГ-А40/14271-09). Правда, этот способ может быть слишком затратным для компании. В среднем цена экспертизы – 20 тыс. рублей.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 48.15%
  • Да 25.93%
  • Нет 25.93%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль