Как финансовой службе оценить работу отдела закупок

640
Главное в статье
Быстро оценить ситуацию с запасами на складах можно с помощью графиков
Бессистемность в закупках опаснее для компании, чем неликвидные остатки

Избыточные запасы на складах сулят компании нехватку оборотного капитала и как следствие необходимость привлекать дорогостоящие кредиты. А дефицит товаров – это недополученная прибыль. Оптимизировать уровень складских запасов можно с помощью простого инструмента. Для начала надо взять дневные остатки в штуках по интересующей товарной позиции, например, за месяц и построить график. Остатки умеет выдавать любая учетная система, а графики отлично рисует Excel. Чтобы не заниматься лишней работой, имеет смысл строить графики только для запасов из группы А, выявленной с помощью АВС-анализа* по одному из критериев: суммарная стоимость приобретенных товаров за год, средний запас или сумма затрат на поставку за год.

Скорее всего ваши графики будут выглядеть примерно так, как это показано на рисунках. График 1 иллюстрирует ситуацию сверхзапаса (избыточных запасов) – товар со склада расходуется слишком медленно, а его остатки велики. Если тенденция к снижению и вовсе непостоянна, то мы имеем дело с неликвидом. От таких товаров нужно избавляться, если компания не хочет нести груз лишних издержек.

График 1. Сверхзапас товара, шт.

Как финансовой службе оценить работу отдела закупок

Но неликвиды не самое страшное. Они в том или ином объеме есть практически на любом предприятии. Если их нет, то обычно это обусловлено маленьким сроком годности продукции, которую просто списывают.

Хуже, если построенный вами график будет похож на график 2. Он показывает полную бессистемность закупок – такая ситуация до добра не доведет.

График 2. Неоправданное увеличение излишних запасов товара, шт.

Как финансовой службе оценить работу отдела закупок

В одной из компаний, где встретился такой график, выяснилось, что треть всех запасов – это неликвиды, а еще треть – сверхзапасы. В итоге предприятию постоянно не хватало денег на пополнение остатков по самым ходовым позициям и клиенты регулярно сталкивались с отсутствием нужных товаров. В то же время значительная часть оборотных средств была заморожена в неликвидах.

К слову о дефиците, он хорошо виден на графике 3. Зоны, где линия запасов на нуле, – периоды отсутствия товара на складе. Подобная ситуация плоха кроме недополученной прибыли еще и тем, что снижается лояльность клиентов, компания рискует растерять своих основных покупателей.

График 3. Дефицит по товарной позиции, шт.

Как финансовой службе оценить работу отдела закупок

Предупредить такие ситуации позволяет, в частности, точный расчет точки заказа товарной позиции и контроль поставки на всех этапах. А еще создание базы поставщиков для перехвата, чтобы у компании была возможность докупить, пусть и дороже, но быстро. В таком случае надо рассматривать возможность докупки дефицитного товара, в том числе и у конкурентов, даже если такая сделка не принесет в итоге прибыли.

Когда же с управлением запасами все хорошо, можно увидеть нечто подобное графику 4.

График 4. Нормальная динамика запаса, шт.

Как финансовой службе оценить работу отдела закупок

Правда, даже здесь есть возможность для оптимизации. Если посмотреть на динамику остатков внимательно, то становится видно, что пять единиц товаров ни разу не использовались за весь период наблюдения. А значит, вероятность того, что они действительно могут понадобиться, крайне низка, и можно высвободить этот запас, снизив его на те самые пять единиц.

Подробнее о таком анализе см. статью «Русско-финансовый разговорник. Внутренняя норма рентабельности и АВС-анализ».

Скачать таблицу Excel для автоматического расчет графиков конкретно по данным вашей компании.

 

Подготовлено в сотрудничестве с журналом «Финансовый директор»

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 46.67%
  • Да 26.67%
  • Нет 26.67%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль