Семь способов получить от контрагента «первичку» без ошибок и в срок

888

1Обмениваться электронными документами

Электронную цифровую подпись в электронном документе считают равнозначной собственноручной подписи в документе на бумаге. С тем фактом, что подтвердить расходы можно оформленными в электронном виде и подписанными ЭЦП документами, например накладными, согласны и в Минфине России (письмо от 28.07.10 № 03-03-06/1/491). А со 2 сентября, когда вступит в силу Федеральный закон от 27.07.10 № 229-ФЗ, компании получат право обмениваться и электронными счетами-фактурами. Однако надо дождаться официального порядка.

2Включить в договор штрафы за нарушение сроков

В договоре можно прописать сроки и порядок обмена первичными документами и счетами-фактурами, а также внесения в них исправлений. А заодно предусмотреть штрафы за их нарушение. Бывает, что в договоре также прописывают условие о возмещении продавцом убытков на случай, если при проверке в выставленных контрагентом документах будут обнаружены недочеты, препятствующие признанию расходов или вычетов по НДС. Но возместить такие убытки реально, только если будет доказано, что они вызваны тем, что продавец нарушил закон.

3Назначить ответственных за приход «первички»

Повысить качество входящих первичных документов и ускорить их получение можно, если назначить сотрудников, ответственных за их получение и передачу в бухгалтерию. Например, менеджеров, отвечающих за исполнение договора. Имея личные контакты с поставщиками, такому специалисту проще контролировать и вести переговоры об ускорении получения документов. А чтобы они не задерживались и сдавались без недочетов уже сотрудниками компании, выполнение этого условия можно сделать одним из критериев при назначении премии.

4Обмениваться факсимильными или электронными копиями

Можно договориться с контрагентом, что до получения от него оригиналов первичных документов и счетов-фактур компании будут присылать их электронные или факсимильные копии. Этого достаточно, чтобы сделать в учете нужные проводки и записи. Главное – обеспечить контроль поступления оригиналов. Для этого некоторые компании ведут журнал учета неполученных оригиналов документов. В исключительных случаях, когда оригиналы нужны срочно, их может лично забрать представитель покупателя (менеджер, бухгалтер, а иногда и директор).

5Сразу заменять документы с ошибками

Когда в счете-фактуре обнаружены ошибки, его проще заменить, чем исправить. Чиновники ведь настаивают на том, что вычет не положен до тех пор, пока не будет правильно оформленного счета-фактуры. Продавец может исправить ошибки путем выписки правильно оформленных счетов-фактур взамен ранее выставленных (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.03.10 № КА-А41/1647-10). Но налоговиков сей способ не устраивает, поэтому его лучше не афишировать и счета-фактуры с ошибками не хранить.

6По возможности заключать сделки напрямую

Как вариант можно отказаться от различного рода посреднических сделок. Наличие посредников иногда значительно увеличивает маршрут и время движения документов от фактического продавца к покупателю. Кстати, отказавшись от посредников, тем самым можно еще и снизить налоговые риски, ведь инспекторы всегда подозревают схемы в таких сделках. С другой стороны, способ приемлем, когда удобно заключать договор напрямую с поставщиком. Если нет, то в договорах с посредниками можно прописать сроки обмена документами и штрафы за нарушение.

7Самостоятельно внести сведения в документы

Когда сделка носит разовый характер, контрагент находится в другом регионе или убежден в правильности оформления документов, добиться, чтобы он внес в них дополнения, выходит не всегда. Самим править их опасно, исправления вносят по согласованию с участниками сделки. Но если в документ сами внесли недостающие реквизиты и их достоверность подтверждена договором и другими первичными документами, судьи расходы принимают (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29.08.08 № А13-11658/2006).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль