Алгоритм, который поможет создать управленческий учет с нуля

10056
Построить управленческий учет в компании можно, применяя разные подходы. Но на практике, чаще всего, управленческую отчетность готовят на основе бухгалтерских данных и информации из оперативных отчетов подразделений. С помощью простого алгоритма покажем, как можно выстроить такую систему в вашей компании.

Важно последовательно выполнять четыре важных шага. Тогда получится в кратчайшие сроки внедрить управленческую отчетность или усовершенствовать существующую, не тратясь на дорогостоящую информационную систему.

ШАГ 1. Составить три главных отчета

Создавать систему управленческого учета надо с разработки форм отчетности, содержащей необходимые показатели о состоянии компании. В первую очередь это:

  • управленческий баланс
  • отчет о доходах и расходах
  • отчет о движении денежных средств.

Управленческий баланс. За основу управленческого баланса оправданно взять структуру классического бухгалтерского баланса. В чем будет принципиальное отличие? В том, что статьи в управленческом балансе должны иметь большую детализацию и подробные расшифровки. Например, к укрупненной статье «Денежные средства» можно ввести дополнительные подстатьи для отражения остатков средств в разрезе расчетных счетов компании и касс.

Отчет о доходах и расходах. По аналогии с балансом, составляя отчет о доходах и расходах, придется выстроить каркас, определить перечень укрупненных статей. Их структура может повторять отчет о прибылях и убытках. Работая над созданием структуры отчета, особенно в части расходных статей, стоит сразу заложить их классификацию. Другими словами, разбить все статьи на переменные и постоянные. Или же поделить их на прямые и косвенные.

Также, если компания представлена несколькими юридическими лицами (филиалами), имеет смысл разделить все доходы и издержки по бизнес-единицам. При необходимости может быть добавлена аналитика по продуктам, по регионам, по объемам продаж (оптовые продажи и розничные) и прочее.

Отчет о движении денежных средств. Для целей управленческого учета этот отчет, как правило, составляется прямым методом. Все статьи также делятся на основную, финансовую и инвестиционную деятельность. Что касается самого перечня статей выплат и поступлений, его можно сформировать на основе составленного отчета о доходах и расходах, но с большей детализацией. И, разумеется, в отчет о движении денежных средств не попадут амортизация, курсовые и суммовые разницы, переоценка товарно-материальных ценностей, брак и потери в производстве. Вместе с тем будет важно не забыть добавить такие статьи: полученные (выданные) кредиты, авансы, приобретение основных средств и НМА, выплаты по капитальным ремонтам и т. д. В результате должен получиться подробный список статей всех возможных выплат и поступлений. 

ШАГ 2. Определиться с отчетными формами подразделений

Все оперативные отчеты подразделений можно условно разделить на две большие группы. Первая - натурально-стоимостные отчеты. Ярким примером может служить отчет о продажах, включающий развернутые данные о реализации по наименованиям продукции в разбивке по регионам, сбытовым подразделениям и т. д., с отражением количества реализованной продукции, ее стоимости и итогового показателя по выручке. Самый простой способ разработать исчерпывающий перечень натурально-стоимостных отчетов – «идти» по статьям управленческого баланса и отчета о доходах и расходах.

Вторая группа - нефинансовые отчеты. В них объединяют 10-15 нефинансовых данных, важных для менеджмента. Например, процент отгруженного брака в партии, количество клиентов, обратившихся после рекламной акции, количество клиентов за день и др.

ШАГ 3. Решить, откуда брать данные для управленческого учета

Начать надо с переработки плана счетов – сопоставить данные управленческих отчетов со счетами бухучета. За каждый конкретный отчет отвечает отдельное подразделение, значит, к каждому счету надо открыть аналитику в разрезе центров финансовой ответственности. А также аналитику, соответствующую структуре статей оперативного отчета.

Чтобы получить необходимые данные из бухгалтерского учета, так или иначе придется корректировать существующий план счетов. А начать – с сопоставления управленческих отчетов и статей в них со счетами бухгалтерского учета. Например, данные отчета о продажах – счет 90 «Продажи», отчета о производстве – счет 20 «Основное производство», счет 40 «Выпуск готовой продукции», счет 43 «Готовая продукция», отчета об инвестиционной деятельности – счет 07 «Оборудование к установке», счет 08 «Незавершенное производство» и т. д.

Дальше предстоит определиться с тем, как будут структурироваться данные в разрезе центров финансовой ответственности. За каждый конкретный отчет отвечает отдельное подразделение, а значит, сведения в бухгалтерском учете предстоит структурировать по подразделениям. То есть практически к каждому счету открывать аналитику в разрезе центров финансовой ответственности.

И наконец, для каждого счета в бухгалтерском плане счетов предусмотреть аналитику, соответствующую структуре статей оперативного отчета. Например, затраты собственного автопарка компании учитываются на счете 23 «Вспомогательное производство». В отчете по автопарку выделены следующие статьи расходов: ГСМ, материалы, заработная плата, налоги, прочие расходы. Эту аналитику и нужно предусмотреть на счете.

Как структурировать информацию на счетах

Можно выстроить структуру данных за счет открытия субсчетов. Но работать с таким планом счетов не слишком удобно, да и получить сведения в необходимом аналитическом разрезе может быть проблематично.

Использование аналитических признаков, пожалуй, самое оптимальное решение. Количество аналитических признаков (субконто), открываемых к счету, зависит только от возможностей информационной системы. При этом они позволяют делать практически любые выборки данных.

Чтобы избежать запаздывания данных при ведении управленческого учета, надо жестко определить, какая конкретно информация и на основании каких документов будет собираться.

ШАГ 4. Формализовать правила ведения учета

Чтобы система работала, надо также:

  • разработать учетную политику для целей управленческого учета
  • назначить ответственных за подготовку тех или иных отчетов
  • определить сроки подготовки отчетов, а также маршруты и способы их движения (по «электронке», сохраняя на сервере компании и т. п.).
     

 

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 42.11%
  • Да 31.58%
  • Нет 26.32%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль