Есть три причины выдать сотруднику новую трудовую книжку

615
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Необходимо оформить дубликат трудовой, если записи в ней выцвели
Книжку переоформляют, если ее бланк не соответствует официальному

Читательница поделилась историей. В компанию пришел новый сотрудник и принес трудовую книжку, которая оказалась чуть больше, чем остальные, да еще и без водяных знаков. Можно ли в такую книжку делать запись? Чиновники Роструда уверены, что нет, – сотруднику необходимо оформить дубликат. Как мы выяснили, есть еще два случая, когда потребуется завести новую книжку, хотя в законе они четко не оговорены.

КСТАТИ. Оформить новую книжку следует, если старая утеряна или пришла в негодность (п. 33, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Если пренебречь такой обязанностью, не исключен штраф на компанию за нарушение законодательства о труде в сумме до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

ОСНОВАНИЕ № 1
ТРУДОВАЯ КНИЖКА НА СТРАННОМ БЛАНКЕ

Новые сотрудники, как правило, сами приносят трудовые книжки. Проверять, настоящая она или поддельная, компания не обязана. Но если бланк не соответствует официальному, то никакие записи в книжку лучше не вносить. Иначе возможен штраф по статье 5.27 КоАП РФ (определение Верховного суда от 06.09.07 № КАС07-416).

О таком несоответствии могут свидетельствовать цвет, форма, размер книжки, которые отличаются от других бланков, имеющихся в компании. В любом случае при сомнениях лучше оформить дубликат.

При оформлении дубликата все записи из прежней трудовой книжки переносят в новую, заверяя печатью компании и подписью лица, ответственного за ведение кадровых документов. Каких-либо документов, подтверждающих прежнюю работу сотрудника, запрашивать не потребуется, даже если бланк книжки неофициальный. А вот если в записях нашлись противоречия, скажем сотрудник в двух компаниях числился по основной работе, то необходимо запросить документы от прежних работодателей.

Новые сотрудники, которые раньше нигде не работали, часто приносят свои чистые бланки книжек, купленные в магазине канцтоваров. Но и в эти бланки компания не может вносить сведения, даже если с виду с книжкой все в порядке. Ведь работодатель вправе закупать бланки только у официальных распространителей (п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н). Например, это ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

ОСНОВАНИЕ № 2
ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПОТЕРЯЛАСЬ

Если трудовая книжка потерялась или, к примеру, сгорела, то есть прямая норма, обязывающая оформить дубликат (п. 33 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Для этого потребуется попросить у сотрудника все документы, которые могут подтвердить периоды работы и занимаемые должности. Если у сотрудника таких документов нет, компания может сама отправить запросы прежним работодателям. Ведь закон обязывает оказать содействие в восстановлении сведений о работе (абз. 7 п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69).

Какими именно документами надо подтверждать периоды, когда сотрудник трудился у прежних работодателей, нигде не сказано. В Роструде считают, что можно использовать любые документы, содержащие необходимую информацию. Например, копии трудовых договоров, различные справки, в том числе из внебюджетных фондов об уплаченных страховых взносах, ведомости о начислении зарплаты, выписки из приказов, личных дел. Главное, чтобы из этих документов можно было установить точную дату приема на работу, увольнения и должность.

ОСНОВАНИЕ № 3
ТРУДОВАЯ КНИЖКА СТАЛА НЕЧИТАЕМОЙ

Дубликат трудовой книжки лучше сделать, если из-за времени записи в ней выцвели, растеклись чернила, которыми их выполнили, или вовсе размокли листы и записи стали нечитаемыми. В принципе четкие критерии негодности книжки нигде не прописаны, но лучше перестраховаться и сделать новый документ.

В новый бланк переносят все записи, которые можно прочитать без затруднений. Их, так же как в первом случае, заверяют своей подписью и печатью компании. Что касается плохо видимых, то их необходимо подтверждать документально, как и при утере трудовой книжки.

Как быть с ошибкой на титульном листе

Правил для корректировки данных на титульном листе трудовой книжки (за исключением Ф. И.О. работника при их изменении) в законе нет. На практике работодатели поступают следующим образом. Если неточность допущена при первичном заполнении книжки, то испорченный бланк списывают и заполняют новый (п. 42 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). А если позже, то неверные сведения зачеркивают и сверху пишут правильные.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 5.56%
  • Да, но мы все равно отвечаем 44.44%
  • Нет 50%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль