Надежнее сдать документы в архив, чем хранить в офисе

1101
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Хранение документов вне офиса сэкономит арендную плату
Частные архивы гарантируют сохранность и конфиденциальность

Вовсе не обязательно хранить старые документы в офисе или арендовать для этого помещения. В Питере и области работают специальные компании, которые предоставляют услуги по хранению и архивации документов. У таких услуг есть несколько неоспоримых преимуществ.

Хранение в частном архиве дешевле

Сдав документы в частный архив, компании могут значительно сэкономить на аренде помещений и офисной мебели под архив. Ведь, как правило, специализированные компании берут плату только за площадь хранилища, занятую коробами с бумагами. А это значительно дешевле. Кроме того, не придется нанимать сотрудника, который будет отвечать за архивацию и сохранность всех бумаг.

Документы хранятся в специальных условиях

Заключая договор с коммерческим архивохранилищем, компания избавляет себя от проблем, связанных с соблюдением определенного микроклимата, ведь для длительного хранения бумаг необходимо обеспечить надлежащие условия, иначе они очень быстро придут в негодность.

Еще одна важная деталь – около 20 процентов документов в компаниях теряются, бывает, что их не могут найти годами. А архивы обычно используют электронную систему учета документов. Это позволяет найти любую бумагу в течение нескольких минут.

Архив обеспечивает конфиденциальность

В частных архивах короба с документами обозначены только номерами либо штрихкодами, поэтому сотрудники специализированной компании не знают, какого рода бумаги в них находятся и кому они принадлежат. Кроме того, если архив снабжен системой автоматического учета и контроля, то при изъятии короба из архива его никогда не возвращают на то же место. Это полностью исключает несанкционированный доступ к информации.

В крупных архивах есть система разграниченного доступа к бумагам: работники склада не владеют информацией о клиенте, а сотрудники операционного отдела, знакомые с клиентами, не могут пройти в архив. Ограничить доступ к документам, если хранить их непосредственно в своем офисе, гораздо сложнее.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль