Платежный календарь поможет вовремя рассчитываться с контрагентами и бюджетом

932
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Календарь лучше составлять исходя из поступлений за день
Корректность календаря во многом зависит от регламента платежей

Компания может легко избежать текущих проблем с деньгами, если финансовая служба составит платежный календарь. То есть расписание выплат и поступлений денежных средств по дням. Так удастся избавиться от ситуации, когда в целом по месяцу у компании с деньгами все в порядке, но в конкретный день нет нужной суммы для оплаты контрагенту или перечисления налогов. Составляют такой календарь, как правило, в пять шагов.

ШАГ № 1
РАЗРАБОТАТЬ РЕЕСТР ПЛАТЕЖЕЙ

Самая важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Причем в идеале в реестр включают не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номер счета и договора, наименование контрагента и сумму к оплате, но и ряд дополнительных полей. А именно:

– наименование статьи бюджета(например, зарплата, налоги, закупка товаров и т. д.);

– источник оплаты, то есть с какого расчетного счета (из какой кассы) будет сделан платеж по заявке;

– согласование, то есть дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или нет;

– факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа.

Все эти данные в совокупности помогут финансовой службе сформировать платежный календарь в зависимости от потребностей компании и контролировать каждую операцию.

ШАГ № 2
СПЛАНИРОВАТЬ СУММУ ПОСТУПЛЕНИЙ ЗА ДЕНЬ

Чтобы спланировать приход денег за день, необходимо все поступления, предусмотренные в бюджете движения средств, разделить на количество рабочих дней в месяце. Полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. При этом лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это можно определить опытным путем исходя из операций компании или же на основании анализа движения средств по счетам. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер остатка средств на счетах, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему в платежный календарь стоит включить данные о кредитах и займах. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно.

ШАГ № 3
УТВЕРДИТЬ РЕГЛАМЕНТ ПЛАТЕЖЕЙ

Составить платежный календарь на ближайшую неделю не получится, если в компании не утвержден регламент платежей. В нем определяют правила заполнения заявок на платеж от конкретных подразделений организации, порядок согласования заявки с руководством, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. С таким регламентом необходимо ознакомить начальников всех отделов. Иначе всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет.

Самое главное в регламенте определить, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее представления, не превышен ли лимит по бюджетной статье и т. д. (подробнее о контроле за бюджетом по каждой статье в Excel читайте материал на стр. 15). Это будет мотивировать сотрудников жестче следовать документу.

ШАГ № 4
ОПРЕДЕЛИТЬ ПРИОРИТЕТЫ ПЛАТЕЖЕЙ

Более оперативно управлять платежами можно, если в каждой заявке соответственно в реестре платежей будет предусмотрен его приоритет и срок оплаты по договору. В ситуации, когда средств компании не хватает для оплаты всех акцептованных заявок, располагая этими данными, руководитель финансовой службы сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки.

Как правило, в начале погашают долги по зарплате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты. Третья очередь – все остальные платежи.

ШАГ № 5
ВНЕСТИ В ПЛАН ФАКТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать, то есть сверить план с фактическим приходом и расходом. Это делают в конце дня на основании выписки из системы «Банк-клиент» и данных по кассе. Вместо плановых данных в календарь вносят сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических.

Есть еще один нюанс, который стоить предусмотреть в вашем платежном календаре. Можно сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям, а не по дням, на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то выплаты пришлось перенести из-за нехватки средств.

Подготовлено в сотрудничестве с редакцией
журнала
«Финансовый директор»

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль