Как составить письмо, чтобы инспектор принял его без вопросов и с первого раза

543
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Самые важные реквизиты письма: данные о компании, подписи, печать
Писать Ф. И. О. руководителя инспекции желательно, но не обязательно

Значительная часть запросов, уведомлений, заявлений, справок, которые представляются в налоговую инспекцию, составляется в произвольной форме. Компания вправе по собственному усмотрению сформулировать текст обращения, а чиновники обязаны принять и рассмотреть запрос налогоплательщика.

1Есть реквизиты, без которых письмо не примут точно

Сами чиновники назвали закрытый перечень оснований для отказа рассматривать обращение компании, которые связаны с «погрешностями» в представленном документе (подп. 3 п. 12 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 18.01.08 № 9н). Вот этот перечень:

– нет полного наименования организации, ИНН и ее почтового адреса;

– отсутствуют подписи, а также фамилия, имя и отчество лица, подписавшего обращение;

– нет печати организации, но только если письмо представлено не на бланке компании.

Кроме того, если письмо в инспекцию представил не руководитель компании, а другой сотрудник, то у него должна быть доверенность. При ее отсутствии налоговики вправе не принять письмо.

2Шапка документа должна быть подробной

Запрос, письмо, уведомление и т. д. лучше всего адресовать руководителю налоговой инспекции. Но если неизвестны его фамилия, имя и отчество (или нет уверенности в их правильности), то можно использовать нейтральную формулировку – «В инспекцию…». Упоминать отдел не стоит: вдруг он этим вопросом уже не занимается, тогда письмо компании может остаться без рассмотрения.

В шапке документа, адресованного в инспекцию, надо назвать полное (а не сокращенное) наименование компании. По крайней мере именно так рекомендуют сами чиновники. Организационно-правовую форму также лучше написать развернуто. Обязательным реквизитом является ИНН компании, ведь именно по этому реквизиту инспекторы идентифицируют организацию. Дополнительно рекомендуем указать КПП, ОГРН, хотя это и не обязательные реквизиты.

Затем называют адрес компании. Если юридический и фактический адреса не совпадают, то можно написать только фактический адрес (назвав его почтовым) либо сообщить оба адреса.

Такие реквизиты, как исходящий номер и дата письма налоговикам, вообще-то не нужны – их ставят скорее для упорядочения собственного документооборота. А вот реквизиты того документа, на который компания отвечает (например, номер и дата требования о представлении документов), лучше написать. Обычно это делают рядом с исходящими номером и датой либо уже в самом тексте письма.

3Подписи генерального директора недостаточно

Подписать запрос либо иное обращение может руководитель компании. Если подписывает кто-то другой, то надо приложить копию соответствующей доверенности и в самом документе отметить, что доверенность с таким-то номером от такой-то даты приложена. Обязательно назвать фамилию, имя и отчество того, кто подписал обращение в инспекцию.

Подпись главного бухгалтера в бланк можно не вводить, но главбуха можно упомянуть в качестве исполнителя запроса. Исполнителем может быть и другой сотрудник бухгалтерии. Главное, чтобы это был человек, компетентный и уполномоченный пояснять налоговому инспектору вопросы, возникшие по содержанию письма.

Помимо фамилии, имени и отчества советуем сообщить в письме контактный телефон такого сотрудника. Подпись лица, подписавшего документ, безопаснее скрепить печатью компании – даже если документ составлен на фирменном бланке компании.

4Еще несколько специальных оговорок

Если письмо написано с целью получить из инспекции ответ или какой-либо документ, то в запросе стоит специально оговорить, чтобы запрашиваемый документ выдали лично представителю компании. Если этого не сделать, то налоговики скорее всего отправят бумаги по почте.

Отдельно стоит перечислить в письме те документы, которые передаются в инспекцию вместе с ним. Наконец, любое обращение в инспекцию, которое передается через канцелярию, стоит оформлять в двух экземплярах. Первый остается в инспекции, второй с отметкой налоговой (датой и входящим номером) вернут компании. Впоследствии по этой дате и номеру можно будет уточнить судьбу своего письма. А также доказать, если потребуется, что компания действительно представила тот или иной документ.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 48.28%
  • Да 27.59%
  • Нет 24.14%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль