Как упростить и сделать наглядным управленческий учет «дебиторки»

655
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Оптимизировать учет «дебиторки» помогает Excel
В отчете стоит по дням разбить оплату в рамках каждой поставки

Как правило, в бухгалтерской учетной системе есть информация о дебиторской задолженности покупателя на начало и конец периода, а также суммы отгрузок и поступивших от него средств. Но нет главного – информации о сроках просрочки и ожидаемых датах поступления денег от дебиторов. Поэтому имеет смысл создать управленческий отчет о состоянии «дебиторки», например в Excel. И хотя его придется заполнять вручную, зато у генерального и коммерческого директоров будет нужная им информация в наглядном виде. Более того, данные такого отчета можно использовать и в целях налогового учета расходов на формирование резервов по сомнительным долгам и признание долгов безнадежными. Но тогда в таблице сроки оплаты стоит подогнать под сроки, предусмотренные в пункте 4 статьи 266 НК РФ.

Какие показатели «забить» в отчет

Чтобы контролировать сроки оплаты и просроченную «дебиторку», потребуется учитывать:

– ожидаемый срок поступления денег по поставке;

– срок просрочки платежа;

– размер просроченной задолженности.

Рассмотрим на примере конкретной компании. Допустим, в ООО «Торговля» для контроля поступления платежей и просрочки по каждому дебитору формируется отчет о состоянии дебиторской задолженности в разрезе контрагентов. Новому покупателю (ООО «Альфа») 5 октября была отгружена продукция на сумму 100 тыс. рублей.

По договору, заключенному между ООО «Торговля» и ООО «Альфа», срок платежа наступает через 7 календарных дней с момента отпуска товаров со склада. Соответственно ожидаемая дата платежа – 12 октября. Но первый платеж на сумму 40 тыс. рублей поступил лишь 14 октября (с просрочкой на 2 дня), второй тоже на 40 тыс. рублей – 15 октября (просрочка 3 дня).

Руководство «Альфы» обратилось с просьбой осуществить еще одну поставку на 250 тыс. рублей, обязавшись в ближайшее время погасить существующую просроченную дебиторскую задолженность и начать выплаты в счет новой поставки. В итоге 16 октября товары были отпущены со склада, условия оплаты остались неизменными. Оплата от «Альфы» поступила 25 октября на сумму 200 тыс. рублей и 1 ноября – 70 тыс. рублей.

В отчете о состоянии дебиторской задолженности ООО «Торговля», составленном на 1 ноября по одному договору, заключенному с клиентом «Альфа», отражены все перечисленные операции (см. таблицу).

Какие есть особенности в составлении отчета

При составлении отчета по управлению «дебиторки» важно учесть несколько моментов.

Во-первых, это разбивка по срокам и суммам платежей. Обратимся к нашему примеру. Данные о платеже 25 октября разделены на две части. Дело в том, что у «Альфы» существовала просроченная непогашенная задолженность как по первой поставке, так и по второй. Соответственно, чтобы корректно рассчитать просрочку платежа, компания «Торговля» использовала метод ФИФО в отношении поступающих средств. Другими словами, все деньги, поступающие от покупателя, распределяются по существующим неоплаченным счетам в той последовательности, в которой они были выставлены. Поэтому из 200 тыс. рублей, пришедших от «Альфы» в рамках одного договора, 20 тыс. рублей было засчитано в счет погашения ранее возникшей задолженности и 180 тыс. рублей в счет оплаты последней поставки.

Во-вторых, в отчете о состоянии дебиторской задолженности все платежи лучше разделены на группы, сформированные по срокам просрочки. В нашем примере это 0 дней, до 7 дней, до 30 дней и т. д. Такое решение помогает планировать будущие поступления от клиентов в счет погашения дебиторской задолженности. К примеру, «Альфа» с просрочкой до 7 дней погасила 74 процента долга, 26 процентов – до 30 дней. Если этому клиенту опять будет отгружена продукция, к примеру на 100 тыс. рублей, а ожидаемый срок платежа по договору – 1 декабря 2009 года, то можно предположить, что до 7 декабря от него поступит 74 тыс. рублей (100 тыс. руб. × 74%). А оставшиеся 26 тыс. рублей придут на счет до конца декабря (100 тыс. руб. × 26%).

Образец составления отчета о состоянии «дебиторки» по клиенту «Альфа» на 01.11.09

№ товарно-транспортной накладной Дата отгрузки Сумма отгрузки, тыс. руб. Срок оплаты после отгрузки, календ. дн. Ожидаемый срок оплаты Дата поступления денег Оплата, поступившая в период, тыс. руб. Просроченнаязадолженность
0 дн. до 7 дн. до 30 дн. до 60 дн. свыше 60 дн. Сумма, тыс. руб. Срок, дн.
103 05.10.09 100 7 12.10.2009 14.10.09 40 60 2
15.10.09 40 20 3
25.10.09 20 0 13
225 16.10.09 250 7 23.10.2009 25.10.09 180 70 2
01.11.09 70 0 9
Итого 350 7   260 90 0 6*
Поступление денег по срокам, %   74 (260 : 350 × 100) 26 (90 : 350 × 100)  

Средний срок просрочки платежа.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль