Как защитить управленческий отчет от случайных изменений

594

Удобно, если управленческий отчет открыт для других пользователей (сотрудников подразделений). Но чтобы при работе в нем они случайно не удалили важные ячейки, не переименовали статьи отчетов, не изменили формулы, стоит файл в Excel заранее защитить.

Ограничить область ввода данных. Лучше разрешить пользователям вводить и редактировать данные в своих «подведомственных» ячейках. Но при этом запретить менять названия статей, структуру таблицы, формулы и т. д. Чтобы обозначить пользователю его ячейки, можно их выделить цветом. Например, для коммерческого директора в отчете о продажах за месяц это будут все ячейки с объемом реализации. К сожалению, само по себе выделение цветом не защитит отчет на 100 процентов. Но пользователи хотя бы будут иметь представление, куда именно вносить данные.

Последнюю строку «Итого продажи за месяц», где введена формула, суммирующая продажи разных товаров, а также шапку таблицы и строки с наименованиями товаров оставляют незакрашенными. Их позволять менять не стоит.

Далее выделяют все закрашенные ячейки (удерживая левую кнопку мыши), открывают меню «Формат», подменю «Ячейки» и переходят на вкладку «Защита». Там убирают флажок с опции «Защищаемая ячейка». Теперь выделенные ячейки доступны для исправления другими пользователями.

Далее включают защиту текущего листа. В меню «Сервис», подменю «Защита» выбирают раздел «Защитить лист». В открывшемся меню задают и подтверждают пароль, а в завершение «кликают» кнопку «ОК». В поле «Разрешить всем пользователям этого листа» «галкой» надо обязательно отметить опцию «Выделение незаблокированных ячеек». Иначе Excel защитит все ячейки.

Защитить файл от чужих глаз. Отчет в Excel можно сделать с паролем. Пользователь, не знающий пароля, не сможет его открыть. Для этого необходимо перейти в меню «Сервис», подменю «Параметры», и в открывшемся меню выбрать вкладку «Безопасность». Там в поле «Пароль для открытия» ввести свой пароль, подтвердить его и «кликнуть» кнопку «ОK».

Спрятать листы в книге Excel. Очень часто в файле Excel есть листы, на которых выполняются какие-то промежуточные расчеты, содержатся справочники и другие данные, которые пользователям вообще лучше не видеть и не трогать. Такие листы можно спрятать – они будут видны только вам. Делается это так. Открывают тот лист, который нужно убрать с «глаз долой», переходят в меню «Формат», подменю «Лист» и «кликают» мышкой опцию «Скрыть». После этого вкладка именно этого листа исчезает из меню, расположенного в нижней части окна Excel. Чтобы лист опять стал видимым, вместо «Скрыть» надо «кликнуть» «Отобразить» и в открывшемся меню выбрать требуемый лист.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль