Как быстро увидеть главное

4056

В Excel есть инструмент, позволяющий в любом отчете быстро увидеть главное – те статьи и цифры, которые требуют особого внимания.

Допустим, у нас есть отчет об исполнении бюджета доходов и расходов за прошедший месяц. В нем статьи доходов и расходов, запланированные значения, фактически достигнутые результаты и самое важное – отклонение плана от факта в процентах. Предположим, в компании считается нормой отклонение в пределах 5 процентов. Нам надо быстро увидеть те статьи, где отклонение выше нормы.

Для этого нужно выделить столбец (или часть столбца, если, к примеру, интересуют только доходы), содержащий процент отклонения от плана. Затем выбрать в меню «Формат» подменю «Условное форматирование». В открывшемся окне выбираем слева направо: в первом поле – «значение», во втором – «больше», в третье вводим с клавиатуры «5%».

Далее нужно определиться, как мы хотим выделить отклонения, превышающие пятипроцентный рубеж. Для этого на том же окне кликаем кнопку «формат»: в открывшемся меню можно будет выбрать размер и цвет шрифта или цвет фона ячейки и т. д. Обычно ограничиваются цветом шрифта.

Почти готово. Однако отклонение факта от плана может быть как положительным, так и отрицательным. Пока же Excel была дана команда выделять цветом только все превышения фактических значений над плановыми. Поэтому надо добавить еще одно условие. Для этого кликнуть кнопку «А также>>» и в дополнительно открывшихся окнах указать те же условия, что и раньше. Отличие будет только в том, что во втором поле мы введем вместо «больше» – «меньше», а в третьем – предельное отклонение со знаком «минус» (–5%). То есть если речь идет о доходах, Excel нам покажет как сверхнормативное перевыполнение плана по поступлению денег, так и недобор. При желании можно для положительных и отрицательных отклонений задать разные цвета. Кликаем «ОК».

«Условное форматирование» позволяет задавать практически любые условия и ограничения. Пожалуй, его единственный недостаток в том, что таких неравенств не может быть больше трех. К примеру, в отчете о состоянии «дебиторки» можно разными цветами «покрасить» должников в зависимости от суммы долга. Но разделить их можно не больше чем на три группы.

КСТАТИ. Задавать ограничения можно не только при помощи встроенных логических операторов («больше», «не равно», «больше или равно» и т. д.), которые выбирают во втором поле, но и путем ввода формул. Например, чтобы выделить минимальное значение в столбце, нужно в открывшемся меню «условное форматирование» в первом поле выбрать из списка не «значение», а «формула». Соответственно в изменившемся правом поле ввести формулу: «=B1=МИН($B$1:$B$40)», где B1 – первая ячейка с числовыми данными в столбце, МИН() – функция определения минимального значения, а $B$1:$B$40 – интервал ячеек, где будет определяться минимум. Внимание: «адреса» ячеек в формуле надо вводить латиницей, иначе не сработает.

Пример форматирования, которое позволит быстро выделить в таблице главное.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль