Как не дать чужим ошибкам в документах навредить компании

434
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Ошибки в договоре надежнее исправить в дополнительном соглашении
Опаснее всего, если «первичка» не позволяет идентифицировать товар или услугу

Компании приходится сталкиваться с ошибками в документах, полученных от контрагентов. Поставщик может неправильно указать адрес, ИНН, стоимость товара или не заполнить все графы. Любую неточность лучше исправить, иначе возникнут проблемы при проверке. Между тем в одни документы достаточно внести исправления, другие надежнее полностью переделать.

К договору с неточностями – дополнительное соглашение

Финансовая служба компании не всегда имеет возможность проконтролировать текст договора до его заключения, это часто становится причиной неприятностей. Например, если в договоре не выделена сумма НДС, то почти наверняка возникнут проблемы с вычетами. Хотя такого требования в статье 172 Налогового кодекса нет, компаниям потом приходится подтверждать право на вычет в суде (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25.06.07 № А56-25536/2006).

Сложности с учетом затрат и применением вычетов по НДС возможны также, если в договоре не оговорены порядок и сроки представления документов, подписания актов, а также расчетов между сторонами. Например, Минфин полагает, что, если компании не предусмотрели в договоре, что работы сдаются поэтапно, использовать вычеты по НДС до полной сдачи работ неправомерно. Даже если фактически оплата ведется поэтапно, подписываются акты, а исполнитель выставляет счета-фактуры (письмо Минфина России от 05.03.09 № 03-07-11/52).

КСТАТИ. Ошибка в договоре может не только отразиться на налоговых обязательствах компании, но и спровоцировать спор с контрагентом. Например, если в договоре не упомянут НДС, поставщик через суд может потребовать с покупателя доплату налога, даже если изначально стороны пришли к соглашению об окончательной цене (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 12.09.07 № А05-11366/2006-28). Чтобы такого избежать, в договор стоит включить условие о том, что цена рассчитана с учетом всех возможных налогов и платежей.

В любом случае, если в договоре не хватает необходимых условий, безопаснее убедить контрагента внести исправления. Специальных правил для исправления договора нет. Но надежнее заключить письменное дополнительное соглашение: изменение договора возможно только в той же форме, в которой он заключен (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Еще вариант – скорректировать и переподписать договор задним числом.

Когда не опасно пренебречь огрехами в «первичке»

Когда в «первичке» обнаруживается ошибка, большинство опрошенных нами коллег предпочитают не рисковать и операцию по сомнительному документу не проводить. «Бухгалтер не может сделать запись в учете на основании неправильно оформленных накладной или счета-фактуры, – уверена Алла Козлова, главный бухгалтер Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт». – Поэтому мы стараемся оперативно заменить неверные документы».

Но некоторые полагают, что слишком перестраховываться не стоит: если точно известно, что впоследствии документ будет поправлен, в преддверии отчетности можно провести операцию. «Мы учитываем операции, если уверены в окончательной сумме и нет разногласий с контрагентом. Это проще, чем потом подавать «уточненку», – делится своим опытом Наиля Ахметгалиева, заместитель главного бухгалтера ООО «Дорожно-строительная фирма “Айнур и Ко”». – В программе учитываем такие документы до получения «правильных» бумаг как непроведенные».

Конечно, ошибка ошибке рознь. В принципе инспекторы могут придраться к чему угодно, но незначительные огрехи непоправимых неприятностей не сулят. Но главное, чтобы документ позволял идентифицировать товар или оказанные услуги, а также их количество и стоимость (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 11.03.08 № КА-А41/1219-08).

А вот если из документов не ясно, за что именно компания заплатила деньги, претензий точно не избежать. Например, если в актах выполненных работ отсутствует детальное описание, какие именно услуги были оказаны и в каком объеме, компания может лишиться расходов. Федеральный арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 16.09.08 № А72-1944/08 подчеркнул, что это не позволяет установить, были ли результаты услуг использованы в деятельности организации.

Если необходимо документ поправить, можно его заменить либо внести исправления, заверенные печатью и подписью контрагента. В частности, это относится к накладным, счетам, актам выполненных работ. Такой порядок предусмотрен пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129ФЗ «О бухгалтерском учете». Исключение сделано для кассовых и банковских документов. В них исправления не допускаются.

Конверт подтвердит вычет по опоздавшему счету-фактуре

Особые правила внесения изменений установлены для счетов-фактур. По правилам для этого в документе указываются правильные данные либо делается поясняющая запись. Все это заверяется подписью и печатью контрагента. Он же фиксирует дату исправлений (п. 29 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914).

Зарегистрировать исправленный счет-фактуру необходимо в дополнительном листе книги покупок за тот же период, в котором был зарегистрирован первоначальный документ. То есть сделать запись об аннулировании ранее полученного документа и сразу же – запись о регистрации исправленного счета-фактуры (п. 7 постановления № 914).

Отметим, что Минфин России резко выступает против выставления дубликатов счетов-фактур взамен ошибочных. По мнению специалистов, такой порядок не предусмотрен в постановлении № 914 (письмо Минфина России от 01.04.09 № 03-07-09/17). Хотя вряд ли налоговики узнают, что компания получила дубликат, если на нем не будет отметки об этом.

На практике также часто бывает, что счет-фактура приходит с опозданием. Налоговики и Минфин считают, что вычет нужно заявлять именно в том периоде, когда был получен документ (письмо Минфина России от 13.06.07 № 03-07-11/160). С этими выводами иногда соглашаются судьи (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 28.10.08 № А55-630/2008). Поскольку важно установить период, в котором был получен документ, компании лучше подстраховаться. «В такой ситуации я всегда к документу прикладываю конверт с почтовым штампом. Это доказывает, что документ поступил позже», – советует Ирина Петрова, главный бухгалтер ОАО «Коми тепловая компания». Также можно попросить сопроводительное письмо от поставщика или доказать дату получения документа записью в журнале входящей почты.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Какой статус вы ставите в платежках по взносам?

  • Код 08 45.83%
  • Код 01 41.67%
  • Код 14 12.5%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль