Как исключить ошибку при вводе данных

2759
Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией.

Когда приходится вводить повторяющиеся данные (наименование продукции, сырья и материалов, названия контрагентов и т. п.), копировать неудобно, а ручной ввод чреват ошибками, которые потом не позволят работать с информацией. Например, отчет о продажах по контрагентам, где каждая строка – одна поставка. Даже небольшая ошибка в названии покупателя не позволит коррект­но отфильтровать данные по наименованиям покупателей и узнать, сколько было продано конкретной компании. Причем распознать погрешность бывает непрос­то – допустим, русскую букву «с» от английской «cи» на глаз не отличить. Избежать всех этих неприятностей поможет инструмент Excel «Проверка» из меню «Данные».

Предположим, нам крайне важно проверить правильность ввода наименований товаров в отчете о продажах. Начать надо будет с создания на том же листе, на котором расположен отчет о продажах (допустим, справа от него), списка правильных наименований товаров – образца, который Excel будет использовать для проверки вводимых данных. Дальше выделяем образец (все ячейки, содержащие корректные наименования товаров), потом идем в меню «Вставка». Там выбираем подменю «Имя» и кликаем опцию «Присвоить». В открывшемся окне вводим название, к примеру «Товары».

Теперь возвращаемся в отчет о продажах и выделяем ту область ячеек, куда будут вноситься названия товаров. Лучше указать диапазон с запасом, особенно если отчет не имеет строго ограниченного количества строк. Затем открываем меню «Данные» и переходим в подменю «Проверка». В открывшемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» выбираем «Список». После этого в появившейся строке «Источник» вводим ссылку на наш образцовый список наименований – «=Товары». После этого останется кликнуть на «Ок».

Перейдя на одну из ячеек в отчете, куда будут вводиться наименования товаров, вы увидите, что рядом с ячейкой появится стрелка. Теперь можно вводить наименования вручную (Excel выдаст предупреждение, если была допущена ошибка) или выбирать из списка, который «вываливается» после клика мышкой по стрелке.

КСТАТИ. При помощи ­«Проверки» можно ограничивать размеры вводимых чисел («Целое») и длину строки («Длина текста»), устанавли­вать диапазоны дат («Дата») или создать собственное ограничение, введя необходимую формулу («Другой»).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль