Как получить данные об исполнении бюджета из бухгалтерского учета

447
Как правило, существующая аналитика плана счетов бухгалтерского учета не подходит для целей бюджетирования. В итоге, чтобы собрать данные в нужных аналитических разрезах, приходится перелопачивать чуть ли не все проводки.
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Как адаптировать план счетов под нужды бюджетирования
Что поможет быстрее готовить управленческие отчеты

Как правило, существующая аналитика плана счетов бухгалтерского учета не подходит для целей бюджетирования. В итоге, чтобы собрать данные в нужных аналитических разрезах, приходится перелопачивать чуть ли не все проводки.

Разрешить эту проблему можно, если подстроить рабочий план счетов для целей бюджетирования.

Как перестроить план счетов

Прежде чем начинать дорабатывать план счетов, стоит определиться с тем, какая информация и в каких аналитических разрезах потребуется. Для этого понадобится формы управленческой (бюджетной) отчетности сопоставить со счетами. Например, данные об исполнении бюджета продаж – это счет 90 «Продажи». Бюджет производства – счета 20 «Основное производство», 40 «Выпуск готовой продукции», 43 «Готовая продукция». Инвестиционный бюджет – счета 07 «Оборудование к установке», 08 «Незавершенное производство», 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы».

Дальше предстоит решить, как будут структурироваться данные в разрезе центров ответственности – подразделений компании. Как правило, за каждый конкретный бюджет отвечает руководитель той или ной службы, его вознаграждение завязано на выполнение плановых показателей. Значит, практически к каждому счету надо открывать аналитику в разрезе центров финансовой ответственности. Например, у компании два склада – в Москве и Санкт-Петербурге, которые являются центрами финансовой ответственности. Соответственно к счету 41 «Товары» могут быть открыты субсчета 1 и 2 – Москва и Санкт-Петербург.

И наконец, для каждого счета понадобится аналитика, соответствующая структуре статей конкретного бюджета. Например, затраты собственного автопарка компании учитываются на счете 23 «Вспомогательное производство». В бюджете автопарка выделены следующие статьи расходов: ГСМ, материалы, заработная плата, налоги, содержание помещения, амортизация, прочие расходы. Именно такую аналитику придется предусмотреть на счете.

Приведенные примеры – это самый распространенный набор аналитик, создаваемых для целей подготовки данных об исполнении бюджетов. В зависимости от специфики бизнеса может потребоваться аналитика по видам выпускаемой продукции, разбивка дебиторской задолженности по контрагентам, данные о продажах в разрезе регионов, если филиалы компании представлены в нескольких городах и т. д.

Возможные решения

Как структурировать данные на счетах? Создавать субсчета? Это не единственное решение.

Транзитные счета. Один из возможных вариантов – создание транзитных счетов. Для этого выбираются свободные коды счетов, например 30, 31, 32 и т. д., которые используют для бюджетирования. К примеру, чтобы не перегружать основные счета бухгалтерского учета, счет 30 можно использовать для учета расходов в разрезе подразделений. На нем открыты субсчета, соответствующие отделам и службам компании. Допустим, мы открываем к счету 30 субсчет 1 для производственного цеха. Тогда списание материалов в производство будет оформляться двумя проводками:

ДЕБЕТ 30 «Подразделения» субсчет 1 КРЕДИТ 10 «Материалы»
ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 30 «Подразделения» субсчет 1
– материалы списаны в производство.

Многоуровневые субсчета. Самое распространенное решение – открыть большое количество субсчетов к уже существующим счетам. Допустим, компания привлекла для подбора персонала стороннюю организацию. Сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 44.8.6.7 «Набор персонала для коммерческой дирекции» КРЕДИТ 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 10 тыс. рублей – отражена задолженность компании за подбор персонала для коммерческой дирекции;

ДЕБЕТ 44.8.6.8 «Набор персонала для департамента маркетинга» КРЕДИТ 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 5 тыс. рублей – отражена задолженность компании за подбор персонала для департамента маркетинга;

ДЕБЕТ 44.8.6.9 «Набор персонала для транспортного отдела» КРЕДИТ 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– 6 тыс. рублей – отражена задолженность компании за подбор персонала для транспортного отдела.

В данном случае затраты сгруппированы по подразделениям (последний субсчет), по типу расходов – «услуги сторонних организаций» (предпоследний субсчет), по статьям затрат – «прочие расходы» (второй субсчет).

Аналитические признаки. У большого количества субсчетов есть одно «но». Вернемся к предыдущему примеру и предположим, что сотрудники маркетинга и транспортного отдела набирались для участия в одной маркетинговой акции, которая заложена в бюджете. Стоимость подбора персонала для этого проекта составит 11 тыс. рублей. Но, чтобы узнать это, придется сделать выборку по субсчетам, а потом суммировать.

Разрешить затруднение с выборкой по субсчетам позволяет использование аналитических признаков. В «1С» аналитические признаки называются субконто. Их количество зависит от возможностей информационной системы, но они позволяют делать практически любые выборки данных. Правильно созданных субконто в «1С» будет более чем достаточно, чтобы собрать все данные об исполнении бюджетов.

КСТАТИ. Факт исполнения бюджета, как правило, собирается ежемесячно, а вот подтверждающих документов, на основе которых можно было бы сделать проводку, может и не быть. Чтобы решить эту проблему, можно взять на вооружение опыт фабрики «Фаворит». В ней для документально не подтвержденных расходов используется счет 96 «Резервы предстоящих расходов». На нем отражаются плановые расходы, по которым пока нет документов. После поступления бумаг делается проводка на сумму, названную в «первичке», с указанием дебета счета 96 и кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Разница между сформированным резервом и суммой, подтвержденной первичным документом, списывается в соответст­вии с правилами бухучета.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 6.25%
  • Да, но мы все равно отвечаем 50%
  • Нет 43.75%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль