Как проще и выгоднее оформить выплату сотруднику за пользование его машиной

702
Есть два способа оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях: выплата компенсации и договор аренды. Выбор оптимального варианта зависит от того, кто именно ездит на автомобиле, как оформлено владение, а также от размера расходов, которые несет сам работник или компания
ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ
Компенсация подходит, если расходы на авто укладываются в лимиты
Аренда выгоднее, если машиной пользуются и другие сотрудники

Есть два способа оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях: выплата компенсации и договор аренды. Выбор оптимального варианта зависит от того, кто именно ездит на автомобиле, как оформлено владение, а также от размера расходов, которые несет сам работник или компания (см. схему).

Если выплачивать сотруднику компенсацию

Для выплаты компенсации достаточно заявления сотрудника и копии свидетельства о регистрации транспортного средства. Если работник владеет автомобилем на основании доверенности, понадобится ее копия (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.08 № 21-18/44-1). Еще в должностной инструкции сотрудника безопаснее прописать, что его работа носит разъездной характер.

Расходы на выплату компенсации списать можно, но в пределах норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Предельный размер расходов на один автомобиль – от 1200 до 1500 рублей в месяц в зависимости от объема двигателя машины (постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Сверхнормативную компенсацию придется платить за счет чистой прибыли. ЕСН начислять не придется в любом случае. НДФЛ на компенсацию в пределах норм также не начисляется. Со сверхлимитной частью все не так однозначно. Чиновники требуют налог удерживать – мол, в установленных нормах уже учтены все затраты (письмо Минфина России от 01.06.07 № 03-04-06-01/171). Арбитражные судьи считают, что налогооблагаемого дохода здесь нет, ведь компания лишь компенсирует расходы работника, причем реальные, которые определены соглашением сторон (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.07 № 10627/06).

Когда возникают проблемы. Трудности со списанием расходов на компенсацию могут возникнуть, если автомобилем пользуется не сам владелец, а другой работник компании. Чиновники считают, что именно деятельность самого получателя компенсации должна носить разъездной характер (это отражается в должностной инструкции), иначе расходы не учитываются. Кроме того, могут придраться к расходам на компенсацию, выплаченную во время отпуска или болезни работника (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776).

Если заключить договор аренды

Если с работником заключен договор аренды автомобиля, компания может списать в расходы не только арендную плату, но и дополнительные затраты по эксплуатации машины (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Без всяких норм.

Но у аренды есть налоговые недостатки. Арендная плата будет полностью облагаться НДФЛ. Если работник сам водит машину, то можно заключить дополнительный договор на оказание услуг (или аренды автомобиля с экипажем). Тогда НДФЛ удастся снизить за счет профессионального налогового вычета (ст. 221 НК РФ). Арендная плата не будет облагаться ЕСН в полном объеме (п. 1 ст. 236 НК РФ). А вот плата за сами услуги по вождению требует начисления этого налога. Поэтому в договоре важно эти две суммы разделить, а то инспекторы могут потребовать начисления ЕСН на всю сумму договора.

Когда возникают проблемы. Договор аренды очень неудобен, если работник предоставляет автомобиль, которым пользуется по доверенности. В такой ситуации договор аренды должен заключать либо сам собственник, либо работник, но от имени собственника (если доверенность генеральная). Но в любом случае арендная плата – это доход собственника, а не фактического владельца машины. Смысл возмещения расходов тогда теряется. Чтобы платить именно сотруднику, нужно будет тогда еще заключать договор субаренды. Это значительно усложнит документооборот.

КСТАТИ. Независимо от того, как оформлено использование автомобиля сотрудника, на поездки лучше оформлять путевой лист. Этого требует Минфин России (см. письмо от 13.04.07 № 14-05-07/6). Той же позиции придерживаются некоторые суды (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.02.06 № А66-7112/2005).

Какой вариант больше подходит в вашей ситуации

Как проще и выгоднее оформить выплату сотруднику за пользование его машиной

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Какой статус вы ставите в платежках по взносам?

  • Код 08 40%
  • Код 01 43.53%
  • Код 14 16.47%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль