Пять правил действенной инструкции для сотрудников бухгалтерии

368
Как показал наш опрос (стр. 7), большинство главбухов перед отпуском инструктируют своих подчиненных. Но если составить такую инструкцию заранее и не спеша, трудозатрат в итоге понадобится куда меньше, а эффективность будет выше. Опытный психолог и бизнес-тренер поделился приемами, которые должны сделать инструкцию работающим инструментом, а не формальной бумажкой.

1. Составляет инструкцию тот, кто ее выполняет

Конечно, главбух и сам может составить подробную инструкцию своим подчиненным. Однако тогда велик риск какую-то тонкость упустить, да и загруженность главного бухгалтера чаще всего не позволяет заняться прописыванием для каждого сотрудника регламента работы. Гораздо лучше, если изначально свою работу задокументирует сам бухгалтер. Например, специалист, работающий на участке ТМЦ, начнет с того, что напишет: «Не позднее 4-го числа каждого месяца забрать у логистика накладные на приход товара». И так далее. А главный бухгалтер потом проверит, дополнит и утвердит.

2. Инструкция составляется задолго до отпуска

Важно, чтобы составление инструкции было растянуто во времени: за один день вспомнить все ситуации и потенциальные накладки невозможно. Например, логист из правила № 1 может не предоставить накладные. Поэтому в инструкции специалиста по ТМЦ появится следующий пункт: «Если накладные поступили в период с 5-го по 7?е число, то приходовать товар нужно прошлым месяцем. Если накладные поступили позже 7-го числа, то приходовать текущим месяцем». Остальные нестандартные ситуации также добавят записей в инструкции и сделают ее по-настоящему практичной.

3. Инструкции хранятся на сервере в свободном доступе

Лучше всего поместить инструкции на сервере компании и обеспечить свободный доступ к ним для каждого сотрудника. Тогда работники других отделов смогут в любой момент посмотреть, с кем из бухгалтерии им нужно решать тот или иной вопрос. Все тот же логист, недавно принятый на работу, прочтет, что передавать накладные нужно бухгалтеру на участке ТМЦ (имя, фамилия, внутренний номер). И не станет понапрасну отвлекать кассира или расчетчика зарплаты. К тому же представители других отделов наглядно увидят из инструкций, за что отвечают и, наоборот, не отвечают бухгалтеры.

4. Бухгалтеры понимают важность составления инструкций

Если бухгалтеры будут воспринимать написание инструкций как дополнительную нагрузку, то создадут не рабочий документ, а отписку. Поэтому придется потратить время и энергию, чтобы объяснить подчиненным важность этого процесса. Можно провести внутренний конкурс – небольшую премию, дополнительный выходной или другое поощрение тому, кто справится лучше всех. Необходимо, чтобы сотрудники понимали: наличие хорошей инструкции значительно облегчит жизнь прежде всего им самим. В частности, они смогут нормально заменять друг друга в период отпусков.

5. В инструкции есть ответ на вопрос «кто виноват?»

Кроме подробного алгоритма, что делать в непростой ситуации, в инструкцию полезно включить ответ на вопрос «кто виноват?». Допустим, приходные накладные не поступили в бухгалтерию до 5?го числа. За это ответственность несет логист. Но если документы, попавшие в бухгалтерию до 7-го числа включительно, проведены вопреки инструкции текущим месяцем, то спрос с ответственного за эту процедуру бухгалтера. На случай, когда подвели коллеги из других отделов, в инструкции стоит предусмотреть обязанность бухгалтера в такой-то срок составить служебную записку с описанием проблемы.

Можете ли вы позволить себе беззаботный отпуск?

Пять правил действенной инструкции для сотрудников бухгалтерии

Источник: опрос на сайтах www.gazeta-unp.ru и www.glavbukh.ru

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 48.15%
  • Да 25.93%
  • Нет 25.93%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль