Кадровая «первичка», которую обязательно затребует любой инспектор

655
Как правило, трудовые инспекторы, приходя на проверку, проверяют кадровую документацию тотально: от трудового договора до положения о защите персональных данных работника. А вот у налоговиков есть конкретный перечень документов, которые они просто не могут проигнорировать. ФНС России довела до своих подчиненных обязательный минимум кадровых документов, которые должны быть изучены в ходе выездных проверок (приказ от 27.06.05 № САЭ-4-05/28ДСП@ с грифом «Для служебного пользования»; копия имеется в редакции). А все остальные документы налоговики могут требовать на свое усмотрение.

Как правило, трудовые инспекторы, приходя на проверку, проверяют кадровую документацию тотально: от трудового договора до положения о защите персональных данных работника. А вот у налоговиков есть конкретный перечень документов, которые они просто не могут проигнорировать. ФНС России довела до своих подчиненных обязательный минимум кадровых документов, которые должны быть изучены в ходе выездных проверок (приказ от 27.06.05 № САЭ-4-05/28ДСП@ с грифом «Для служебного пользования»; копия имеется в редакции). А все остальные документы налоговики могут требовать на свое усмотрение.

Отметим, что формы многих кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Правда, среди специалистов органов Роструда есть разные мнения по вопросу о том, являются ли эти формы обязательными для компаний. У налоговых инспекторов подобных разногласий нет: в упомянутом выше приказе четко сказано, что компании любых форм собственности (частные, государственные, муниципальные) должны вести кадровый учет по унифицированным формам. Поэтому, чтобы не вызывать лишних претензий ревизоров, лучше придерживаться установленных форм. Тем более что они удобны в применении, ведь в них есть все графы для отражения сведений, обязательных с точки зрения трудового законодательства.

Минимальный набор кадровых документов компании

Документ (статья Трудового кодекса)ФормаДля чего необходим
По всей компании в целом
Штатное расписание* (ст. 15, 57) Т-3Устанавливает перечень и количество должностей, размеры окладов и надбавок к ним. Подтверждает правильность начисления зарплатных налогов, страховых взносов, расходы на оплату труда, на консультационные, юридические и иные услуги привлеченных со стороны специалистов. Обосновывает правомерность увольнения по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)
Табель учета рабочего времени и расчета труда*Т-12, Т-13Основной документ для начисления заработ ной платы, в том числе за сверхурочные работы, простой, работу в выходные и праздничные дни, в ночное время и т. д. Для налогови ков отсутствие табеля станет поводом пере-считать зарплатные налоги и оштрафовать (ст. 91) компанию за грубое нарушение правил учета доходов и расходов по статье 120 НК РФ. А судьи могут согласиться с таким решением (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.11.05 № А56-14249/2005). Налоговики обязательно сверят данные табеля с расчетной ведомостью по зарплате и, если выявят начисления за дни, когда сотрудник не работал, опять же пересчитают зарплатные налоги, налог на прибыль
Положение об оплате труда (ст. 135) ПроизвольнаяУстанавливает условия оплаты труда в компании: размеры тарифных ставок, окладов, до-плат, надбавок, премий и др. Подтверждает расходы на оплату труда по налогу на прибыль
Расчетно платежная ведомость,

а также расчетная и платежная ведомости*

Т-49, Т-51, Т-53Компания вправе вести одну из форм. Налоговики проверяют ведомость вкупе с табелем и всеми иными кадровыми документами, касающимися начисления зарплаты, пособий, командировочных и т. д., является основанием для расчета ЕСН, НДФЛ
График сменности (ст. 103) ПроизвольнаяОбязателен, если в компании установлена посменная работа. Устанавливает количество смен, время начала и окончания каждой, по-рядок их чередования, перерывы для отдыха. Налоговики проверяют график, как правило, одновременно с табелем и расчетом зарплаты
По конкретным работникам
Трудовой договор* (ст. 16, 56, 57) Произвольная (письмо Роструда ст. 270 НК РФ). Подтверждает наличие трудовых отношений между компанией и ее сотрудником. Обосновывает расходы на оплату труда (ст. 255, п. 21Иногда позволяет не облагать от 09.08.07 ЕСН суммы компенсаций (подп. 9 п. 1 ст. 238 № 3043-6-0) НК РФ). При заключении трудового договора нужно взять у работника трудовую книжку, а также копии паспорта (иного удостоверения личности), документа об образовании, пенсионного страхового свидетельства, военного билета (ст. 65 ТК РФ)
Личная карточка работника*Т-2Обобщает сведения о работнике (возраст, продолжительность трудового стажа, пере- воды, перемещения, отпуска и др.). Налоговикам этот документ необходим скорее для удобства, чем для проверки. Но трудовые инспекторы штрафуют работодателей, если работник не ознакомлен с записями в карточке под роспись (см. постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 07.02.07 № КА-А40/130-07). И те, и другие ревизоры по личной карточке могут выяснить, сообщила ли компания в налоговые, трудовые и в миграционные органы о приеме на работу иностранцев
Должностная инструкцияПроизвольнаяДокумент не обязателен (письмо Роструда от 09.08.07 № 3042-6-0). Но его лучше иметь, так как он устанавливает круг должностных обязанностей работника, перечень выполняемой работы, что подтверждает обоснованность расходов на юридические, аудиторские, бухгалтерские и иные услуги сторонних специалистов
Приказ о приеме на работу* (ст. 68) Т-1 (Т-1а) Подтверждает начало работы сотрудника в компании, его должность, оклад
Приказ о предоставлении отпуска* Т-6 (Т-6а)Подтверждает правомерность начисления отпускных, период оплачиваемого отпуска и как следствие его исключение из расчетно-го периода при назначении больничных и декретных
Приказ о направлении в командировку (ст. 166) Т-9 (Т-9а) Подтверждает нахождение работника в командировке, ее продолжительность и производственный характер. Обосновывает размер командировочных расходов по налогу на прибыль, не облагаемые ЕСН и НДФЛ суточные
Приказ о переводе на другую работу* (ст. 62) Т-5 (Т-5а) Подтверждает начало работы сотрудника в другом отделе, на другой должности. Обосновывает расходы на повышение зарплаты и на выходное пособие (ст. 178 ТК РФ), удержания из зарплаты (ст. 137 ТК РФ) и ее снижение (ст. 182 ТК РФ)
Приказ об увольнении с работы* (ст. 84.1) Т-8 (Т-8а) Подтверждает прекращение трудового договора с работником, правомерность проведения окончательного расчета с ним, начисления выходного пособия, компенсации за не- использованный отпуск или удержания за неотработанные отпускные
Лицевой счет*Т-54В лицевом счете систематизируется вся рабочая информация о работнике за конкретный расчетный период (прием на работу, отпуск, больничный, зарплата, отработанное время и т. д.). Имеет справочный характер

* Документы, которые обязательно проверят налоговики.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 20%
  • Да, но мы все равно отвечаем 60%
  • Нет 20%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль