Сам себе юрист. Изменения в персональных данных сотрудников. Что нужно сделать бухгалтеру

470
Совсем недавно законодатели озаботились защитой персональных данных граждан. С 26 января 2007 года начнет действовать закон «О персональных данных». А у компаний свои заботы. Если вовремя не сообщить об изменении персональных данных контролирующим органам, можно получить штраф. Мы расскажем о том, какие именно персональные данные необходимо отслеживать особенно тщательно, чтобы избежать проблем.

О чем гласит паспорт

Перечень персональных данных, которые должны быть известны работодателю о сотрудниках, отражен в личной карточке формы № Т-2*. Если не считать сведений о трудовой биографии, этот документ включает 20 позиций, содержащих информацию о сотруднике. Жизнь не стоит на месте. И вместе с ней меняются личные сведения о сотрудниках. Но далеко не все из них могут стать причиной для проблем.

Обычно объем персональной информации, которая интересует контролеров, значительно меньше. Как правило, ее объем ограничивается сведениями, которые указывают в паспорте: фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и место рождения (п. 4 Положения о паспорте гражданина; утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828).

Также в паспорте делаются отметки о регистрации по месту жительства, об отношении к воинской обязанности, о регистрации и расторжении брака, о детях, не достигших 14-летнего возраста, а также о других выданных документах, удостоверяющих личность. Но из этих сведений контролеров могут заинтересовать сведения о месте жительства и данные по воинскому учету. Информация о месте жительства является одним из признаков индивидуализации гражданина (ст. 20 ГК РФ). Эта информация и интересует всех чиновников. Организация воинского учета в компании может заинтересовать военкомат (раздел IV Положения о воинском учете; утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.98 № 1541). Но следить за изменениями данных в паспорте организация не обязана.

Кроме того, по желанию обладателя документа в паспорт могут, например,вписать такие сведения, как группа крови или ИНН. Кстати, ИНН меняется нечасто. Например, он остается прежним при переезде к новому месту жительства (п. 3.8 приказа МНС России от 03.03.04 № БГ-3-09/178).

Различные нормативные акты, как правило, требуют указывать данные паспорта. Это серия и номер паспорта, а также сведения о том, какой орган и когда выдал документ. Хотя иногда под паспортными данными понимают и сведения о личности гражданина, о которых мы рассказали выше. Данные сведения почти так же важны, как и другая паспортная информация.

Первые лица компании: особое внимание к персональным данным

Больше всего обязанностей по сообщению персональных сведений в контролирующих органах на компании накладывает Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Под действие этого закона подпадают персональные данные руководителя компании (гендиректора) и ее учредителей - физических лиц.

Закон установил, что в госреестре юрлиц должны быть следующие сведения о главе компании: фамилия, имя, отчество и должность, его паспортные данные, а также ИНН (подп. «л» п. 1 ст. 5 закона о госрегистрации). Аналогичная ситуация и с учредителями - физическими лицами (подп. «д» п. 1 ст. 5 закона о госрегистрации).

Что понимать под изменениями сведений? Ситуации могут быть самыми разными. Это может быть плановая замена паспорта по достижении его обладателем 20- или 45-летнего возраста. В этом случае изменятся паспортные данные. Ведь новый паспорт наверняка будет иметь как минимум новую серию и номер. Такие же последствия наступят, если руководитель или учредитель потеряют паспорт. В силу разных причин (например, в связи с заключением брака) могут измениьтся фамилия, имя или отчество обладателя паспорта и т. п.

Во всех подобных случаях компании необходимо в трехдневный срок сообщить об этом налоговикам (п. 5 ст. 5 закона о госрегистрации). Иначе налоговики могут оштрафовать компанию на 5 тыс. рублей (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

Для того чтобы выполнить требование закона, нужно воспользоваться формой № Р14001**. По этой форме регистраторам сообщают об изменении сведений в госреестре юрлиц, не связанных с изменениями в учредительных документах.

Но может случиться так, что изменения в персональных данных могут затронуть и учредительные документы. Например, это произойдет, если изменятся фамилия, имя и отчество учредителей. В таком случае известить регистраторов об изменениях надо по форме № Р13001.

Иногда в учредительные документы записывают паспортные данные учредителей. В московском налоговом управлении считают, что сообщать о таких изменениях не обязательно (письмо УМНС России по г. Москве от 15.09.03 № 34-14/50337). И мы согласны с этой точкой зрения.

Иные сотрудники: извещаем Пенсионный фонд

Если новый паспорт получил рядовой сотрудник фирмы, то нужно лишь внести изменения в личную карточку Т-2. Как выяснил корреспондент «УНП», трудовые инспекторы не настроены слишком строго придираться к устаревшим карточкам. В трудовой инспекции по г. Москве нам сообщили, что при проверках инспекторы в основном обращают внимание на то, чтобы не нарушались права работников: своевременно предоставлялись отпуска, соблюдался порядок перевода в другое подразделение и т. п. Поэтому за устаревшую карточку штрафовать компанию по статье 5.27 КоАП РФ скорее всего не будут. Ограничатся рекомендацией внести исправления.

Если работник меняет паспорт в связи со сменой фамилии, имени или отчества, необходимо внести исправления в трудовую книжку (п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках»).

Кроме того, при смене данных о личности любого работника необходимо уведомить органы Пенсионного фонда (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ***). Ведь они должны поменять страховое свидетельство (п. 24 постановления Правительства РФ от 15.03.97 № 318). На это отводится две недели. Разумеется, эти положения относятся и к руководителю организации.

А вот другие органы (налоговые, соцстрах, медстрах) уведомлять об изменении персональных данных не надо. Это должны сделать сотрудники паспортного стола (п. 8 ст. 85 НК РФ).

* Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
** Утверждена постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 439.
*** Федеральный закон от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 66.67%
  • Да 33.33%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль