Что поможет сократить командировочные расходы компании

5527
Чтобы добиться существенной экономии на служебных поездках сотрудников, затраты нужно планировать по каждому работнику с учетом города, клиента, причин и количества поездок и т. п. Такой анализ позволит исключить неэффективные и нерациональные командировочные расходы. Однако тревел-политика компании будет работать только при строгом контроле за ее соблюдением.

Действенный способ оптимизации командировочных расходов - введение лимитов на стоимость проживания в отелях, классы обслуживания, трансфер, представительские расходы и т. д. Лимиты могут меняться как от должности сотрудника, так и от направления и длительности поездки. Указать  все виды расходов, которые лимитируются, нужно в тревел-политике компании, лучше - в отдельном приложении к ней. 

Что поможет сократить командировочные расходы компании

Авиабилеты. В тревел-политике обычно устанавливаются ограничения по тарифу авиабилетов. Однако, указывая, что это должен быть, к примеру, экономичный тариф, не раскрывают самого понятия. На практике эконом-тарифы разных авиакомпаний могут сильно различаться, не существует стандартного набора услуг и опций. У одной авиакомпании может быть несколько видов эконом-тарифов, которые в свою очередь делятся на классы бронирования. Все это сказывается на стоимости билетов. В рамках эконом-тарифов стоимость билета может отличаться на 10-30 процентов.

Программы поощрения авиакомпаний порой подталкивают сотрудника на неоптимальный выбор при планировании деловой поездки. Например, он формально не нарушит тревел-политику компании, покупая наиболее дорогой билет по экономичному тарифу, за который авиакомпания начислит ему бонусы в размере 200 процентов.

Есть и другая сторона вопроса. Авиабилеты по промотарифам либо ограниченным эконом-тарифам являются невозвратными. Компания должна оценить эти риски, изучить статистику по предыдущим периодам и выбрать подходящий для себя вариант. В большинстве случаев выгоднее выкупать билеты по наименьшей цене, не переплачивая за возможность отмены и возврата билета, так как это, скорее, исключение из правил. Лучше прописать в тревел-политике, что неоправданные возвраты и отмены командировок компенсируются за счет сотрудника.

Дополнительной экономии можно достичь, заключив прямые договоры с авиаперевозчиками. В этом случае компания может рассчитывать на:

  • льготные тарифы уже при заключении договора, если объем перевозок достаточно большой (например, от 5 млн рублей в год);
  • накопительную систему скидок, при которой скидка устанавливается при достижении пороговой величины (один из крупнейших российских перевозчиков предоставляет скидку 3% при достижении 300 тыс. рублей);
  • бонусную программу, которая позволяет обменивать накопленные компанией баллы на бесплатные полеты в тех же командировках.

Проживание. Компания может ограничить категорию отеля вне зависимости от того, проходит он по лимиту или нет. В политике также необходимо указать тип номера, в котором может размещаться сотрудник. Например, это может быть стандартный одноместный номер, двухместный номер, люкс и т. д. Анализ стоимости проживания в отелях показывает, что выбор типа номера значительно влияет на бюджет командировки. Уменьшить расходы на проживание в гостиницах можно также путем заключения прямых договоров с отелями, в которых чаще всего останавливаются сотрудники. В этом случае в политике указывается, что сотрудники должны останавливаться в отелях, рекомендуемых компанией.

Суточные. Компенсировать расходы на питание можно одним из двух способов:

  • выплачивать суточные, которые не требуют подтверждающих документов для обоснования размера компенсации;
  • компенсировать фактически произведенные расходы на питание, обоснованные документально.

В обоих случаях устанавливаются лимиты. В некоторых компаниях есть дополнительные ограничения по употреблению спиртных напитков во время командировки. Подобные расходы либо компенсируются в ограниченном размере, либо полностью исключаются из возмещаемой суммы. Второй вариант будет иметь экономический эффект в случае, когда принимающая сторона обеспечивает сотрудников питанием. Чаще всего это происходит при поездках в филиалы и дочерние предприятия. Особенно экономия ощущается при загранкомандировках, где размер суточных выше.

Тревел-агентства. Какие бы изменения ни вносились в тревел-политику с целью сокращения расходов, она не будет работать, пока компания не обеспечит должный контроль за соблюдением ее положений. Для организации деловых поездок и обеспечения контроля за тревел-политикой компаниям приходится отвлекать сотрудников от основной работы либо нанимать дополнительный персонал. Если сотрудники самостоятельно бронируют билеты, возникают трудности с оценкой эффективности использования ресурсов компании. Невозможно понять, какова была ситуация на момент покупки билетов, действительно ли сотруднику пришлось купить билет в бизнес-классе или заселиться в студию, потому что поездка «горела», а билетов нужной категории не было. Исключить подобные ситуации, а также усилить контроль над расходами можно, передав эти функции в тревел-агентство.

При выборе агентства нужно ориентироваться не только на размер комиссий и сборов, но и на его масштаб: достаточный ли у него штат сотрудников для выполнения заявок в бесперебойном режиме, обеспечения выгодных контрактов с поставщиками услуг, предлагающих низкие цены на билеты и отели, какие технологии используются.

Кроме оформления и авторизации деловых поездок, формирования детализированных отчетов по видам расходов и направлениям поездок, тревел-агентство может взять на себя контроль за тревел-политикой, проверяя каждый заказ на соответствие установленным лимитам. В заявке на командировку сотрудник указывает перечень необходимых услуг (бронирование билетов, отеля, трансфера, оформления визы и т. д.). Заявка поступает в агентство моментально. В течение оговоренного времени менеджер пересылает сотруднику три варианта по билетам и отелям с указанием стоимости, которые соответствуют политике компании. Далее сотрудник указывает подходящие ему варианты и утверждает заявку. Затем она попадает к руководителю, который видит предложенные варианты и выбор сотрудника. Он авторизует заявку, уведомление о чем приходит менеджеру агентства, который выкупает билеты и пересылает их на электронную почту сотруднику.

Еще одним плюсом в работе с агентством является помощь в оптимизации расходов клиента. Агентство таким образом повышает уровень сервиса и удовлетворенность клиента. Это не идет вразрез с финансовыми интересами, так как чаще всего стоимость услуг агентства фиксированна и не зависит от стоимости поездки либо комиссия выплачивается отелями и авиаперевозчиками (при комиссионной схеме работы агентства и поставщика услуг).

Дополнительным инструментом оптимизации расходов служат отчеты онлайн-системы, позволяющие проанализировать информацию о поездках сотрудников в такой степени детализации, которая нецелесообразна при ведении учета в ERP-системах. Так, можно сформировать отчеты «Структура расходов компании», «Сотрудники, совершившие наибольшее количество поездок», «Отчет по отелям» и т. д. Они предлагаются в графическом и табличном виде. Анализ позволяет выявить и вовремя скорректировать слабые стороны тревел-политики, которые ведут к необоснованному увеличению расходов компании.

Командировочные расходы становятся прозрачными и управляемыми. Это именно то, к чему стремится любая компания.

Читайте также:

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 20%
  • Да, но мы все равно отвечаем 60%
  • Нет 20%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль