Документооборот. Без путевого листа ни туда и ни сюда

827

Многие организации предпочитают не выплачивать своим сотрудникам компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях, а заключать с ними договоры аренды*. Выгода от такого варианта оформления отношений бесспорна.

Арендные платежи можно списать в налоговом учете полностью (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но это не все. На расходы также относится и стоимость горючего (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ), и затраты по страхованию транспорта (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ) и ремонт (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Однако небрежное оформление первичных документов может свести на нет всю выгоду. Зачастую бухгалтеры пренебрегают заполнением такого документа, как путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

Все поездки под контролем

Вне зависимости от того, какой автотранспорт (свой или арендованный) использует организация, порядок документооборота един. То есть по каждой машине нужно заполнять путевые листы. При его отсутствии экономическая обоснованность, например, тех же расходов на бензин будет поставлена под сомнения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ведь расход бензина указывается именно в форме путевого листа в разделе «Движение горючего».

Итак, фирма заключила договоры аренды автомобилей. В первую очередь руководитель должен издать приказ о том, какие машины, с какой целью и за какими сотрудниками закреплены. Кроме того, в приказе назначается лицо, ответственное за расчет использования ГСМ. Это может быть механик или другой сотрудник, исполняющий эти функции. После того как все распорядительные документы оформлены, арендованный транспорт можно задействовать.

В начале каждого рабочего дня заполняется путевой лист. Он выписывается в одном экземпляре. С утра в него заносятся все реквизиты, наименование организации, марка и номер машины, Ф. И. О. водителя и данные его водительского удостоверения. В графе «В распоряжение» записывается наименование фирмы, арендовавшей авто.

Кроме того, перед выездом автомашины механик должен зафиксировать показание спидометра, остаток горючего на начало работы, а также время выезда. И не забудьте в верхней части путевого листа поставить штамп организации. Без него документ будет недействительным.

Особое внимание нужно уделить заполнению оборотной стороны путевого листа. Здесь надо очень четко прописывать пункты назначения поездок. С указанием наименования организации и ее адреса. Отсутствие этой информации является основной причиной, по которой налоговики отказываются принимать расходы на ГСМ.

По возвращении автомобиля в организацию в конце рабочего дня механик (или иное назначенное лицо) рассчитывает пробег и потребление ГСМ. На основании установленных нормативов делаются выводы об их соблюдении или превышении. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте установлены Минтрансом России и действуют до 1 января 2008 года (руководящий документ от 29.04.03 № Р3112194-0366-03). Но для налога на прибыль эти нормы не учитываются. Такого требования в Налоговом кодексе нет.

«Предпринимательские» нюансы

Если автомобиль использует в своей деятельности индивидуальный предприниматель, для него путевой лист будет иной формы. Она утверждена приказом Минтранса России от 30.06.2000 № 68. Причем предприниматель должен пользоваться ею при эксплуатации как собственного, так и наемного транспорта.

Во многом путевой лист и порядок его заполнения для предпринимателя совпадают с правилами для организаций. Но есть и разница. Например, в отличие от организации Минтранс обязывает предпринимателя проводить предрейсовое медицинское освидетельствование водителей. Для этих целей предназначена строка «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен». Ее заполняет работник органов здравоохранения.

Напрашивается вопрос: неужели для этих целей предприниматель или его наемные водители должны каждый день с утра ходить на осмотр в поликлинику? Оказывается, нет. В порядке заполнения путевого листа Минтранс рекомендует для этих целей привлекать медицинских работников.

И еще одно отличие. В путевом листе предпринимателя отсутствует раздел «Движение горючего». Но зато есть поле для особых отметок. Этот раздел предназначен для фиксации проверок, проведенных сотрудниками милиции и работниками транспортной инспекции.

* Подробнее об этом читайте в «УНП» № 19, 2004, стр. 11.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль