Штатное расписание: как составить и утвердить

122088
Штатное расписание - важный кадровый документ. Но возникает много вопросов, связанных с его составлением. Наглядный образец заполнения штатного расписания поможет вам составить идеальный документ для своей организации.

Каждая организация самостоятельно решает, какую форму штатного расписания использовать - рекомендованную форму Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или бланк, разработанный самостоятельно.

Ниже смотрите образец штатного расписания, составленный по унифицированной форме Т-3 на период с 1 сентября 2016 года по 31 августа 2017 года.

Образец штатного расписания

Скачать документ можно по ссылке в конце статьи. 

Штатное расписание – это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

Как оформить штатное расписание, используя образец

Форма Т-3 состоит из 10 граф (столбцов), к которым можно добавлять новые. Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации можно указывать полным или сокращенным.

В графе "Дата составления" указывается число, когда фактически составлено расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «УТВЕРЖДЕНО приказом организации от "____" ______________ 20___г. № __".

Далее в строке "на период ___________ с "____" _____________20___ г." указывается период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать.

Также необходимо указать количество единиц в штате.

Теперь можно перейти к основным графам формы Т-3.

Структурное подразделение

Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который организация определяет сама. Удобнее располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела - финансовый и бухгалтерия. Если код департамента - 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

В графу 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Кстати, в соответствии со статьей 57 ТК РФ, если "с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений", наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

  • Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Количество штатных единиц 

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации ( утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число единиц по должности.

Если организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые единицы. Однако филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае расписание утверждается в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию расписания или выписку из него.

Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 "Количество штатных единиц" будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один - на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 единицы.

Тарифная ставка (оклад) и пр.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).

При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах - то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, работодатель обязан "обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности".

В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.

Надбавки

Если в организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулировать их зарплату можно с помощью надбавок.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки - стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:

  • на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать ("северные" надбавки, надбавки за ученую степень);
  • утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).

Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывается минимальный размер надбавок. Например, 10% для "северной" надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут полагаться разные.

Надбавки в расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.

Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение).

Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно, в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник.

Всего

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности:

(графа 5 + графа 6 + графа 7 + графа 8) x графа 4

Примечание

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Она заполняется только в двух случаях:

  1. сотрудникам полагаются "северные" надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" или на Федеральный закон от 29.12.1996 № 273-ФЗ "Об образовании в Российйской Федерации". Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.
  2. В компании есть работники-сдельщики.

Итого

Подводить итог нужно по графе 4 "Количество штатных единиц" и графе 9 "Всего в месяц, руб.". Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Итог по графе 9 - фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может изменяться в большую или меньшую сторону. В большую - в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую - когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.

Утверждение и изменение штатного расписания

После того как расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главбух. Составляется приказ об утверждении штатного расписания.

Обычно расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2016 года на 2017 год. Однако изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Такие корректировки вносятся на основании приказа или распоряжения.

Если появилась необходимость изменения расписания, например надо ввести дополнительно единицу в штат и увеличить оклад сотрудникам, важно правильно все оформить. Прежде всего, издать Приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Изменить расписание можно двумя способами:

  • утвердить новую редакцию расписания и приложить к приказу о его утверждении новый вариант;
  • внести изменения в действующее расписание, издать соответствующий указ. А само расписание применять с учетом этого приказа. К этому способу на практике прибегают редко. Приемлем такой вариант, когда изменение единичное.

Обязательно или нет штатное расписание

Законодательно работодатель не обязан вести расписание. В ТК РФ оно лишь упоминается (ст. 15 и 57 ТК РФ). Однако это не означает, что такой документ не нужен. Это один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей а организация - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, по мнению Роструда, компания не вправе принять сотрудника на должность, которой нет в расписании. А наименования должности в трудовом договоре и должности в штатном расписании должны совпадать (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Отказ от расписания может повлечь и другие проблемы. Например, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание. Его составляют на всю компанию.

Штатное расписание обособленного подразделения

Расписание составляют на всю компанию. Для филиалов, представительств или других обособленных подразделений отдельное расписание утверждают, только если это прямо прописано во внутренних документах и у руководителя подразделения есть на это полномочия. Например, право утверждать расписание подразделения прописано в доверенности.

В документе помимо наименования структурных подразделений, должностей и окладов нужно указать реквизиты приказа об утверждении штатного расписания. Кроме того - дату, с которой вводится в действие расписание.

Оклады по одинаковым должностям в расписании должны быть равными. Иначе инспекторы могут счесть это нарушением трудовых прав работника. Поэтому если надо, чтобы оклады отличались, то безопаснее установить и разные должности, например не просто бухгалтер у обеих сотрудниц, а бухгалтер по зарплате, бухгалтер по расчету НДС и т. д.

Также рискованно устанавливать так называемую вилку окладов, к примеру, от 20 тыс. до 30 тыс. рублей. Инспекторы считают, что это нарушение трудовых прав работника, поэтому возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Судьи иногда соглашаются, что главное - зафиксировать конкретный оклад в трудовом договоре (определение Ленинградского областного суда от 24.11.2010 № 33-5569/2010). Но все же проще установить в штатном расписании твердый оклад. А если потом надо будет его увеличить, то сделать это можно через повышение сотрудника в должности.

Дополнительные документы к штатному расписанию

Дополнительно многие организации составляют штатную расстановку (штатный список). Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, его предстоит разработать самостоятельно.

За основу штатной расстановки можно взять утвержденное расписание и добавить графу "ФИО сотрудника". Так, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по списку легко выяснить количество вакансий.

Штатное расписание и налоги

Штатное расписание - документ, который налоговики истребуют для проверки обоснованности расходов на оплату труда, учитываемых при расчете налога на прибыль (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.08.2011 № 09АП-19982/2011-АК). Кроме того, этот документ может понадобиться, чтобы исключить возможность переквалификации гражданско-правового договора, заключенного между компанией и индивидуальным предпринимателем, в трудовой. А также избежать доначисления страховых взносов и штрафа за неисполнение обязанностей налогового агента по удержанию НДФЛ (определение ВАС РФ от 10.03.2009 № ВАС-2114/09).

При составлении нового расписания стоит проследить, укладывается ли общая численность сотрудников компании в нужные ей лимиты. Например, для применения УСН сотрудников должно быть не более 100 на начало налогового периода (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ).

При проведении выездных проверок сотрудники ФСС обращают внимание не только на наличие расписания (п. 91 Методических указаний, утв. постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81), но и на то, когда сотрудница принята. В частности, если будущую маму взяли незадолго до декрета и создали для нее новую должность, фонд потребует обоснований. Ревизоры в таких случаях думают, что работодатель хотел неправомерно получить из фонда возмещение расходов на декретные. Подтвердить обоснованность создания новой должности можно, например, служебной запиской руководителя подразделения с просьбой предоставить штатную единицу. Кроме того, стоит запастись доказательствами выполнения будущей мамой своей работы. Например, оставить документы с ее подписью (определение ВАС РФ от 28.12.2010 № ВАС-15163/10).

Запрашивают штатное расписание для проверки индивидуальных сведений и специалисты ПФР (п. 11 Методических рекомендаций, утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Образец штатного расписания.docx


Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 6.25%
  • Да, но мы все равно отвечаем 50%
  • Нет 43.75%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль