Вас рано сдавать в архив

517
Руководитель юридической службы московской компании - оператора связи Алла Гореева обратилась в редакцию с просьбой разобраться в странной истории. В октябре фирма получила письмо из Центрального объединенного архива Минэкономразвития России. К изумлению связистов авторы письма требовали, во-первых, представить им опись документов о личном составе по 2001 году, а во-вторых, до конца текущего года сдать в архив кадровую документацию на хранение, если в компании отсутствуют «условия для хранения документов». Насколько правомерны требования архивариусов?

Руководитель юридической службы московской компании - оператора связи Алла Гореева обратилась в редакцию с просьбой разобраться в странной истории. В октябре фирма получила письмо из Центрального объединенного архива Минэкономразвития России. К изумлению связистов авторы письма требовали, во-первых, представить им опись документов о личном составе по 2001 году, а во-вторых, до конца текущего года сдать в архив кадровую документацию на хранение, если в компании отсутствуют «условия для хранения документов». Насколько правомерны требования архивариусов?

Обратимся к законодательству. Кстати, совсем недавно оно обновилось: 27 октября вступил в силу Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Поэтому мы изучим ситуацию уже в контексте нового закона и не будем углубляться в дебри прежде действовавшей «нормативки».

Из 22-й статьи закона следует, что организации должны хранить бумаги по личному составу 75 лет, после чего передавать их на постоянное хранение государству. К тому же в организации непременно должны быть бухгалтерские документы за последние пять лет деятельности, как того требует статья 17 закона о бухучете (от 21.11.96 № 129-ФЗ). А Налоговый кодекс требует сохранять данные по бухучету и налогам в течение четырех лет (п.1 ст. 23). Но закон не обязывает сдавать документы в архив до истечения срока их временного хранения! Исключение составляют только ликвидирующиеся компании. «В остальных случаях организация обязана сама обеспечить сохранность документов, создав определенные условия для хранения», - подтвердили нам в комитете по делам архивов администрации губернатора Нижегородской области. И подсказали, что эти условия надо искать в инструкциях, утвержденных Росархивом, а за консультацией можно обратиться в местные архивные ведомства. Специалисты считают, что хранить документы в офисе несложно: «Держать бумаги можно и в обычном несгораемом шкафу с замком», - говорит заведующая архивным отделом администрации г. Березники Пермской области Фаина Шишкина.

Получается, что требования, предъявленные в письме, которое получила наша читательница, неправомерны. В беседе с корреспондентом «УНП» это признал и представитель ведомства, отправившего письмо, главный консультант Центрального объединенного архива Минэкономразвития Вадим Соколов: «Закон никого не обязывает передавать архивные документы досрочно на хранение государству. И мы тем более никого обязать не можем. Это дело порядочности организаций!» Дескать, рассылать письма, подобные тем, что получила Алла Гореева, чиновников побуждает исключительно забота о будущих пенсиях трудящихся. «Если фирма умрет "по-тихому" и не сдаст документы о персонале, работа в этой компании в стаж не войдет», - пояснил Вадим Владимирович.

Предположим, что некая организация, хотя и не собирается сворачивать деятельность, но не может или не хочет хранить документы в офисе. Закон № 125-ФЗ не запрещает прибегать к услугам специализированных архивных организаций. Но услуги эти отнюдь не бесплатны: и опись документов для постановки на госучет, и досрочная сдача в госархив обойдутся в кругленькую сумму. «Очень дорого» - так туманно говорили об этом чиновники региональных архивов. Государство-то хранит документацию бесплатно, но архивные ведомства напрямую с обычными коммерческими организациями, как правило, не работают, так что сдавать ваши бумаги все-таки будет архивное учреждение, с которым заключен договор. «Советуем сначала согласовать с нами архивную службу. Мы подскажем, кто должным образом обработает документы, чтобы их приняли на хранение без заминок», - предложил Вадим Соколов.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 69.23%
  • Да 15.38%
  • Нет 15.38%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль