Был чек, а стала бумажка

1420

Хочу поделиться с коллегами опытом решения проблемы, связанной с ПОДОТЧЕТНИКАМИ. Сразу скажу, что метод, придуманный нами, уже выдержал выездную налоговую проверку.

Итак, ситуация складывалась следующим образом. Наша организация через подотчетных лиц закупала запасные части, расходные материалы и прочие товары, необходимые для производственной деятельности. Причем большинство покупок делалось в розничной сети и за наличный расчет.

Соответственно к авансовому отчету наши работники, делавшие покупки, прилагали кассовый чек со всеми необходимыми реквизитами. Кроме того, если в чеках нет расшифровки, на что именно потрачены деньги, то прилагался еще и товарный чек. Отчеты утверждались руководством и передавались ко мне в бухгалтерию. Я их подшивала в папочку и убирала на хранение. То есть делали мы все строго по правилам.

Однако недавно мне потребовались сведения по одному из авансовых отчетов. И каково же было мое удивление, когда, открыв папку, я обнаружила, что некоторые кассовые ЧЕКИ ВЫЦВЕЛИ! Получалось, что к авансовым отчетам мы подшили не оправдательные документы, а белые листочки бумаги. И это произошло всего за один год. А ведь авансовые отчеты по правилам бухгалтерского учета положено хранить в течение пяти лет (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Выходило, что если к нам вдруг нагрянет проверка, то подтвердить правильность оформления операций с подотчетниками мы не сможем. И мы оказывались без вины виноватыми.

Пришлось искать выход из сложившейся ситуации. Первым делом я отобрала те отчеты, по которым кассовые чеки выцвели. Таковых, надо заметить, оказалось немало - 53 штуки. Потом среди них я отобрала те отчеты, к которым помимо кассового чека были приложены и другие оправдательные документы - товарные чеки, спецификации и т. п. Ведь на основании этих документов в случае спора можно будет доказать, что работник действительно потратил выданные ему под отчет деньги на те цели, которые указывал работодатель. Так, если товары, указанные в авансовом отчете, совпадали с товарами, указанными в товарном чеке, то говорить о неподтвержденности отчета уже нельзя. То же самое и по суммам: совпадение выданных, сданных и истраченных сумм подтверждает достоверность отчета.

В результате у меня осталось всего три отчета, где кассовые чеки превратились в чистый лист бумаги, а других подтверждающих документов не было. Но так как суммы по этим отчетам проходили небольшие (в пределах 100 рублей), то решено было все оставить как есть и в случае возникновения претензий со стороны налоговых органов заплатить штраф.

Но таким образом мы решили только половину проблемы. Ведь с течением времени чеки могут выцвести и на остальных авансовых отчетах. И тогда проверка может обернуться для нас уже не копеечными штрафами. Но как сохранить информацию на чеках, как уберечь их от выцветания?

Я разыскала организацию, занимающуюся продажей лент для кассовых аппаратов. Но там меня заверили, что никаких специальных правил хранения для лент ККМ нет. Тогда решено было ДЕЛАТЬ КОПИИ С ЧЕКОВ и прилагать их к авансовым отчетам. В таком случае даже если чек выцветет, то у нас останется его копия, в которой есть все необходимые реквизиты. На основании этой копии можно установить, сколько денег и на что именно было истрачено подотченым лицом.

Но практически сразу возник и другой вопрос - как при проверке подтвердить верность копии? Здесь мы решили действовать следующим образом. КОПИИ чеков мы ЗАВЕРЯЛИ САМОСТОЯТЕЛЬНО: просто писали на листке с копией чека: "Копия верна, с оригиналом сверено", ставили число, подпись руководителя и печать организации. Если же сумма покупки по чеку проходила внушительная, то верность копии подтверждали еще и подписью главного бухгалтера.

Недавно у нас прошла выездная проверка. Проверяли в том числе и НДФЛ. И, как я уже говорила, никаких претензий у инспектора такой порядок оформления авансовых отчетов не вызвал. Причем уже после получения решения по проверке мы спросили у инспектора, действительно ли достаточно того, что копии заверены нашей печатью, и не надо ли заверять их у нотариуса? И инспектор пояснил, что ходить к нотариусу не обязательно, ведь инспекция всегда может провести встречную проверку у предприятия торговли и найти копию нужного чека.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 48.15%
  • Да 25.93%
  • Нет 25.93%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль