Подотчетников - в ежовые рукавицы

465
В период относительного бухгалтерского затишья мы задали опытным главбухам вопрос: как раз и навсегда решить проблему подотчетных лиц? Ответы на них - в этой статье.

"Из-за безответственности подотчетных лиц суммы, выданные им в апреле, я в лучшем случае смогу закрыть только в июне! Сейчас занялась первичкой и обнаружила, что практически никто из подотчетников не сдал документы полностью", - пожаловалась корреспонденту "УНП" главбух пермского производственного объединения Эльвира Грязнова. А бухгалтер из Екатеринбурга посетовала: "Директор, он же владелец нашей фирмы, постоянно берет деньги из кассы, и мне приходится оформлять это как подотчетные суммы. А недавно налоговики при проверке сочли суммы, которые директор взял под отчет, его доходом и потребовали, чтобы я удержала с них НДФЛ. Конечно, теперь буду думать над какими-то правилами для работы с подотчетниками".

Заметим, что именно сейчас, когда сдана отчетность за первый квартал, у бухгалтера есть время для подобных раздумий. В период относительного бухгалтерского затишья мы задали опытным главбухам вопрос: как раз и навсегда решить проблему подотчетных лиц?

Главный бухгалтер столичного ООО "Татшина-центр" Наталья Зайнулина считает, что прежде всего должен быть выпущен приказ по организации, устанавливающий срок, на который деньги могут быть выданы под отчет. "У нас такой срок составляет 15 дней. Согласно порядку, установленному Центробанком*, по истечении этого срока получатель денег должен отчитаться в течение трех дней. Либо у него из зарплаты автоматически будет удержана подотчетная сумма. Так что мне ни за кем бегать не приходится", - не без гордости сказала Наталья Зайнулина.

В организации должно быть максимум три-четыре человека, которые имеют право получать подотчетные суммы, уверен главбух владимирской торговой фирмы Николай Полежаев. По его словам, бухгалтерия вообще должна стремиться вести большинство расчетов "по безналу". "Мы заключили договоры с поставщиками ГСМ, и теперь нашим водителям, чтобы заправиться, наличные не требуются. Если же речь идет о командировке, я всегда стараюсь сам договориться с администрацией гостиницы о заключении договора и безналичном расчете. Кстати, это гораздо удобнее и для возмещения НДС - я получаю все необходимые документы, где уже выделена сумма налога, и у налоговой по НДС вопросов не возникает", - заметил Николай Федорович.

Перед выдачей денег требуйте от подотчетного лица обоснование запрошенной им суммы - такой совет дала коллегам Раиса Смирнова, главный бухгалтер тверского филиала компании "ЮКОС". "Например, снабженец перед командировкой на выставку пишет: 11 мая планируем на выставке приобрести такое-то оборудование - и указывает ориентировочную стоимость товара. Соответственно сразу появляется определенность со сроками - снабженец должен отчитаться через три дня после выставки. Кроме того, бухгалтер будет представлять, какие документы требовать при отчете", - сказала Раиса Александровна.

А главный бухгалтер из Кургана Мария Солопий заметила, что предпочитает не выдавать деньги авансом, а компенсировать сотрудникам уже произведенные затраты. Правда, Мария Егоровна подчеркнула, что сотруднику, который может что-то приобрести, необходимо выдать долгосрочную доверенность, дающую право делать покупки от имени организации. "Допустим, водитель случайно увидел в магазине редкую запчасть и купил ее на свои деньги. Если у него не будет доверенности, он не сможет получить в магазине накладную, счет-фактуру и другие документы, которые позволят организации отнести стоимость запчасти на затраты", - предостерегла коллег Мария Солопий.

* - Утвержден письмом ЦБ РФ от 04.10.93 № 18.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Сколько суточных вы платите?

  • По лимитам 700 и 2500 рублей 77.78%
  • Выше лимитов 16.67%
  • Сумма зависит от должности 5.56%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью!
Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту!

Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт газеты «Учет. Налоги. Право» – это профессиональный ресурс для бухгалтеров.
Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, образцам форм и документов для учета и отчетности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль