Контролю видно все, ты так и знай

393
В прошлом выпуске рубрики "Работа" мы начали разговор о проблеме внутреннего контроля в организациях. Материя сложная, поэтому мы много рассуждали о том, как подготовить внедрение новой системы самопроверок и "разложили по полочкам" нормативные и теоретические условия для работы внутреннего контроля. Сегодня мы расскажем о том, как на практике создать структуру контроля и как предотвратить воровство внутри фирмы.

В прошлом выпуске рубрики "Работа" мы начали разговор о проблеме внутреннего контроля в организациях. Материя сложная, поэтому мы много рассуждали о том, как подготовить внедрение новой системы самопроверок и "разложили по полочкам" нормативные и теоретические условия для работы внутреннего контроля. Сегодня мы расскажем о том, как на практике создать структуру контроля и как предотвратить воровство внутри фирмы.

Обогащаем внутренний мир организации

Какой может быть организационная структура внутреннего контроля? Конечно, если предприятие крошечное, то достаточна простейшая система, организованная собственником и поддерживаемая только главбухом.

Но мы рассмотрим модель посложнее-структуру контролирующих органов для акционерных обществ, которую при желании можно трансформировать с учетом потребностей организации.

Речь пойдет о взаимодействии совета директоров и отдела (или департамента) внутреннего аудита. В составе совета директоров компании можно создать комитет по аудиту. Он будет постоянно анализировать систему внутреннего контроля, подготовки отчетности, контроля рисков. Комитет выступает в роли рефери между интересами организации и интересами топ-менеджеров. Так, за рубежом я не раз сталкивалась с тем, что система внутреннего контроля образно представляется как "тренога", которая обеспечивает устойчивость компании. Эта "тренога" выглядит так: совет директоров с комитетом по аудиту, менеджмент со службой внутреннего аудита и внешний аудитор.

Как же работает комитет по аудиту? Он действует на основании устава, утвержденного советом директоров. В уставе указывается состав комитета, полномочия и обязанности, а также способ регулярной отчетности совету директоров. В комитет по аудиту должны входить по крайней мере три члена совета директоров, которые не являются менеджерами старшего звена. Как минимум один член комитета должен иметь профессиональный опыт в бухучете или аудите.

Комитет утверждает план аудита, получает отчеты о деятельности и краткое изложение рекомендаций внутреннего аудитора и планы менеджмента по их осуществлению. Комитет может запросить доступ к любым данным или записям и заказать проведение расследования.

Что отслеживает комитет? Функционирование системы внутреннего контроля; деятельность отдела внутреннего аудита; области риска в операциях компании, которые в текущем году необходимо подвергнуть внутреннему и внешнему аудиту; достоверность и точность финансовой информации; недостатки в бухучете или внутреннем аудите; соблюдение в компании норм законодательства и внутренних правил и положений организации.

Комитет по аудиту рекомендует совету директоров кандидатуру внешнего аудитора, определяет и проверяет условия его найма. Внешний аудитор представляет комитету план работы, свои заключения и рекомендации.

А что же при этом остается отделу внутреннего аудита? Он не устанавливает политику внутреннего контроля организации, однако реагирует и уведомляет совет директоров или комитет по аудиту о принятии в организации решений, которые противоречат законодательству или существующим в организации методикам и процедурам.

Основные функции отдела внутреннего аудита заключаются в многогранной оценке деятельности предприятия. Это в первую очередь надежность системы бухучета, финансовых отчетов. Плюс оценка качества работы менеджмента в подходе к экономическим рискам и контролю.

У бухгалтерии-особая миссия

Но как быть, если предприятие не настолько большое, чтобы тратиться на внутренних аудиторов? Прежде всего сосредоточиться на внутреннем контроле в бухгалтерии и финансовом отделе.

Чтобы организовать контроль на уровне бухучета, потребуется разработать несколько регламентов.

Начнем с Положения о материальной ответственности. В нем надо указать перечень должностей материально ответственных лиц, виды и пределы ответственности, контрольные процедуры по сохранности имущества и денег.

Положение о документообороте, в том числе и электронном. Это порядок создания первичных документов и форм отчетности, порядок проверки, обработки и передачи в архив с указанием сроков оформления, представления и хранения документов. Надо определить порядок подписи документов (кто что уполномочен санкционировать) с приложением удостоверенных образцов подписей.

Положение о контроле компьютерной обработки данных бухгалтерского, управленческого и налогового учета. В этом документе укажите, как контролируется ввод данных, у кого из сотрудников какой доступ к программам, файлам и истекшим учетным периодам, а также другие меры защиты информации.

Необходимо разработать положения о персонале и требования к квалификации работников бухгалтерии и финансовой службы и порядке найма на работу.

Конечно, любая организация разрабатывает учетную политику в соответствии с ПБУ 1/98, а также учетную политику в целях налогообложения. Необходимо постоянно следить, соблюдаются ли положения учетных политик на практике в бухгалтерии. Кроме того, надо проверять, применяются ли те стандарты учета материалов, основных средств, расходов на производство и других областей учета, которые разработаны и приняты в организации, или же бухгалтер отошел от этих правил.

И конечно же, надо разработать процедуры сверки регистров учета и контроля записей в бухучете - их полноты, точности, реальности, санкционирования, периодизации и классификации.

Ну и финальный аккорд - регламент контроля управленческой, налоговой, финансовой отчетности. Главная цель этих проверок-оценить надежность и достоверность отчетности.

Перекрываем кислород воровству

Сколько бы мы ни рассуждали о всеобъемлющем внутреннем контроле, одна из главных проблем в любой российской организации-это воровство. Именно его надо искоренить прежде всего.

Основные каналы хищения денег, материалов и других активов можно условно разделить на прямые и косвенные. Каналы прямых хищений-это те, которыми могут воспользоваться все работники-от руководителей до подсобных рабочих. Это, например, воровство товаров и продукции в связи с отсутствием контроля производства, выпуска и хранения товаров. В строительстве за счет завышения смет или ухудшения качества работ растаскиваются материалы. Если в организации нет норм и нормативов расходов материалов, то их крадут и списывают на расходы. При больших наличных оборотах благоденствует воровство наличности. А в организациях, где расход материалов, продукции или товара показывается с помощью измерительных приборов, процветает их "усовершенствование". К примеру, перенастроил топливо-раздаточную колонку при торговле ГСМ-и подставляй карман для денег.

Что сделать, чтобы закрыть прямые каналы хищения?

Мы уже говорили о важном документе-Положении о материальной ответственности. Напомним еще раз: в нем надо четко указать, какой сотрудник и в каком объеме отвечает своим кровным рублем за деньги, материалы, продукцию и товары.

Необходимо проводить не только плановые, но и внезапные инвентаризации. Причем особое внимание уделить "привлекательному" имуществу. Где-то таким имуществом будет дорогой компьютер, а где-то и банальный спирт.

Конечно, хорошо бы брать на должности кассира или кладовщика только кристально честных людей, но будем реалистами. Все-таки правильнее строить внутренний контроль не на 200-процентном доверии к каждому работнику, а на разделении функций персонала. То есть необходимо разграничить всю работу по хранению, учету, распоряжению имуществом между разными людьми и закрепить такое разделение в должностных инструкциях и организационной структуре предприятия.

Важный вопрос-охрана и пропускной режим. Их надо ввести для касс, складов, стройплощадок, производственных территорий и помещений, где хранятся ценности предприятия.

Что касается производства, то не грех позаимствовать из социалистического прошлого нормы, нормативы и лимиты по выпуску продукции или производству работ. Даже на малом предприятии введение нормативов поможет четко отследить работу производственных мощностей, а уж на большом производстве нормы и лимиты - это жизненная необходимость.

Ну и последний нюанс-измерительные приборы. Доступ к ним должен быть строго ограничен, а показания "счетчиков" надо держать под неусыпным контролем.

Намного сложнее бороться с косвенными хищениями, поскольку ими грешат руководители и специалисты, имеющие право распоряжения активами и санкционирования операций. К таким хищениям относятся, например, договоры на услуги, которые фактически не предоставляются; договоры аренды по заниженным ставкам для "своих" арендаторов; необоснованные или незаконные скидки на товары, работы и услуги, дисконты по ценным бумагам. Или, наоборот, при заключении договоров на работы и услуги сторонних организаций предъявляются завышенные цены. Это лишь верхушка айсберга изощренных способов. К примеру, нередко случается, что продукция продается заведомо недобросовестному покупателю, с тем чтобы вывести активы, списать дебиторскую задолженность без законных оснований.

Как перекрыть косвенные каналы хищений? Конечно, "пропускным режимом" и "доступом к счетчикам" тут не обойдешься. Но не стоит брезговать как минимум двумя методами борьбы.

Во-первых, не сочтите за назойливость, но опять вернемся к "нормотворчеству". Именно в должностных инструкциях целесообразно определить права, ответственность и контрольные функции руководителей и специалистов, в распоряжении которых находятся ресурсы организации, именно в нормативных документах организации надо задать правила ограничения доступа к активам.

Во-вторых, необходим контроль за ценовой политикой в договорах закупок и продаж. Данные о договорных ценах и обязательствах необходимо постоянно отслеживать и систематизировать. Тогда любое "отклонение от нормы", принятой в организации, сразу же бросится в глаза внутреннему ревизору и заставит обратить пристальное внимание на причины и следствия необычной сделки.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 42.11%
  • Да 31.58%
  • Нет 26.32%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль