Все пропало!

589
Как быть, если бухгалтерские документы пропали? Конечно, такое не часто случается, и такой проблемы врагу не пожелаешь, но тем не менее лучше быть готовым заранее к такой ситуации. А главное - знать, в каких случаях как поступать и как максимально обезопасить себя от дополнительных проблем и штрафов. Ведь за пропавшие документы вполне можно поплатиться штрафом в размере от 5 до 15 тыс. рублей. Дело в том, что именно такую санкцию устанавливает Налоговый кодекс за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Грубым нарушением считается отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или иных бухгалтерских документов. Размер штрафа будет зависеть от количества налоговых периодов, за которые нет документов.Оштрафовать налоговики могут и за то, что организация не представит по их требованию тот или иной документ, необходимый для проведения проверки. Налоговым кодексом за такой проступок предусмотрена ответственность - 50 рублей за каждый непредставленный документ.С чего начать, чтобы максимально уменьшить размер грозящих санкций со стороны налоговиков? Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином СССР 29.07.83 под № 105, устанавливает, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель должен назначить приказом комиссию по расследованию этого факта. А как быть с документами?

Как быть, если бухгалтерские документы пропали? Конечно, такое не часто случается, и такой проблемы врагу не пожелаешь, но тем не менее лучше быть готовым заранее к такой ситуации. А главное - знать, в каких случаях как поступать и как максимально обезопасить себя от дополнительных проблем и штрафов. Ведь за пропавшие документы вполне можно поплатиться штрафом в размере от 5 до 15 тыс. рублей. Дело в том, что именно такую санкцию устанавливает Налоговый кодекс за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Грубым нарушением считается отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или иных бухгалтерских документов. Размер штрафа будет зависеть от количества налоговых периодов, за которые нет документов.

Оштрафовать налоговики могут и за то, что организация не представит по их требованию тот или иной документ, необходимый для проведения проверки. Налоговым кодексом за такой проступок предусмотрена ответственность - 50 рублей за каждый непредставленный документ.

С чего начать, чтобы максимально уменьшить размер грозящих санкций со стороны налоговиков? Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином СССР 29.07.83 под № 105, устанавливает, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель должен назначить приказом комиссию по расследованию этого факта. А как быть с документами?

Восстановить!

Что бы ни произошло с документами, в любом случае нужно постараться как можно быстрее их восстановить. Сделать это нужно хотя бы потому, что если нагрянет налоговая проверка, то при отсутствии документов налоговики просто посчитают причитающиеся суммы налогов по аналогии с другими организациями. Такой принцип предусмотрен статьей 31 НК РФ.

В первую очередь нужно попытаться вернуть к жизни первичку, на основе которой необходимо будет составлять ближайшую бухгалтерскую и налоговую отчетность. Как это можно сделать? С банковскими документами затруднений возникнуть не должно. Достаточно обратиться в свой банк и попросить выдать копии платежных и расчетных документов по операциям на счетах организации. У контрагентов можно попросить копии счетов-фактур и иных документов, подтверждающих те или иные факты деятельности предприятия.

Кроме того, чтобы при проверке налоговики не заподозрили организацию в умышленном уничтожении документов, обязательно нужно обзавестись оправдательными документами. А так как документы могут безвременно кануть в Лету по нескольким причинам, то и оправдательные документы будут разными.

Сгорело-утонуло

Всем понятно, что за стихийные бедствия бухгалтер нести ответственность не может и хранить абсолютно все документы в несгораемом и непотопляемом сейфе просто невозможно из-за их количества. Однако в здании организации может случиться пожар, и документы могут сгореть. Или соседи сверху могут устроить небольшой потоп, и документы попросту будут приведены в полную негодность.

В таких случаях нужно получить справку, которая будет подтверждать, что документы действительно пострадали в результате пожара или затопления. Как быть, если документы сгорели, мы уже рассказывали*, но на всякий случай напомним. Справку о пожаре можно получить в районном управлении Госпожарнадзора. Если же документы пострадали в результате потопа, то достаточно будет заручиться актом, который составляется специальной комиссией. Нужно обратить внимание на то, что в справке должен быть указан перечень пострадавших документов или к ней прилагаться их опись.

Украли

Кроме утери документации во время пожара или затопления расстаться с единственными "свидетелями" учета можно и по вине злоумышленников. Документы могут попросту украсть непосредственно из организации или у бухгалтера. Нередки случаи банального грабежа на улице или в общественном транспорте. В лучшем случае вор подбросит документы в организацию или потребует выкуп, но может и просто выкинуть "бесполезные" бумажки в ближайшую урну. В любом случае рассчитывать на сознательность воришки не стоит, и в первую очередь надо обратиться в ближайшее отделение милиции и написать заявление о краже. После этого попросить сотрудников милиции выдать справку, подтверждающую факт кражи, в которой должны быть указаны все документы, которые были украдены.

Пропажа

Есть еще возможность случайной утери документов, когда вроде сам не виноват, а винить, кроме себя, больше некого. Документы могут случайно остаться на сиденье такси или общественного транспорта. Или может сломаться компьютер, на жестком диске которого находится бухгалтерская база. Получить справку в этих случаях будет негде. Но попытаться вернуть пропажу все-таки стоит. Если документы забыты в транспорте, то для начала можно обратиться в бюро находок, которое есть и в Московском метрополитене, и в трамвайных депо, и в автобусных парках. Искать таксиста, который увез документы, можно только посредством объявлений.

С компьютером, с одной стороны, все гораздо проще, а с другой - сложнее. Есть специальные фирмы, которые за определенную плату (как минимум за 3 тыс. рублей) попробуют достать информацию с "мертвого" диска. Но не всегда это возможно. Поэтому лучше как можно более часто обновлять архивы бухгалтерского учета и распечатывать документы.

А что скажет налоговая?

"Как быть бухгалтеру, если все пропало? Сидеть и восстанавливать отчетность!" - сказали нам в юридическом отделе УМНС России по г. Москве. Однако справкой о пропаже документов запастись стоит сразу. Хотя, по словам юристов управления, пригодиться она может лишь во время проведения проверки в организации. Проверяющие вполне могут посочувствовать и освободить организацию от уплаты штрафов за утраченные документы. Больше всего шансов избежать санкций со стороны налоговых органов в случаях, если документы были утрачены в результате стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств.

Если документы пропали непосредственно перед сдачей отчетности, то в налоговую инспекцию можно обратиться с просьбой не приостанавливать операции по счетам организации. "Если организация не сдает декларацию, то инспекция через две недели выносит решение о приостановлении операций по счетам. Но ведь выше головы не прыгнешь, и за один день не восстановишь, поэтому инспектор вполне может пойти навстречу", - сказали юристы столичного УМНС России. Однако, по их мнению, такая пропажа накануне сдачи отчетности дает повод задуматься о добросовестности налогоплательщика.

Единственный случай, когда налоговики даже слушать не будут о переносе сроков и об освобождении от штрафов, - это невнимательность бухгалтера. И попытки сказать "не виноватая я, компьютер сломался" или "я случайно забыла документы в метро" скорее всего ничем не помогут.

В любом случае решать "казнить или миловать" будет руководитель налоговой инспекции на свое собственное усмотрение с учетом закона.

* - См. "УНП" № 29, 2002, стр. 7 вкладки, статью "Пожар в бухгалтерии!".

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 50%
  • Да 23.08%
  • Нет 26.92%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль