Хранить вечно?

827
Работодатель должен документировать практически каждое свое действие. Так, документ нужен и при приеме на работу, и при переводе, и при увольнении, и при согласовании действий с профсоюзом, и во многих других случаях. Однако в большинстве случаев вопросы о том, как долго работодатель должен хранить всю эту документацию, Трудовой кодекс обходит стороной.

"Вековые" книжки

Сразу заметим, что для некоторых документов Трудовой кодекс все же установил сроки хранения. Именно с них мы и начнем.

Первый документ, в отношении которого Трудовой кодекс вводит нормы хранения, - трудовые книжки работников. Правда, в статье 66 ТК РФ этот срок установлен не прямо, там сделана ссылка на правительственный документ. А вот уже в постановлении Правительства РФ от 16.04.03 № 225 установлены конкретные сроки хранения трудовых книжек.

Очевидно, что трудовая книжка должна храниться у работодателя все время, пока сотрудник у него работает. При прекращении трудового договора книжка обязательно выдается работнику (ст. 62 ТК РФ). Но даже если уволившийся (или уволенный) работник не забирает свою трудовую книжку, работодатель обязан ее хранить.

В первые два года книжка хранится в кадровой службе, причем отдельно от других трудовых книжек. По прошествии двух лет "забытые" книжки положено передать в архив организации и хранить их там еще 50 лет. И только через полвека такой документ можно выбросить. Точнее, уничтожить "в установленном порядке", то есть комиссией с обязательным составлением акта.

Акты о несчастье

Вторая категория документов, для которой Трудовой кодекс устанавливает сроки хранения, - это акты о несчастных случаях на производстве. Напомним, что если во время работы с сотрудником случается несчастье, то работодатель должен организовать расследование происшествия. Результаты расследования оформляются актом о несчастном случае на производстве, который работодатель обязан хранить в течение 45 лет.

Точно такой же срок установлен статьей 230 кодекса и для хранения актов расследования несчастных случаев, не связанных с производством*.

Остальные - по перечню

В отношении же остальных документов Трудовой кодекс не устанавливает никаких временных рамок для хранения. Поэтому остается неясным - в течение какого срока работодатель должен хранить приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, наложении взыскания и т. п.

Нет, не значит. Дело в том, что сроки хранения таких документов все же установлены. Сделано это Росархивом еще в 2000 году. Именно тогда был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения (утв. 06.10.2000). Именно в нем детально прописано, сколько времени какой документ необходимо хранить в архиве организации. Причем этот перечень распространяется на все организации независимо от их ведомственной принадлежности.

Таким образом, ни одна организация не имеет права хранить тот или иной документ меньше срока, установленного в перечне. За нарушение этого порядка руководитель организации вполне может заплатить штраф в размере до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ.

Так что же и как долго надо хранить, чтобы избежать штрафа? Обо всем по порядку.

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет.

Три четверти века положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка положено хранить даже после замены их новыми. Срок хранения - 1 год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Другие правила и инструкции, разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Столько же положено хранить проекты таких документов, в том числе и тех, которые направлялись на согласование в профсоюз. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Таким образом, практически для каждого кадрового документа перечень установил свой срок хранения. Подробная таблица хранения таких документов приведена на стр. 14 этого номера "УНП"

* - Подробнее о расследовании и оформлении несчастных случаев, происшедших в организации, см. "Несчастный случай", "УНП" № 9, 2003, стр. 12, "Следствие ведет работодатель", "УНП" № 10, 2003, стр. 12 и "Расследовал - оформи", "УНП" № 12, 2003, стр. 12.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 48.15%
  • Да 25.93%
  • Нет 25.93%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль