Как обуздать круговорот документов?

851
Как обустроить свою бухгалтерскую жизнь так, чтобы не погрязнуть в бумагах и не запутаться в тоннах мелких, но важных записей и первичных документов? Первостепенная задача для решения этой проблемы - правильно организовать документооборот. А вот что значит "правильно"? Каждый бухгалтер организует работу "под себя", но есть ли какие-то общие принципы, правила, секреты систематизации документов, которые пригодятся любому бухгалтеру? Корреспондент "УНП" провел на эту тему небольшое исследование.

Как обустроить свою бухгалтерскую жизнь так, чтобы не погрязнуть в бумагах и не запутаться в тоннах мелких, но важных записей и первичных документов? Первостепенная задача для решения этой проблемы - правильно организовать документооборот. А вот что значит "правильно"? Каждый бухгалтер организует работу "под себя", но есть ли какие-то общие принципы, правила, секреты систематизации документов, которые пригодятся любому бухгалтеру? Корреспондент "УНП" провел на эту тему небольшое исследование.

Для начала мы решили изучить нормативную базу, надеясь, что в ней должны быть определенные требования к документообороту. Надежды были напрасными. Есть весьма древнее, но не отмененное Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР еще 29.07.83 под № 105. Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов, а также порядок их хранения. В нем даже есть отдельный раздел "Порядок организации документооборота", однако ясности он не внес.

Согласно Положению, бухгалтер должен сам организовать документооборот. Для этого нужно составить график (в виде схемы или перечня работ) по созданию, проверке и обработке документов по каждому подразделению предприятия, в котором указать всех исполнителей и сроки сдачи документов. Кроме того, "первичка" должна быть переплетена и храниться в хронологическом порядке.

Однако выполняют ли бухгалтеры директиву Минфина и составляют ли такой график? К тому же упомянутое Положение оставляет без ответа насущные вопросы: по какому принципу сортировать документы, на какой период заводить папки? Эти вопросы мы задали бухгалтерам, и вот что выяснилось.

Что касается графика, то некоторые наши собеседники признавались, что в глаза его не видели, не составляли и впредь не собираются. Однако у разработанного в Минфине Положения нашлось и немало поклонников. Например, Лариса Сереброва считает, что без графика документооборота в организации был бы настоящий бедлам: "В бухучете каждая хозяйственная операция должна быть вовремя оформлена, а если подразделения не будут в срок сдавать первичные документы в бухгалтерию, то наступит кавардак. Когда есть график документооборота и с ним под роспись ознакомлены сотрудники, то все будет работать как часы. А если графика нет, то каждый будет открещиваться и говорить, что заботы бухгалтерии его не касаются".

Как показал опрос, в жизни бухгалтеры применяют две системы документооборота - в зависимости от вида деятельности и величины организации, объемов производства или продаж, количества контрагентов.

Лучше всего эти две системы обрисовала Ольга Грязнова, московский бухгалтер с большим стажем.

Схема первая - когда к каждому платежному документу подшиваются все остальные документы. Например, есть платежка на приобретение товара, к ней прикрепляются счета, накладные, доверенности. "Как правило, - говорит Ольга Александровна, - такие папки заводятся на один месяц или квартал и по его истечении закрываются". По конкретной операции легко можно отследить все "движения", однако такая система удобна только для очень маленьких фирмочек с мизерным количеством операций.

Когда через бухгалтера проходит много контрагентов и сделок, то проще и удобнее применять второй способ - вести документооборот по конкретным подразделам. Банковские документы отдельно, зарплата отдельно, накладные отдельно плюс папка для счетов и т. д. "Лично мне второй способ кажется более удобным, - заметила Ольга Александровна, - я просто провожу операцию только после получения всех документов, и если какой то бумажки не хватает, то это сразу видно по зависшей сумме".

Поделилась Ольга Грязнова и своим профессиональным секретом по обузданию бумажных потоков. Для документов по работе с крупными и постоянными контрагентами она заводит отдельную папку, потому что так проще проводить выверки по операциям.

Учитывать данные о работниках бухгалтеру, который параллельно занимается и кадровой работой, проще в хронологическом порядке, начиная с даты приема на работу. Но при этом все расчетно-платежные документы по зарплате сотрудников подшиваются в кассовой папке и отдельно ведется папка по НДФЛ. "Зарплатные документы я подшиваю в кассовую папку, но можно и отдельно, просто мне так удобнее", - говорит Марина Топилкина, бухгалтер из Лыткарина. И добавляет: "Но вот по единому социальному налогу и по налогу на доходы физических лиц у меня отдельные папки".

Главбух из Москвы Наталья Дикова уверена: "Чем больше детализации, тем проще потом разбираться в документах". Она считает, что бумаги нужно сортировать по папкам по счетам бухучета: 50, 51, 71, 70, 60, 62, 76 и т. д. Для облегчения поиска документов Наталья посоветовала не лениться и нумеровать странички и составлять опись по каждой папке.

Отдельный вопрос бухгалтерского документооборота - ведение книг покупок и продаж. Здесь многое зависит от того, в каком виде вы ведете книги - в электронном или на бумаге. "Книга же нужна, чтобы расшифровать декларацию, у меня она в электронном виде, и я себе делаю поквартальные закладочки", - говорит Ольга Грязнова.

Тем, кто заводит книгу на бумаге, целесообразнее вести ее, пока не закончится. "Я книгу покупок завожу ровно на год, - поделилась Ирина Серикова, еще один московский бухгалтер, - у нас небольшие обороты, и мне так удобнее". А как быть, если книга закончится в середине налогового периода? Заводить новую? Опытные бухгалтеры считают, что этого делать не надо: "Можете смело подклеить несколько листов. Я всегда так делаю", - поделилась советом Лариса Сереброва.

А на какой период заводятся другие папки? Четкого ответа на этот вопрос наши респонденты не дали: "Главное, чтобы работать было удобно". Некоторые "талмуды" делаются на один месяц, а некоторые на год. "Лично мне удобно заводить папку "Касса" на год, у нас через кассу только зарплата выплачивается, с контрагентами мы всегда рассчитываемся безналично. Но зато банковской папки мне хватает ровно на квартал", - поделилась Ксения Большова из города Железнодорожного.

Отдельная "песня", по мнению бухгалтеров, - это кадровые документы. В архив передаются данные только по давно уволившимся сотрудникам, а по работающим бумаги должны быть под рукой. Кроме того, проблемы с кадровыми документами связаны и с их хранением: "Они должны храниться не менее 75 лет", - вздыхает Татьяна Ковальчук из Москвы (подробнее о проблеме хранения документов по кадрам читайте на стр. 12 федерального номера газеты).

Кстати, о сроках хранения бумаг. Нелишне будет заострить внимание на одном нюансе*. Организация может переносить свои убытки на будущие налоговые периоды по налогу на прибыль, но, по мнению налоговиков, до тех пор, пока не списан весь убыток, нужно хранить все подтверждающие документы (и первичные, и отчеты) **.

Начинающему счетоводу, принимающему в организации дела у уволившегося бухгалтера, опытные "старшие товарищи" советуют поначалу безоговорочно принять систематизацию документов, созданную его предшественником. "Только изучив как следует уже имеющийся документооборот, новичок сможет понять плюсы и минусы и либо подстроить систему под себя, либо создать принципиально новую. Вдруг у него появятся такие гениальные идеи, что никакому Минфину и не снились?" - шутливо подвела итог разговору с корреспондентом "УНП" бухгалтер Оксана Москаленко.

* - Общие правила хранения различных документов мы подробно рассматривали в материале "Что имеем - не храним, потерявши - плачем" ("УНП" № 11, 2002, стр. 7 московской вкладки).

** - Подробнее об этом см. "Горячую линию" на стр. 6 этого номера "УНП".

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 6.25%
  • Да, но мы все равно отвечаем 50%
  • Нет 43.75%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль