На всякий пожарный случай

440
Как быть, если документы утеряны или уничтожены? Эта неприятность может никогда и не случиться... А может произойти в любую минуту. Ведь недаром в России столь популярна поговорка "Знал бы, где упасть, - соломки подстелил бы". Вот и займемся определением потенциальных мест падения. А уж "соломки"-то у нас предостаточно. Главное в таких случаях - не паниковать, а четко представлять себе свои действия в форс-мажорных ситуациях.

Итак, начнем по порядку. Организация вдруг потеряла документы - "первичку", учетные регистры, бухгалтерскую или налоговую отчетность... Ситуация, прямо скажем, вовсе не фантастическая. Причины? Пожар, например, прорыв канализации - да мало ли что может случиться! В конце концов рассеянный бухгалтер может забыть папку с важными бумагами в такси. Дело в общем-то житейское, однако, когда речь идет о бухгалтерских документах, серьезные последствия практически неизбежны.

Как известно, в соответствии со статьей 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. Но, допустим, несчастье (тьфу-тьфу, конечно) случилось, и необходимо четко представлять себе дальнейшие наши действия.

Что делать в первую очередь?

Для начала вспомним правила документооборота. В случае утери или уничтожения документов нам придется руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.83 № 105. В соответствии с пунктом 6.8 этого Положения руководитель организации должен немедленно назначить комиссию по расследованию причин происшествия и по выявлению виновных лиц. Комиссия обязана затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота (кстати, проверьте, есть ли таковой в вашей организации) являются ответственными за хранение отсутствующих документов. Далее по результатам своей работы комиссия оформляет акт, который утверждает руководитель организации.

В случае пропажи (кражи) документов для выяснения всех обстоятельств дела могут быть привлечены следственные органы.

А вот если бумаги охватывает пламя - звоните "01". Пожарные не только справятся со стихией, но и составят свой собственный акт, в котором укажут список погибшего имущества, в том числе и документов. Для последующих "переговоров" с налоговой инспекцией необходимо еще получить справку из регионального отдела государственного пожарного надзора. Иначе доказать факт утраты документа при пожаре будет необычайно трудно.

Восставшие из пепла...

После происшествия придется документы восстанавливать, по крайней мере те из них, которые можно восстановить.

Для этого необходимо обратиться:

- к контрагентам за заверенными копиями договоров, счетов, накладных, актов, других первичных документов, а также счетов-фактур;
- в банк с запросом о предоставлении копий банковских документов и выписок со счетов организации;
- в налоговую инспекцию, где имеется информация об уплате налогов и сборов и хранится сданная организацией отчетность.

Однако нужно быть готовыми к тому, что восстановить все документы, особенно если они содержали информацию за последние несколько лет, практически невозможно.

Последствия

Какие могут быть последствия для организации в случае потери документов? В Налоговом кодексе к этому случаю подходит сразу три статьи - 120, 122 и 126.

Статья 120 признает отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Размер штрафа за такое деяние зависит от того, к одному или нескольким налоговым периодам относятся сгоревшие или потерянные документы. В первом случае это 5 тыс. рублей, во втором - 15 тыс. Если же налоговые органы докажут, что "проступок" повлек за собой занижение налоговой базы, то вместо указанного штрафа взыщут 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. рублей.

Подходит под этот случай и статья 122 кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налога из-за занижения налоговой базы или иного неправильного исчисления налога. А так как организация не может подтвердить расходы документально, получается, что налоговая база занижена.

Кроме того, в соответствии со статьей 126 НК РФ в случае непредставления налоговому органу затребованных документов на нарушителя налагается штраф в размере 50 рублей за каждый такой документ. Понятно, что представить сгоревшие документы, равно как и безвозвратно утерянные, невозможно.

Но не все так плохо. Как правило, вины организации в том, что документы сгорели, нет. Поэтому в каждом конкретном случае к "погорельцам" в налоговой инспекции подходят индивидуально. Если организации нанесен ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, ей может быть предоставлена на срок от одного до шести месяцев отсрочка или рассрочка по уплате одного или нескольких налогов. На это указано в статье 64 НК РФ. Причем на сумму задолженности в этом случае проценты не начисляются.

Повторимся - обязательно необходима справка о пожаре, коммунальной аварии и акт, который составлен пожарными или представителями соответствующих служб на месте происшествия. Эти документы нужно представить своему налоговому инспектору. Причем сразу после пожара, а не при очередной проверке. Налоговый инспектор проверит подлинность документов. Если подозрений в умышленном поджоге нет, то организацию не штрафуют.

Что касается потери документов, то такая причина отсутствия документов может быть признана неуважительной. Но сразу штрафовать не будут, а дадут время на восстановление учета. В дальнейшем при проведении проверки налоговые органы на основании вышеупомянутой статьи 126 НК РФ имеют полное право оштрафовать организацию на 50 рублей за каждый документ, который мог быть восстановлен, но реально отсутствует.

Если какие-то первичные документы восстановить нельзя, то расходы, произведенные на их основании, в целях налогообложения не учитываются. Также не подлежит вычету и сумма НДС при отсутствии (невозможности восстановить) счета-фактуры. В таком случае организация будет вынуждена сдать уточненные расчеты и доплатить необходимые суммы налогов.

Для сведения

Нельзя привлечь к ответственности одновременно по статьям 120 и 122 НК РФ налогоплательщика за одни и те же действия. Такую позицию высказал Конституционный суд в определении от 18.01.01 № 6-О. Мотивировал он свою точку зрения тем, что составы налоговых правонарушений по указанным статьям кодекса недостаточно разграничены. Поэтому положения пунктов 1 и 3 статьи 120 и пункта 1 статьи 122 Налогового кодекса не должны применяться одновременно за совершение действий (бездействия), повлекших за собой занижение налогооблагаемой базы и как результат неуплату налогов и сборов.

Вместе с тем это не исключает возможности их применения в отдельности судом на основе оценки фактических обстоятельств конкретного дела.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль