Проездные билеты для работников

8182
Оплаченные проездные билеты нужно разделять на те, что приобретены для работников, чья работа носит разъездной характер, и на те, что приобретены для других сотрудников. Именно от этого фактора будет зависеть и бухгалтерский учет, и налогообложение расходов на покупку проездных. Кроме того, налогообложение будет зависеть еще и от правильности оформления первичных документов.

Бухгалтерский учет

Во-первых, предприятия приобретают проездные билеты для тех сотрудников, которые при выполнении своих трудовых обязанностей вынуждены часто совершать поездки на городском транспорте. Речь идет о курьерах, экспедиторах, менеджерах и т. д. Перечень таких сотрудников должен быть утвержден приказом руководителя предприятия.

В бухгалтерском учете затраты на приобретение проездных билетов относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Поэтому они отражаются по дебету счетов учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"). На каком счете такие расходы учитываются по кредиту, зависит от способа приобретения проездных билетов.

Если билеты покупают сами сотрудники за счет средств, которые им выдаются под отчет, по кредиту с дебетом счетов учета затрат корреспондируется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если же проездные билеты организация приобретает сама, а потом по ведомости они выдаются работникам, по кредиту с дебетом счетов учета затрат корреспондируется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Во-вторых, организация может приобретать проездные билеты для сотрудников, выполнение трудовых обязанностей которых не связано с поездками по городу и они не указаны в списке работников с разъездным характером работы. В этом случае затраты на покупку проездного следует относить на внереализационные расходы (п. 12 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Пример.

Организация по безналичному расчету приобрела для своих сотрудников 15 проездных билетов стоимостью 500 руб. каждый. 14 из них были выданы курьерам. Их работа связана с разъездами по городу, что предусмотрено должностными инструкциями и приказом руководителя предприятия. Один проездной билет был выдан кладовщику, которого нет в списке сотрудников с разъездным характером работы.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 76 - 7500 руб. - оприходованы проездные билеты в кассу организации;
Дебет 76 Кредит 51 - 7500 руб. - оплачены проездные билеты;
Дебет 73 Кредит 50 субсчет "Денежные документы" - 7500 руб. - выданы работникам проездные билеты;
Дебет 26 Кредит 73 - 7000 руб. (14 шт. x 500 руб.) - списана стоимость проездных билетов, выданных курьерам;
Дебет 91 Кредит 73 - 500 руб. (7500 - 7000) - списана стоимость проездного билета, выданного кладовщику.

Налоговый учет

Для целей налогового учета расходов на проездные значение имеет не только характер работы сотрудников, но и условия трудового контракта.

Когда в трудовых контрактах с работниками предусмотрена компенсация им стоимости проезда, проблем с принятием для целей налогообложения расходов на приобретение проездных билетов не возникает. Причина тому - пункт 24 статьи 255 НК РФ. В нем сказано, что в расчет налога на прибыль включаются все расходы, которые работник получает от организации, если они предусмотрены трудовым контрактом или коллективным договором. Аналогичная норма закреплена и в пункте 26 статьи 270 НК РФ.

Таким образом, если в договоре, заключенном с работником, оговорено, что ему будут оплачивать проезд, затраты на покупку проездного билета для него можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме.

Как быть, если необходимое условие в трудовом контракте не предусмотрено? Тогда уже будет важен характер работы сотрудника, которому оплачивается проездной. Дело в том, что Налоговый кодекс запрещает учитывать расходы на проезд работников именно до места работы и обратно, если оплата проезда не предусмотрена трудовым договором (п. 26 ст. 270 НК РФ). Если же работа сотрудника носит разъездной характер, то расходы на проездной для него можно списать на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 253 как расходы, связанные с производством и реализацией. Для этого их нужно обосновать и документально подтвердить (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Сделать это можно при наличии документов, подтверждающих, что проездные покупаются именно для тех сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами. Такими документами могут быть: список должностей сотрудников с разъездным характером работы, должностная инструкция, распоряжение руководителя предприятия о перечне организаций, в которые могут направляться сотрудники, и т. д. (письмо УМНС России по г. Москве от 11.04.01 № 03-12/17001).

Добавим, что и при учете расходов на проездные по статье 253, и при их учете по статье 255 кодекса в качестве документов, подтверждающих расходы, в организации нужно сохранять и сами проездные билеты (естественно, по окончании месяца, на который они приобретались).

Налог на доходы физических лиц

Трудовой кодекс не требует от работодателя оплачивать проезд работника. А значит, в общем случае со стоимости купленных проездных билетов нужно удерживать налог на доходы физических лиц. Ведь не подлежат налогообложению только те виды компенсационных выплат (связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей), которые установлены законодательством РФ, в том числе и трудовым (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако стоимость проездных билетов может не облагаться налогом на доходы физических лиц. Для этого у организации должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату проезда (билеты), и разъездные ведомости маршрутов следования сотрудников (письмо Управления МНС России по г. Москве от 16.04.02 № 28-11/17474). В этом случае оплату проездных билетов можно рассматривать не как компенсацию, а как расходы, связанные с производством.

ЕСН

Так же, как и в случае с налогом на доходы физических лиц, стоимость проездных билетов не будет облагаться ЕСН при наличии документов, подтверждающих производственную направленность расходов (перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, должностные инструкции, журналы учета поездок сотрудников и т. д.). Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 26.12.01 № 04-04-06/508.

Но если в организации не будет необходимых подтверждающих документов, то и тогда расходы на проездные не подпадут под налогообложение ЕСН. Ведь в этом случае она не сможет уменьшить на их сумму налогооблагаемую прибыль, а значит, они не будут являться объектом обложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 40%
  • Да 30%
  • Нет 30%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль