Вкладыш в трудовую книжку: как оформить

4898
Из данной статьи вы узнаете, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, как его заполнять и как оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку, если сотрудник утерял его.

Вкладыш в трудовую книжку является одним из документов строгой отчетности.Он выдается сотруднику, если в каком-то разделе его трудовой книжки нет места для новых записей. Вкладыш не действителен без трудовой книжки.

Пример

Сотрудница меняет фамилию уже в четвертый раз. Из-за этого на внутренней стороне обложки в начале книжки не хватает места для записей. 

Компания вправе заполнить номер нового свидетельства о браке в конце трудовой книжки. Инструкция ( утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).  и Правила (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) не запрещают такой порядок оформления.

Если обе стороны обложки трудовой книжки заполнены полностью, достаточно оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку. У него тоже есть обложка, и компания может записать информацию на ее внутренней стороне. 

Документы, необходимые для приема на работу, в том числе Образец записи в трудовую книжку, вы можете скачать в сервисе Ваш кадровый секретарь.  

Запись в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку могут купить только компании или их представители по доверенности. Он выдается сотруднику работодателем, а затем с него взимается плата за его приобретение.

Вкладыш в трудовую книжку оформляется по тем же правилам, что и сама трудовая книжка. Он вшивается в книжку между ее последней страницей и задней обложкой. При этом количество вкладышей не ограничено.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись или ставится штамп «Выдан вкладыш», указывается его серия и номер. Запись о выдаче вкладыша вносится в книгу учета движения трудовых книжек. Неправильно заполненные вкладыши подлежат уничтожению с составлением акта.

Вкладыш в трудовую книжку имеет утвержденную форму и состоит из 9 разворотов «Сведений о работе» и 8 разворотов «Сведений о награждениях».

На первой странице вкладыша дублируются сведения о сотруднике, внесенные в трудовую книжку. В соответствующих строках надо указать фамилию, имя и отчество, дату рождения сотрудника. В графе «Образование» - уровень образования (на основании диплома или аттестата). В графе «Профессия, специальность» указывается профессия сотрудника, указанная в дипломе. Если данных о профессии нет, поле можно не заполнять. 

Датой заполнения вкладыша в трудовую книжку считается дата первой записи в нем. Во вкладыше на первой странице необходимо указать фамилию специалиста, ответственного за заполнение трудовых книжек, а также его подпись. Во вкладыше также обязательно наличие личной подписи сотрудника.

Записи во вкладыше в трудовую книжку продолжают нумерацию, начатую в трудовой книжке. Во второй графе ставится дата внесения записи, в третьей графе - запись о приеме на работу, увольнении, переводе на другую работу. В четвертой графе - название документа, на основании которого внесена запись, дата его подписания и номер. Сокращения не допускаются.

Как оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку

Вопрос оформления дубликата вкладыша в трудовую книжку в случае его утраты законодательством не урегулирован. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) речь идет только о порче (обгорела, порвана, испачкана и т. д.).

Скорее всего, в случае утраты трудовой книжки наиболее верно будет указать стаж, зафиксированный в потерянном вкладыше.

При оформлении нового вкладыша в трудовую книжку нужно признать штамп «Выдан вкладыш» недействительным, поставить новый штамп с серией и номером нового вкладыша (по аналогии с порядком, установленным впункте 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденнойпостановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

По нашему мнению, дубликат вкладыша выдается в том же порядке, что и дубликат трудовой книжки. В соответствии с пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае утраты трудовой книжки лицо, ее утратившее, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдаст работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При первоначальной выдаче организация обязана вшить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Подготовлено по материалам журнала «Зарплата»

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль