Как навести порядок в бухгалтерии

808
С помощью технологии 5S можно навести порядок, как в бухгалтерии, так и в других сферах вашей жизни. Достаточно выполнить пять простых шагов и на столах сотрудников, а также в их делах воцарится идеальный порядок.

Как навести порядок в бухгалтерии  Печатная версия
Электронный журнал

Каждый главбух знаком с ситуацией, когда на столе подчиненных громоздятся давнишние документы, в папке на сервере перемешались файлы, задачи выполняются хаотично и никто ничего не успевает. И это в пору отчетности, когда важно быстро находить информацию и действовать слаженно. Однако если воспользоваться технологией 5S, можно навести порядок, как в бухгалтерии, так и личных делах. Причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера. Надо лишь выполнить пять простых шагов.

Шаг 1. Сортировка вещей

Сначала надо убрать из офиса и со столов сотрудников лишние предметы. Для этого все вещи разделите на три группы. Первая — бумаги, файлы, канцелярские принадлежности и личные вещи, которые вы или ваш работник используете ежедневно. Вторая — все то, что вы используете время от времени. К третьей группе отнесите вещи, которые почему-то кажутся вам нужными, но ни разу не использовались.

Третью группу сразу выбрасывайте. Если есть сомнения и рука не поднимается, то сложите эти вещи в особую коробку (компьютерные файлы поместите в отдельную папку) и определите для них испытательный срок хранения. Скажем, две недели или два месяца. Скорее всего, время покажет, что ни одна из отложенных вещей вам так и не пригодилась. Тогда выкидывайте их без всякого сожаления.

Шаг 2. Создание и поддержание порядка

Документы и вещи, которыми пользуетесь каждый день, должны оставаться у вас под рукой. Бумаги в настольных лотках, файлы на рабочем столе компьютера, ручки в подставке, любимая кружка рядом. Остальное уберите с глаз долой. А чтобы при случае все можно было легко отыскать, подберите цветные коробки, папки и наклейки к ним. Используйте разные маркеры, разделители и указатели. Например, в красной коробке пусть лежат красные папки — акты сверок с инспекцией.

Форсировать процесс необязательно — у вас и так полно дел. Разделите рабочее пространство на зоны (ящик, полка, папка на сервере) и разбирайте один участок за подход, пусть даже раз в неделю. Со временем все вещи будут лежать на своих местах. Но очень важно всегда поддерживать полный порядок на пройденных участках.

Шаг 3. Содержание в чистоте

Теперь самое время разобрать общие шкафы и полки. Объясните подчиненным, по каким критериям должны быть разложены документы: от каких бумаг вы решили планомерно избавляться, по каким цветам надо раскладывать счета и накладные и на какой полке какие папки должны лежать. Распределите участки или установите дежурства.

Шаг 4. Стандартизация правил

Чтобы сотрудники не забывали вовремя наводить порядок на рабочем месте и в общих шкафах, установите четкие и немногословные правила — внутренние стандарты. Так будет легче поддерживать порядок. Особенно это пригодится новичкам.

И еще о технологии 5S: применять ее можно не только при уборке на рабочих местах, в архивах и компьютерах. Так можно разобраться в своем гардеробе, домашней видеотеке, детских игрушках. И даже установить для себя приемлемую диету, удалив из рациона все лишнее.

Можно, к примеру, создать таблицу, в которой расписать для каждого работника зону в общих шкафах, за которую он отвечает, критерии уборки и сроки контроля. Эту общую таблицу разместите в кабинете таким образом, чтобы ее видели все сотрудники бухгалтерии.

Шаг 5. Стабильное процветание

Последний шаг цикла — совершенствование технологии 5S в вашей бухгалтерии. Для этого желательно напоминать сотрудникам про внутренние стандарты и проверять, как работники их усвоили. Проводите также свой собственный аудит. Это поможет вам вовремя понять, что еще явно ненужное можно выбросить, а что надо временно убрать или, наоборот, достать для общего удобства.

Как навести порядок в делах сотрудников

Навести порядок надо не только в офисе бухгалтерии, но и в делах ее сотрудников. Для этого подходит фотография рабочего дня — подробный список всего, чем работник занимался с утра и до вечера. Попросите сотрудников, чтобы периодически заводили таблицу, в которой указывали время начала и окончания каждого своего дела. Но не в конце дня по памяти, а вписывали занятия постепенно по мере выполнения. Это организует сотрудника, так как сразу видно, на что он тратит свое время. А вы сможете проконтролировать, кто и чем занимался.

Материал подготовлен на основе мастер-класса Елены Чистяковой, преподавателя МВА ExecutiveCoach, профессионала в области построения персонального бренда и личного развития, члена Международной ассоциации кросскультурного менеджмента (Австрия)

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль