Делегирование полномочий и контроль подчиненных

616
Главбухи с большим трудом идут на делегирование полномочий, потому что волнуются за результаты. Да и контролируют подчиненных они не системно, а хаотично, обнаруживая те или иные ошибки совершенно случайно. О том, как наладить систему внутреннего контроля, поговорим в этой статье.

Делегирование полномочий и контроль подчиненных  Печатная версия
Электронный журнал

Павел Меньшиков, эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб

Чем больше сотрудников, тем сложнее главному бухгалтеру их контролировать. Нужно уследить за десятком людей, которые каждый день обрабатывают большое количество первички. При этом постоянно появляются новые хозяйственные операции, непрерывно изменяется законодательство. Да еще и документы от контрагентов либо неправильно оформлены, либо опаздывают, либо вообще не приходят, пока не напомнишь. А если в бухгалтерии работают не 3, а 10 или 100 человек?

С чего начинается система контроля

Дело мы имеем с людьми, поэтому построение системы контроля начинается именно с них. Об этом нужно помнить всякий раз, когда вы подбираете в бухгалтерию нового сотрудника. Ведь от того, какого человека вы возьмете, будет зависеть, сколько времени придется тратить на проверку его работы. Одно дело — инициативный, неравнодушный человек, который, например, не пожалеет времени, чтобы досконально разобраться в новой, нестандартной хозяйственной операции. Если нужно, не поленится открыть договор и проверит соответствие первичного документа и условий контракта. И совсем другое дело, когда бухгалтер сидит, что-то делает, и вроде бы все в порядке. А присмотришься повнимательнее: мало того что ошибка на ошибке, так еще и первичные документы в ужасном состоянии. И ни на один вопрос не может дать вразумительный ответ.

Поэтому очень важно еще во время испытательного срока понять, можно ли положиться на нового сотрудника, или придется постоянно за ним приглядывать. Кроме того, необходимо создать механизмы обратной связи. И очень четко донести до каждого бухгалтера, что при любых затруднениях или сомнениях нужно обязательно обращаться к руководителю. Подчиненные должны знать, что лучше лишний раз спросить, чем допустить ошибку, которая может оказаться очень серьезной.

Почему не нужно бояться ошибок

Главбухи неохотно делегируют свои полномочия, потому что волнуются за результаты. И действительно, дают ли проверки сотрудника во время испытательного срока полную гарантию того, что в дальнейшем он не будет ошибаться? Конечно, нет. Но это и не повод делать все самим. Наши силы не безграничны, да и в сутках только 24 часа.

Расскажу один случай. Однажды директор мебельной фабрики сказал на производственном совещании: «Ну вот, совсем другое дело! По итогам марта у нас всего 15 рекламаций!». Казалось бы, чему радоваться — целых 15 жалоб? Но для предприятия, которое выпускает свыше 1000 комплектов мягкой мебели в месяц, это действительно хороший показатель. Если бы начальник производства стал сколачивать диваны сам, они наверняка были бы наивысшего качества. Но посудите сами, сколько он бы успел сделать в одиночку?

Важно понять, что ошибки будут всегда. Главное, чтобы их процент был допустимым. А чтобы подчиненные чувствовали персональную ответственность за свои действия, нужно четко распределить между ними участки работы. Допустим, у вас работают два бухгалтера, которые отвечают за расчеты с поставщиками. Тогда всех контрагентов разобьем на две группы. И первому бухгалтеру отдадим поставщиков материалов, а второму — поставщиков услуг.

Каким ошибкам надо уделять внимание

Один главный бухгалтер рассказал, что проверяет налоговую отчетность, откручивая каждую цифру на один шаг назад. Что это дает? Вместо 10 цифр у него получается 50. Но следующим шагом, по-хорошему, нужно уже каждую из 50 цифр открутить еще на шаг назад. Потом еще и еще, пока не дойдем вообще до каждой проводки и каждого первичного документа. А это просто нереально.

Доскональный контроль — это в лучшем случае попытка психологической атаки на своих сотрудников: «Высоко сижу, далеко гляжу!» Но они-то как раз очень хорошо понимают, что проверить все до мелочей невозможно. После того как бухгалтерские участки делегированы надежным сотрудникам, не стоит контролировать каждый их шаг. Так мы обижаем адекватных людей, показывая им свое недоверие. И вообще, что называется, отбиваем руки. Хороший специалист должен уметь работать сам и понимать свою ответственность. Поэтому выявлять текущие ошибки, самостоятельно перепроверяя расчеты на калькуляторе, неправильно.

Главному бухгалтеру достаточно замечать только системные ошибки. К примеру, посмотреть отчетность, перед тем как подписывать. И увидеть, что налога на имущество компания в этом квартале должна заплатить в два раза больше, чем в прошлом. Задать вопрос исполнителю: «Почему так?» А он ответит: «Ой, извините, ошибся» — и пойдет исправлять. Или напомнит вам, что в этом квартале компания приобрела крупную партию оборудования, отсюда и рост налога.

Либо, наоборот, вы помните, что купили оборудование на большую сумму, а налог не изменился, и опять-таки задаете вопрос: «Почему?» То есть отлавливаете только явные, бросающиеся в глаза несоответствия и просите расшифровать не все цифры, а только те, которые вам кажутся сомнительными.

Что можно контролировать самому, а что лучше поручить другим

Если сотрудников в бухгалтерии больше десяти, держать их всех в поле зрения становится затруднительно. В этом случае функцию контроля следует частично делегировать заместителям или старшим бухгалтерам. После чего проверять работу рядовых бухгалтеров вы уже не должны. Контролировать «через голову» недопустимо. Помимо того что вы потратите на это лишнее время, вы еще и дискредитируете своих замов в глазах подчиненных.

Чем крупнее компания, тем больше должно быть промежуточных точек контроля между главным бухгалтером и прямыми исполнителями.

Система внутреннего контроля в большой бухгалтерии

Главбух. Контроль итоговой (сводной) отчетности

Замглавбуха. Контроль по курируемым участкам

Старший бухгалтер. Контроль оборотов и остатков по курируемым счетам

Бухгалтер. Самоконтроль правильности отражения каждого первичного документа

Бессмысленно главбуху в компании с миллионными оборотами пытаться отловить ошибки даже на десятки тысяч рублей. Такие ошибки — уровень его заместителей.

Главный бухгалтер сосредоточивается прежде всего на участках, обороты по которым в стоимостном выражении составляют основной процент в структуре доходов или расходов компании. Ведь и налоговая инспекция, проводя проверку, в первую очередь обращает внимание именно на них.

Как уменьшить количество ошибок и меньше тратить времени на контроль

Самая лучшая система — та, которая работает сама. Чем меньше зависимость результатов от человеческого фактора, тем лучше. Задача главного бухгалтера заключается в том, чтобы постоянно эту зависимость снижать. Тогда качество результата будет выше, а времени на текущий контроль будет тратиться меньше.

Во многих компаниях до сих пор четко не регламентирована процедура закрытия отчетного или налогового периода. Это неправильно, так как каждый раз существенно увеличивается риск возникновения критических ошибок. И соответственно, требуется пристальное внимание главного бухгалтера.

В одной организации главбух принципиально отказалась автоматизировать процедуру заполнения налоговых регистров и деклараций, так как не хотела упускать контроль над процессом. Но одно другому не мешает. Более того, автоматизированное формирование значительно снижает риск случайных ошибок и позволяет облегчить функцию контроля. Если где-то в отчетности выявляется неправильная цифра, значит, ошибка в первичных документах, так как программа считает четко по алгоритму. А когда регистры и декларации заполняются вручную или в Excel, неточности могут быть и в первичке, и где-нибудь в промежуточных расчетах. И тогда найти их гораздо сложнее.

В бухгалтерской программе также стоит настроить возможность формирования различных отчетов, которые бухгалтеры будут использовать для промежуточного самоконтроля. Так, ответственному за книгу покупок можно настроить аналитический отчет по остаткам на счете 19. Это поможет проверить, корректно ли все закрылось на счет 68.

Везде, где можно переложить контроль на бухгалтерскую программу, лучше это сделать. Тогда в отделе будет гораздо больше порядка. А главный бухгалтер станет спокоен: основные участки под контролем.

 

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Сколько суточных вы платите?

  • По лимитам 700 и 2500 рублей 80%
  • Выше лимитов 20%
  • Сумма зависит от должности 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью!
Это БЕСПЛАТНО и займет всего одну минуту!

Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Сайт газеты «Учет. Налоги. Право» – это профессиональный ресурс для бухгалтеров.
Вы получите доступ не только к этому файлу, но и к другим статьям, образцам форм и документов для учета и отчетности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль