Расчеты с подотчетными лицами

155
Этот материал поможет составить безупречное Положение о расчетах с подотчетными лицами. В документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками.

Расчеты с подотчетными лицами  Печатная версия
Электронный журнал

Что указать в Положении о расчетах с подотчетными лицами

С 1 января 2012 года порядок выдачи денег под отчет изменился. Он прописан в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления вы можете разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов (1) и окончательного расчета с сотрудниками (2). О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Расчеты с подотчетными лицами

Также в Положении о подотчетниках обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы (3). Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: Положение о расчетах с подотчетными лицами не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.

Требования к подотчетным сотрудникам

Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4).

Отметим, что похожее требование было и раньше (в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Но оно формулировалось по-другому. Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.

Если налоговые инспекторы обнаружат, что это правило не выполняется, они могут попытаться оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (хотя ответственность за это нарушение там на самом деле не предусмотрена).

И еще один важный пункт — о подтверждающих документах. В зависимости от ситуации они могут быть разными (5). Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетник вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты

Предположим, подотчетный сотрудник потратил остаток выданных средств на свои нужды и обещает отдать с зарплаты. Конечно, таких ситуаций лучше не допускать. Для этого за подобный проступок можно предусмотреть дисциплинарное взыскание. Но если неприятная ситуация все же произошла, действуйте так.

Издайте приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забудьте, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Порядок удержания также пропишите в Положении о подотчетных лицах (см. п. 10 Положения, приведенного нами выше).

И еще. Проводите ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ. Если выяснится, что к ее началу компания не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать его в доход работника и, соответственно, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени. Конечно, такие действия назвать законными нельзя. Ведь выданные под отчет деньги налоговую базу по НДФЛ не увеличивают. Однако если вы не хотите доказывать это в суде, старайтесь таких ситуаций избегать.

Главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами

Эти пункты стоит включить в Положение.

1. Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.

2. Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.

3. Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.

4. Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.

5. Перечень документов, подтверждающих затраты.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Рассылка




© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль