• Главная страница
  • » Статьи
  • » Работа с дебиторской задолженностью. Как добиться погашения долгов и не поссориться с контрагентами.

Работа с дебиторской задолженностью. Как добиться погашения долгов и не поссориться с контрагентами.

717
На фоне общей нестабильности снова актуальны проблемы неплатежей. Клиенты стараются придержать средства, но компаниям важно получить живые деньги, а не наращивать дебиторку. О том, как ускорить возврат дебиторской задолженности и сохранить клиентов, — наш специальный материал.

По опыту коллег, вероятность возврата дебиторской задолженности зависит от срока просрочки платежа. Чем дольше клиент не платит по счетам, тем ниже процент возврата. Следовательно, чтобы получить деньги, начинать работу с дебиторской задолженностью надо с первого дня просрочки. Эту работу можно условно разделить на три этапа в зависимости от периодов просрочки.

I этап работы с дебиторской задолжненностью. Переговорый-уговоры

По опыту финансовых директоров, первые 30 дней считаются рабочей просрочкой в нашей стране. Но критерии компания определяет для себя сама. Срок нормальной просрочки обычно зависит от вида деятельности продавца и длительности его производственного цикла. Так что для некоторых она может составлять несколько дней, а для других быть больше года.

В этот период важно наладить контакты с представителем покупателя, чтобы напомнить о дебиторской задолженности, выяснить причины просрочки и планируемый срок погашения. Порядок действий может выглядеть следующим образом.

Напомнить о предстоящем платеже по задолженности. Чтобы деньги поступили в срок, можно напоминать контрагенту о предстоящем платеже за пять-семь дней до его даты по договору. Например, организовать рассылку клиентам электронных писем-уведомлений о предстоящих платежах, связаться лично по телефону или направить сообщение по факсу или в форме sms-сообщения. Выбранный способ зависит от принятого в компании порядка взаимодействия с клиентами.

Сообщить о  дебиторской задолженности. Когда срок платежа по договору истек, покупателю стоит более настойчиво напомнить о необходимости оплатить счет. Связаться с представителем покупателя, который отвечает за выделение средств, можно лично, по телефону или электронной почте. Можно также настроить автоматическую рассылку клиентам электронных уведомлений о возникновении просроченной задолженности.

На оплату обычно дается три дня. В течение этих трех дней сотрудник компании может напоминать покупателю о дебиторской задолженности повторно. Цель таких звонков и рассылок — уведомить покупателя об образовавшейся задолженности. Общение необходимо строить предельно деликатно и доброжелательно, чтобы дебитор «не обиделся». Например, «наша компания отгрузила товар в срок, сроки оплаты также подходят (или уже подошли) — пожалуйста, не забудьте о необходимости своевременно произвести платеж в наш адрес».

Согласовать график платежей. Если клиент не торопится с оплатой счета, то стоит выходить на руководство должника. В ходе повторных звонков необходимо аргументированно с учетом условий поставок потребовать оплату. Кроме того, надо выяснить причину неисполнения ранее достигнутых договоренностей, получить от покупателя информацию о новом сроке частичного платежа или погашения суммы долга. Имеет смысл запросить гарантийное письмо или график погашения задолженности. То есть перевести договоренности из устной формы в письменную.

Одновременно с этим можно поторговаться о дополнительных условиях, чтобы получить важное для себя преимущество, уступив в неважном. Например, предоставить проверенному клиенту незначительную отсрочку платежа. Либо дать дополнительную скидку на товар, интересующий покупателя, но несущественный для продавца или договориться о бонусе за выполнение плана закупки при их своевременной оплате. В общем, дополнительно промотивировать клиента оплатить уже отгруженные товары.

Зафиксировать договоренности. В интересах компании получить от покупателя письменное подтверждение того, что он признает сумму возникшей дебиторской задолженности. То есть у должника нет оснований снизить сумму задолженности или ее отрицать. Для этого стоит фиксировать все действия, которые сотрудники предпринимали, чтобы получить от покупателя просроченную дебиторскую задолженность (звонки, визиты, графики погашения, акты сверок и пр.).

Если покупатель не согласен с суммой дебиторской задолженности, то необходимо получить от него подтверждающие бумаги. Это нужно для последующей работы с дебиторской задолженностью, а в случае спора — для подтверждения в суде факта задолженности и ее суммы.

II этап работы с дебиторской задолженностью. Претензии и стоп-поставка 

Переговоры-уговоры не всегда дают положительный результат. Тогда к работе с такими кредиторами стоит подключить специалистов, специализирующихся на сборе проблемных долгов. Ими могут быть как свои сотрудники по работе с дебиторской задолженностью, так и привлеченные специалисты.

Главное, что это должны быть хорошие переговорщики, которые понимают, до какой степени и как нужно построить диалог с дебитором, чтобы он и дальше оставался в числе покупателей. На этом этапе обычно используют следующий порядок действий.

Ежедневный обзвон. Клиенту аргументированно и ежедневно стоит сообщать о необходимости оплатить сумму по условиям договора. При этом называть количество дней просрочки, процентную ставку пеней и штрафы, их сумму и возможные последствия для покупателя, если он не оплатит товар.

Направить письма-требования. По результатам обзвона стоит получить от покупателя график погашения задолженности. Для этого на имя генерального директора компании-должника можно направить письмо-претензию. В нем стоит продублировать устную информацию о штрафах по договору, обозначить сумму долга и набежавших пеней и штрафов по просрочке.

Провести переговоры в офисе должника. Когда срок просрочки стал для компании уже критичным (как правило, через 90 дней), то к звонкам-напоминаниям и письмам с требованиями практики рекомендуют добавить выездные мероприятия в офис или на торговую точку покупателя. Цель — проверить финансово-хозяйственную деятельность и согласовать порядок погашения долга.

При этом в беседе необходимо четко аргументировать сроки, суммы, условия, альтернативы и возможности покупателя заработать больше через своевременную оплату. Или, наоборот, сократить его товарную маржу через увеличение отсрочки платежа. Ключевая фраза: «Заплатите вовремя — заработаете больше или, если удобно, заплатите позже, но товар будет для вас с большей наценкой от нашей компании, и в итоге вы заработаете меньше».

Ограничить отгрузки. Когда покупатель, несмотря на гарантийное письмо, оплатил меньше половины суммы или вообще не начал исполнять график, то можно ограничить поставки в его адрес. Это позволит снизить риски бизнеса и понять, как контрагент выполняет свои обязательства по оплате. Но ограничение отгрузок естественным образом ограничит и рост продаж. Кроме того, стоп-поставку есть смысл обсуждать, когда точно известно, что на рынке у конкурентов нет сопоставимых товарозаменителей.

III этап работы с дебиторской задолженностью. Взыскание долгов через суд

Когда ясно, что задолженность вышеописанными способами не вернуть, можно переходить к подготовке искового заявления и подавать его в арбитражный суд. Суд обычно крайность, при которой компания фактически готова прекратить отношения с покупателем. Но можно и на этом этапе попытаться решить вопрос мирным путем. Алгоритм следующий.

Направить письмо-уведомление. Стоит направить должнику письмо-уведомление, в котором сообщить, что компания подает на покупателя иск в суд. При этом указать в письме срок — три дня для оплаты просроченного долга. По опыту коллег, большую часть долгов (около 80%) возвращают после уведомлений о подаче иска в арбитражный суд. Многие компании оттягивают момент оплаты до последнего. И даже претензионные письма иногда не оказывают на них должного эффекта.

Составить иск. Если никакой реакции на письмо-уведомление не последовало, время переходить к подготовке иска в суд. На этом этапе стоит проверить платежеспособность должника, изучив ситуацию в его бизнесе и состояние дел. Иначе судебные разбирательства могут принести только моральное удовлетворение, так как «взять» с должника будет нечего. Иск обычно инициируют от суммы, которая превышает судебные издержки и затраты на ведение такого дела.

Передать дело в суд. Вероятность взыскать задолженность увеличится, если оперативно передать все требуемые документы в суд. Как правило, это работа юристов. А значит, в систему их мотивации можно включить такой показатель, как размер взысканной просроченной дебиторской задолженности по судебным делам. По опыту коллег, при оперативной передаче бумаг в суд основная часть должников погашает свои долги. Либо заключает мировые соглашения до начала судебных разбирательств.

Четыре простых способа сократить долги

Проверять платежеспособность новых контрагентов. Перед тем как заключить контракт с новым покупателем, помимо стандартной проверки стоит изучить негативные отзывы. Можно также добавить визит в офис будущего контрагента. В реальности картина может выглядеть иначе, чем на бумаге и словах.

Напоминать о предстоящем платеже. Многие планируют финансовые расчеты на неделю вперед. Если контрагент несвоевременно включит платеж в график, то возможна просрочка платежа. Чтобы платеж поступил в срок, можно ввести практику напоминания о предстоящем платеже за пять-семь дней до его даты по договору.

Мотивировать быструю оплату счетов. Покупатель должен быть заинтересован в том, чтобы вовремя платить по счетам. Для этого необходимо, чтобы присутствовал реальный экономический интерес. Одним из вариантов такой мотивации может быть предоставление скидки за досрочную оплату.

Не давать отсрочку всем подряд. Можно предоставлять отсрочку платежа, но только проверенным клиентам. К таковым обычно относят клиентов с периодом положительного сотрудничества не менее полугода. Для недисциплинированных или финансово слабых контрагентов отсрочки, наоборот, можно отменить.

Полный справочник изменений в работе главных бухгалтеров
в 2017 году

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 33.33%
  • Да, но мы все равно отвечаем 66.67%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль