Полезная памятка для инвентаризации расчетов, которая поможет вам закрыть год без ошибок

59
Чем поможет эта статья: Вы убедитесь, что не допустили ошибки в учете заработной платы, дебиторской и кредиторской задолженности. От чего убережет: От  зависших и забытых долгов перед персоналом и кредиторами.
Если ваша компания на упрощенке Упрощенщики могут проводить инвентаризацию по тем же правилам, что и обычные компании.

Все компании, прежде чем составлять годовую отчетность, должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Во время ревизии вам понадобится провести сверку с контрагентами, просмотреть отгрузочные документы, зарплатные ведомости и многое другое. Все это требует времени. А значит, откладывать инвентаризацию не стоит. Лучше начать ее в декабре 2012 года. В этой статье мы подробно расскажем, как проверить расчеты с персоналом и прочими контрагентами. Документы, которые вам понадобится оформить при инвентаризации, приведены в таблице ниже.

Какие документы понадобится оформить во время инвентаризации
Документ Зачем нужен документ Какие данные заполнить
Приказ о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22) Чтобы начать инвентаризацию и установить сроки ее проведения В приказе предусмотрите состав инвентаризационной комиссии и кто из работников ее возглавит. Обычно руководитель создает постоянную инвентаризационную комиссию, в состав которой входят сотрудники бухгалтерии и работники других служб. В приказе также надо указать, что ревизия проводится перед составлением годовой отчетности
Акт по форме № ИНВ-17 (включая приложение-справку) Чтобы отразить результаты инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, включая данные сверки взаимных расчетов В форме № ИНВ-17 отразите результаты проверки всех видов расчетов — с персоналом, поставщиками и покупателями, ИФНС и фондами. В форме можно предусмотреть дополнительные графы. Например, если компания создает резерв по сомнительным долгам в налоговом учете, то лучше внести в акт и справку-уточнение, на сколько дней просрочена дебиторка. Форму № ИНВ-17 должны подписать все сотрудники — участники инвентаризационной комиссии
Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23) Чтобы отразить результаты инвентаризации и показать: приказ руководителя выполнен В журнале придется отразить даты начала и окончания инвентаризации, Ф.И.О. членов комиссии, результаты проверки (сумму в рублях)

Расчеты с персоналом по заработной плате и подотчетным суммам

Какие счета проверить: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проверив расчеты с персоналом, вы убедитесь, правильно ли учли зарплату, депонированные суммы и другие выплаты. А также выявите подотчетные суммы, по которым персонал не отчитался в срок. Начнем по порядку.

Расчеты по заработной плате

О том, что надо проверить в расчетах по заработной плате, кратко написано в пункте 3.46 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Главное посмотрите, не осталось ли у вас не выданных в срок сумм и, наоборот, не числится ли переплата. И если что-либо обнаружите, установите причины.

В первую очередь держите перед собой документы по расчету и выдаче заработной платы. Если вы перечисляете деньги на банковские карты сотрудников, то это ведомости по форме № Т-51. Платежную ведомость вы не заполняете. В этом случае перечисление денег сотрудникам подтвердит платежное поручение.

Важная деталь Заработную плату, которую компания перечисляет на карты сотрудников, надо рассчитывать в ведомости по форме № Т-51.

Заработную плату выдаете сотрудникам из кассы? Тогда для проверки возьмите расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49. Это в том случае, когда по ней вы и начисляете суммы и выдаете их. Хотя вы можете использовать две отдельные ведомости — расчетную и платежную (формы № Т-51 и № Т-53).

С 1 января 2013 года формы первичных документов и бухгалтерских регистров вы будете разрабатывать самостоятельно, утвердив их приказом руководителя. Это касается и тех бумаг, для которых ранее чиновники утвердили унифицированные формы.

Но вот зарплатные ведомости лучше по-прежнему заполнять по привычным формам № Т-49, Т-51, Т-53. Ведь их компании обязаны применять на основании Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П. В этом документе пока остаются ссылки на унифицированные формы зарплатных ведомостей.

Во время инвентаризации важно удостовериться, что суммы по счету 70 совпадают с цифрами, отраженными в ведомостях. А также с расходными кассовыми ордерами и платежными поручениями, составленными на основании ведомостей. В таблице ниже мы разобрали сложные ситуации, с которыми часто сталкивается бухгалтерия, заполняя ведомости.

Сложные ситуации при расчетах с персоналом
Ситуация Вопрос Ответ
Сотруднику полагается разовая выплата. Например, премия Можно ли деньги из кассы выдать по расходному кассовому ордеру, не заполняя ведомость Да, можно. Зарплату можно выдавать не только на основании расчетно-платежной или платежной ведомости, но и по «расходнику». Этот вывод следует из пункта 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций
В кассе находится депонированная заработная плата Можно ли депонированную зарплату не возвращать в банк, а потратить на другие цели Нельзя, инспекторы могут оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины. Отстоять свою правоту можно попытаться лишь в суде
Бухгалтер допустил ошибку, заполняя зарплатную ведомость Можно ли исправить ведомость или надо заполнять новый документ Да, можно исправить. Для этого бухгалтеру надо зачеркнуть неверную сумму, написать правильное значение, поставить дату и свою подпись. Не допускаются исправления только в кассовых документах. Однако расчетно-платежная и платежная ведомости к таковым не относятся. Кассовые документы — это приходные и расходные ордера. На это прямо указывает пункт 1.8 Положения о порядке ведения кассовых операций
Деньги под отчет перечислены сотруднику на карту Обязательно ли получать с работника заявление на выплату денег Нет. Заявление обязательно, если подотчетные суммы выдаются наличными из кассы

Далее расскажем, как проверить учет депонированных сумм и переплат.

Депонированные суммы. Заработная плата, которую сотрудники вовремя не получили в кассе компании, надо депонировать, чтобы вернуть в банк. Конечно, когда деньги выдаете из кассы. Если же вы перечисляете зарплату на карты, то депонированных сумм у вас не будет. Срок, в течение которого кассир должен выдать исчисленную зарплату, определяет руководитель. Проверьте, есть ли в компании такой приказ директора. Установленный в документе период не может превышать пять рабочих дней (!).

Суммы, которые нужно депонировать, надо отражать в специальном реестре. На это указывает пункт 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций № 373-П. Реестр депонированных сумм составляют в произвольной форме. Но в нем должны быть предусмотрены следующие обязательные реквизиты. Это название компании, дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номер расчетно-платежной или платежной ведомости, Ф.И.О. работников, не получивших деньги, их табельные номера при наличии, суммы по каждому человеку и общий итог, а также подпись кассира, ее расшифровка. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты.

Если вы составляли такой реестр, то проверьте, есть ли в нем все необходимые данные. А также убедитесь, что в ведомости по форме № Т-49 или № Т-53 заполнена строка о депонированной сумме. Кстати, в этом случае поступившая в кассу зарплата (в шапке ведомости) и сумма, выплаченная сотрудникам (итог в ведомости), будут различаться.

Проанализируйте, какие суммы числятся по кредиту счета 70 на конец года. Возможно, какая-то задолженность по зарплате не была вовремя депонирована. Тогда необходимо составить реестр депонированных сумм и отразить в декабре следующую проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— депонирована не выданная в срок заработная плата.

После того как депонированные суммы выплатите сотрудникам, сделайте запись по дебету счета 76 и кредиту счетов 50, 51.

Переплаты работникам. Посмотрите, есть ли по каким-нибудь работникам дебетовое сальдо по счету 70? Если да, то убедитесь, что тут нет ошибки. Дебетовое сальдо по счету 70 означает, что компания выплатила работнику лишние суммы. Это может произойти и по объективным причинам. К примеру, когда работник получил аванс, а позже принес листок нетрудоспособности. Выплата по итогам месяца (больничное пособие и деньги за отработанную часть месяца) может оказаться меньше аванса. Ведь пособия уплачиваются в пределах лимитов, установленных ФСС. И если заработная плата сотрудников выше нормативов, то аванс может оказаться больше итоговой суммы. Переплату вы учтете, когда станете начислять и выдавать зарплату в следующем году.

Расчеты с подотчетными лицами
Полезная памятка для инвентаризации расчетов, которая поможет вам закрыть год без ошибок
Узнайте ваш характер.
Вопрос № 2 новогоднего теста
Что вы съедите во время новогоднего вечера? — По традиции — оливье и отбивную (переходите к вопросу № 4 в статье «Ответы от чиновника из Роструда на самые злободневные вопросы по аттестации рабочих мест»). — Люблю экзотические блюда. Например, креветки в соусе из манго (переходите к вопросу № 6 в статье «Как оплатить отпуск, если работник присоединил его к новогодним каникулам»).

Проверяя подотчетные суммы, помните, что с 2012 года действуют новые кассовые правила (Положение ЦБР № 373-П). Так, с 1 января выдавать наличные деньги под отчет можно только на основании заявления работника.

Идем дальше. Не забудьте проверить, придерживаются ли сотрудники сроков, на которые им выдали подотчетные суммы. Так, в течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник должен вернуть неизрасходованный аванс или отчитаться по нему. Если же подотчетник вышел на работу позже, например после командировки, то срок продлевается. Тогда три дня надо отсчитывать с момента, когда сотрудник вышел на работу. Вы, конечно, знаете, что по израсходованным средствам работники отчитываются по унифицированной форме № АО-1.

Обратите внимание: если работник вовремя не отчитается в бухгалтерии или не приложит к форме № АО-1 подтверждающие документы, инспекторы могут исчислить с выданных сумм НДФЛ. То же самое может произойти в ситуации, когда сотрудник потратил деньги не на те цели, на которые они предназначались. Право не удерживать с работника НДФЛ можно отстоять только в суде. И арбитры зачастую встают на сторону налогоплательщиков. Пример — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011. Но судиться с ИФНС готовы далеко не все. Поэтому имеет смысл отслеживать, чтобы работники вовремя сдавали авансовые отчеты и другие документы.

Расчеты с поставщиками и покупателями

Какие счета проверить: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Теперь перейдем к проверке расчетов с поставщиками и покупателями. В ходе ее вы, возможно, найдете затерявшиеся документы и спишете сомнительные долги. Далее подробности.

Расчеты с поставщиками

Итак, проверяем обороты и остатки по счетам 60 и 76. Тут уделите особое внимание учету неотфактурованных поставок, а также оплаченным, но не полученным товарам. Такие рекомендации есть в пункте 3.45 методичек по инвентаризации.

Сперва проведите сверку взаимных расчетов с поставщиками. Все итоги зафиксируйте в акте инвентаризации по форме № ИНВ-17. Заполненный образец смотрите ниже.

Полезная памятка для инвентаризации расчетов, которая поможет вам закрыть год без ошибок

Неотфактурованные поставки. Напомним, неотфактурованными считаются товары, которые поступили в компанию без сопроводительных документов. Такие товарно-материальные ценности принимаются к учету на основании акта по форме № ТОРГ-4. Документ утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Проверьте, чтобы все неотфактурованные поставки 2012 года были подтверждены такой формой.

Еще удостоверьтесь, что вы правильно скорректировали стоимость товаров после того, как получили от продавцов документы. Это если бумаги пришли в текущем году. Причем по реализованным ценностям придется пересчитать себестоимость продаж. Такие правила закреплены в пунктах 36—41 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (документ утвержден приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). А что делать, если документы поступят уже после того, как вы представите годовую отчетность? Тогда разницу между первоначальной оценкой и той, которая указана в документах, вы отнесете на прибыль или убыток прошлых лет. Проводка будет следующей:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 60
— увеличена стоимость неотфактурованных товаров после получения от поставщика документов.

Если же стоимость уменьшается, то необходимо сделать обратную проводку. О налоговых последствиях в случае неотфактурованных поставок читайте в комментарии ниже.

Полезная памятка для инвентаризации расчетов, которая поможет вам закрыть год без ошибок
Разъясняет Ника Пескова, аудитор ООО «МДН-Консалт»

Как признать расходы в налоговом учете и принять НДС к вычету, если документы получены с опозданием

— В случае неотфактурованных поставок учитывать расходы при расчете налога на прибыль только лишь на основании акта по форме № ТОРГ-4 рискованно. Лучше дождаться документов от контрагента. Отстаивать досрочно признанные суммы расходов придется в суде. Предположим, документы от поставщика поступили в бухгалтерию после того, как окончился отчетный период. Тогда примите решение: сдавать уточненную декларацию за прошлый период или признавать расходы в текущем. Поступить так позволяет статья 54 Налогового кодекса РФ.

Что касается НДС, то без счета-фактуры от поставщика его к вычету принять не получится. Если речь идет о неотфактурованных поставках, то скорее всего вы сможете подтвердить, что документы пришли в компанию с опозданием. Тогда принять НДС к вычету можно в том периоде, когда бухгалтерия получит первичку и счет-фактуру (п. 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Оплаченные, но не полученные товары. Проверьте, по каким поставщикам в учете компании висит дебетовое сальдо по счету 60 (76). Скорее всего это те продавцы, которым вы перечислили авансы в счет будущих поставок. Во время ревизии важно убедиться, что дебиторская задолженность не просрочена. Если же срок нарушен, то в бухучете под такую дебиторку придется создавать резерв по сомнительным долгам.

Расчеты с покупателями Еще по этой теме О том, как подвести итоги в налоговом учете по резерву по сомнительным долгам, читайте в этом номере «Главбуха» в статье «Как в конце этого года рассчитать резерв по сомнительным долгам».

Теперь проверим остаток по счету 62. Для этого надо свериться с покупателями. Так же, как вы это делали с поставщиками. Направьте акты контрагентам. В документах укажите данные вашего учета. А покупатели укажут свои. Так вы прежде всего выявите просроченные долги по отгруженным товарам. Помните, что для такой дебиторки в бухучете обязательно надо создавать резерв по сомнительным долгам.

Вопрос-тест по темам номера

  • 2
    Во время ежегодной инвентаризации расчетов с персоналом бухгалтер обнаружил, что несколько сотрудников вовремя не пришли за зарплатой. Деньги вернули в банк. В итоге по счету 70 числится кредитовое сальдо. Правильно ли кассир учитывает депонированную сумму?
    Правильный ответ — Б. Для учета депонированной заработной платы к счету 76 открывают субсчет «Расчеты по депонированным суммам». А после того как депонированные суммы выплатят сотрудникам, надо сделать запись по дебету счета 76 и кредиту счетов 50, 51.

Следующий вопрос в статье «Ответы от чиновника из Роструда на самые злободневные вопросы по аттестации рабочих мест».

Главное, о чем важно помнить

1 Убедитесь, что директор компании утвердил приказ о проведении инвентаризации.

2 Чтобы проверить расчеты с поставщиками и покупателями, надо провести совместную сверку с контрагентами.

Дополнительно про сверку с дебиторами и кредиторами

Статья: «Как максимально быстро провести сверку с налоговиками» («Главбух» № 15, 2012).

Документы: Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49), Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ (приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).

 

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Ваши инспекторы путают налоги в требованиях по камералкам?

  • Да, тогда мы не отвечаем 0%
  • Да, но мы все равно отвечаем 100%
  • Нет 0%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль