Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремя

133
Чем поможет эта статья: Договориться с соседними отделами о сроках подачи и правилах оформления первичных документов. От чего убережет: От конфликтов с другими службами и критики со стороны генерального директора.
Об авторе Павел Меньшиков, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Многим из вас знакома проблема с документами, которые приходят от контрагентов с запозданием. А если и удается получить первичку вовремя, то ее качество оставляет желать лучшего. И порой ситуация может обостриться настолько, что выяснение отношений с начальником отдела снабжения доходит до крика: «Да как же ты не понимаешь, что задерживать документы нельзя! Опять твои сотрудники не сдают счета-фактуры вовремя! Сколько это еще будет продолжаться?» Естественно, тот сразу идет к генеральному с жалобой: «Избавьте меня, пожалуйста, от главбуха — совсем работать не дает!»

Я очень ценю неравнодушное отношение к делу с вашей стороны и ни в коем случае не призываю к безответственности. Проблему с документами решать надо, но только немного иначе.

Кто решает, что важно для компании

Самое главное — не забывать, что любое подразделение работает на благо компании. Просто задачи у всех разные. У коммерсантов — побольше продать, у бухгалтеров — побольше сэкономить. Оптимальное взаимодействие между ними может получиться, только если удастся найти компромисс. Более того, отношения между отделами значительно улучшатся, если бухгалтерия поймет два важных принципа и будет следовать им в своей работе:

бизнесу нельзя мешать; бизнесу нужно помогать.

Поэтому главному бухгалтеру не стоит превышать полномочия и решать, что более, а что менее важно для компании. Ему нужно лишь обозначить проблему. Если не получится договориться о ее решении с начальником отдела снабжения, свое слово должен сказать директор. К примеру, обязать руководителя снабженцев контролировать своевременную передачу документов в бухгалтерию.

Частая ошибка Главному бухгалтеру не стоит превышать свои полномочия и решать, что более, а что менее важно для компании.

Но бывает и такое, что гендиректор принимает другую сторону. И просто говорит главбуху: «Слушай, у меня начальник отдела снабжения материалов на 30 миллионов рублей в месяц закупает и договорился о 10-процентных скидках на все, то есть 3 миллиона он мне ежемесячно экономит. Помимо этого он качество обеспечивает отличное и ритмичность поставок, а ты тут его со своими двумя сотнями тысяч НДС нервируешь. Зависает часть документов, ну и невелика беда».

Не стоит в этом случае пытаться его переубедить, рьяно доказывать свою правоту. Задача главного бухгалтера — предупредить о последствиях той или иной проблемы, а уж директор пусть решает сам, что с этим делать.

Какие полномочия нужны главбуху

Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремяОтношение генерального к трудностям, о которых рассказал главбух, может поменяться в любой момент. И в один прекрасный день он задаст вопрос: «Не понял, а где деньги? В балансе — огромная прибыль, а на расчетном счете — пусто, как в холодильнике в перестроечные времена!» А главный бухгалтер тут ему про все свои служебные записки и напомнит: «А вот где. Дебиторская задолженность по отгруженной продукции — такое-то количество миллионов. Кроме того, незакрытые авансы, выданные поставщикам, на такую-то сумму. Столько-то денег в НДС и налоге на прибыль заморожено…» — и так далее по списку. Услышав все это, шеф наконец-то поймет: да, пришло время разбираться.

Вот тут-то, как говорится, клиент созрел, осознал: все, о чем говорит главбух, нужно не бухгалтерии, а компании. И что он не выгоду свою преследует, а пытается сэкономить оборотные средства, улучшить итоговый финансовый результат.

Когда директор все-таки решит навести порядок с документами в подразделениях, важно, чтобы все свои распоряжения он озвучивал лично, а не через главного бухгалтера. Однажды мой знакомый, руководитель компании, посетовал: «Что-то страшно мне за нашего главбуха. Не дай Бог встретиться ему вечером в темном переулке с кем-нибудь из менеджеров — огреют ведь кирпичиком по головушке, так он уже всех достал!» Оказывается, их главный бухгалтер что было силы давил на менеджеров, требуя своевременно представлять первичку, а директор при этом самоустранился. Неудивительно, что сотрудники из других отделов не воспринимали главбуха всерьез.

Имейте в виду: если вас «награждают» обязанностью строить менеджеров, хорошо бы наделить и правом наказывать за невыполнение требований, вплоть до увольнения, иначе толку не будет. Но это вряд ли возможно. Поэтому, еще раз повторю, лучше убедить генерального официально распорядиться насчет сроков сдачи документов в бухгалтерию или взять это под личный контроль.

Кто должен выбивать документы у контрагентов

Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремяЧасто возникают сложности из-за того, что нечетко распределены функции между различными отделами. Разумеется, любое недопонимание необходимо исключить — оговорить, кто чем занимается, согласовать это с директором и отразить все изменения в регламентах, положениях об отделах и прочих документах.

Важная деталь Получать документы от контрагентов логичнее менеджерам, так как они хорошо знают коллег из компаний-партнеров, понимают, как с ними лучше общаться, и быстрее добьются нужного результата.

Возьмем, к примеру, запрос правильно оформленных бумаг от контрагентов. Эту обязанность логично передать менеджерам, потому что, во-первых, они хорошо знают сотрудников из компаний-партнеров, понимают, как с ними лучше общаться и добиваться нужного результата. Во-вторых, менеджеры должны быть в курсе всех взаимоотношений с контрагентами, в том числе и касающихся первичных документов. Ну и в-третьих, многомесячные усилия менеджера, выстраивающего отношения с клиентом, могут в одно мгновение пойти насмарку из-за неосторожных действий бухгалтера, который слишком резко потребует представить документы. И тогда обиженный клиент позвонит менеджеру и скажет: «Ты знаешь, я тебя, конечно, уважаю, но с твоей бухгалтерией абсолютно невозможно работать. Мы лучше будем сотрудничать с другой компанией, до свидания».

Как сблизить бухгалтерский и оперативный учет

Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремяХорошая система учета помогает бизнесу. Плохая — мешает. И в этом заключается одна из главных причин взаимной «любви» менеджеров и бухгалтеров.

Бухгалтерия зачастую создает вещь в себе — учет ради учета, а потом удивляется, почему в других отделах небрежно относятся к первичке. Вспомните, наверное, и вам не раз приходилось слышать такую коронную фразу: «Зачем? Нам-то что с этого? Вот нужно это бухгалтерии — пусть она этим и занимается».

Частая ошибка Бухгалтерия зачастую создает вещь в себе — учет ради учета, а потом удивляется, почему менеджеры небрежно относятся к первичным документам.

Чтобы свести на нет количество проблем с первичкой, нужно минимизировать разницу между оперативной и бухгалтерской системами учета. Например, не отгружать продукцию покупателю со склада без оформления пакета сопроводительных документов. А сформировать этот пакет можно только в информационной системе, данные из которой автоматически и моментально попадают в бухгалтерскую. Тогда у менеджеров просто не будет никакой возможности задерживать документы. Хочешь отгрузить — оформляй всю первичку сразу и правильно. В действительности же зачастую эти две системы разрозненны, а данные в бухгалтерскую программу попадают неоперативно и с ошибками.

Правильно настроенная информационная система также позволит улучшить контроль за движением документов. Например, к счету 19 «Налог на добавленную стоимость» можно привязать справочник «Возможность предъявить НДС к зачету». Если счет-фактура по той или иной поставке отсутствует, следует выбирать статью «нет счета-фактуры», а если неправильно оформлен — «заменить счет-фактуру». Одновременно к счету 19 добавляется справочник «Ответственный отдел», благодаря которому можно в любой момент сформировать отчет в разрезе отделов и сумм зависшего НДС из-за непредставленных документов. И таким образом установить персональную ответственность за истребование документов у контрагентов.

Очень часто авансы, выплаченные поставщикам, висят и не закрываются в течение длительного времени. Решить эту проблему можно, привязав к субсчету 60 «Авансы выданные» справочники «Контрагент», «Договор», «Документ», «Ответственный отдел» (пример получившегося отчета приведен ниже). После этого достаточно обозначить сроки, в течение которых авансы должны быть закрыты (в соответствии с условиями договоров). А также назначить сотрудников, которые за эти сроки отвечают (обязательно увязав это с системой мотивации).

Пример отчета по авансам, выплаченным поставщикам
(формируется на любую дату)
Отдел/контрагент/договор/ документ Срок аванса, дней Итого
0—30 31—60 61—90 свыше 90
Отдел снабжения
     ООО «Передовая мысль»
         Договор № 12/03 от 02.07.2012
               П/п № 108 от 14.07.2012
     ООО «Механика-строй»
          Договор № 183СВ от 15.08.2012
               П/п № 152 от 28.08.2012
 





54 000 руб.



11 000 руб.


 
   
Итого по отделу снабжения   54 000 руб. 11 000 руб.   65 000 руб.
Отдел главного энергетика
     ООО «Энергосбыт-35»
          Договор № Г126-018 от 10.01.2012
               П/п № 018 от 14.01.2012
     


340 000 руб.
 
Итого по отделу главного энергетика       340 000 руб. 340 000 руб.
Итого по компании   54 000 руб. 11 000 руб. 340 000 руб. 405 000 руб.

Как подружиться с другими отделами

Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремяТрения с соседними подразделениями происходят еще из-за того, что менеджеры не всегда могут понять, чего же именно хочет от них бухгалтерия. Что ни делают — все неправильно. Стоит ли удивляться, что их это только раздражает, а качество первичных документов не улучшается. Поэтому нужно максимально облегчить процесс работы с документами для менеджеров. Полезно будет сделать небольшие памятки на все возможные случаи. Поехал в командировку по России — собери то-то и оформи так-то. Поехал в командировку за границу — другая памятка. Купил что-то под отчет за наличные — третья. Хотим, чтобы сотрудник привез правильно оформленный счет-фактуру — даем образец его заполнения.

Важная деталь Необходимо максимально облегчить процесс работы с документами для соседних подразделений, к примеру сделать для менеджеров небольшие памятки на все случаи жизни.

Бывает, что из-за разных графиков работы не все сотрудники могут быть в офисе днем, чтобы сдать документы в бухгалтерию. Тогда имеет смысл согласовать приемлемое для всех подразделений время приемки первички. Например, назначить дежурного бухгалтера, который бы задерживался на работе по вечерам, принимая документы, но при этом и приходил бы позже.

Еще лучше — заинтересовать руководителей других отделов во взаимодействии с бухгалтерией. Не секрет, что все менеджеры ведут оперативный учет расчетов со своими контрагентами в таблицах Excel. Мало того что очень много времени тратится на заполнение таблиц, они еще и содержат кучу ошибок и плохо поддаются анализу. И тут главный бухгалтер может предложить: «Сколько можно мучиться с такими таблицами? Если будете своевременно приносить первичку, мы по первому требованию будем распечатывать вам актуальные отчеты по кредиторской или дебиторской задолженности из бухгалтерской программы, числящейся за каждым из ваших подразделений».

Если вместо постоянных упреков коллеги будут видеть искреннее желание бухгалтерии помочь, взаимоотношения станут совсем другими и, самое главное, процент неправильно оформленных документов будет существенно ниже.

Что делать, если ничего не помогает

Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремяКак же быть, если в регламентах все четко прописано, менеджеры обеспечены памятками, генеральный директор поддерживает главного бухгалтера, а качество первички все равно остается плохим? Даже в этом случае не стоит обострять отношения или переходить на повышенные тона.

Для начала нужно сделать «предупредительные выстрелы в воздух». К примеру, неформально поговорить с начальником отдела снабжения: «Слушай, а ты сможешь сделать так, чтобы не было вот этих задержек? Могу ли я в этом чем-нибудь помочь?»

Если не сработало, «стреляем по ногам» — оформляем и официально проводим через канцелярию служебную записку на имя начальника отдела снабжения, в которой будет примерно следующее: «В рамках исполнения... распорядительных документов прошу Вас решить проблему с несвоевременной сдачей первичных документов или предоставить объяснения причин, по которым это невозможно».

Снова не подействовало? Тогда «стреляем на поражение». Пишем служебную записку на имя генерального директора. В ней конструктивно, без эмоций и обвинений, обозначаем проблему, причем обязательно в цифрах и с указанием всех вероятных последствий (пример такой служебки — ниже).

Как убедить сотрудников из других отделов сдавать первичку вовремя

Возможно, в результате ничего и не изменится. Но, сделав все, что было в ваших силах, вы застрахуетесь от претензий со стороны руководителя. И при этом сбережете свои нервы.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 39.02%
  • Да 29.27%
  • Нет 31.71%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль