Как нумеровать, регистрировать и исправлять новый универсальный документ

137
Чем поможет эта статья: Вы узнаете, как учесть универсальный документ для целей налогообложения. А также определитесь, как исправлять и нумеровать УПД. От чего убережет: От занижения НДС или налога на прибыль, которое возможно, если не вовремя учесть универсальный документ.
Важная деталь Компании на общей системе вправе выставить УПД вместо счета-фактуры на отгрузку и товарной накладной или акта приемки-сдачи работ, услуг. На спецрежиме можно использовать УПД в качестве первички.

Для учета по налогу на прибыль и НДС налоговики рекомендуют пользоваться новым универсальным передаточным документом (УПД). Он заменяет счет-фактуру и накладную (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 @). О том, в каких ситуациях можно использовать этот документ и как его заполнять, вы можете прочитать в статье «Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов», опубликованной в журнале «Главбух» № 22, 2013. Но важно не только заполнить все необходимые реквизиты УПД, но и правильно учесть его при расчете НДС и налога на прибыль. В этой статье мы рассмотрим, как регистрировать УПД в книге продаж и книге покупок и отражать для целей налогообложения прибыли. А также как нумеровать универсальные документы и как исправлять в них ошибки.

Как нумеровать УПД

В универсальном документе есть только один реквизит для номера — это строка (1). Причем расположен он в той части документа, которая представляет собой счет-фактуру. То есть номер, который вы укажете в этой строке, будет единым как для счета-фактуры, так и для накладной или акта.

Как нумеровать, регистрировать и исправлять новый универсальный документ Как нумеровать, регистрировать и исправлять новый универсальный документ 

Распечатать первую часть образца >>

Распечатать вторую часть образца >>

Скачать бланк в формате Word >>

Поэтому лучше продолжать ту нумерацию, которую компания использовала для счетов-фактур. Тем более что требования к номерам счетов-фактур установлены в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. А для первички никаких правил нумерации в законодательстве не прописано. Более того, номер вообще не является обязательным реквизитом первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При этом учитывайте, что универсальный документ не заменяет авансовые счета-фактуры, поэтому выставлять их обязательно. Значит, надо вести нумерацию и обычных счетов-фактур, и авансовых, и УПД. Возможны следующие варианты.

Первый — компания ведет единую нумерацию всех счетов-фактур. Именно такой подход поддерживают чиновники (письмо Минфина России от 16 октября 2012 г. № 03-07-11/427). В этом случае универсальные документы, которые заменяют обычные счета-фактуры, и авансовые счета можно нумеровать по общей хронологии. Тогда авансовым документам можно добавлять признак «А», а универсальным — «УПД».

Второй — компания ведет отдельную нумерацию авансовых счетов-фактур. Тогда использование УПД никак не повлияет на номера авансовых документов.

Советуем использовать первый вариант, так как он полностью соответствует действующим правилам по счетам-фактурам (подп. «а» п. 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Так что в этом случае какие-либо претензии или вопросы со стороны налоговиков к нумерации исключены.

Правила, по которым компания нумерует универсальные документы, безопаснее прописать в учетной политике и для целей НДС, и для целей налога на прибыль. Пример формулировки:

Как нумеровать, регистрировать и исправлять новый универсальный документ Важная деталь Можно вести единую нумерацию счетов-фактур, в том числе авансовых, и универсальных передаточных документов.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Как отразить УПД в книге продаж и книге покупок

Сначала о том, как зарегистрировать универсальный документ, если компания выступает в качестве поставщика. Налоговики выделили две ситуации.

Компания составила УПД в день отгрузки товаров (передачи работ или услуг заказчику). УПД по товарам и услугам нужно зарегистрировать в книге продаж за квартал, к которому относится дата отгрузки товаров или оказания услуг в строке (1). Если универсальный документ составлен по работам, то его регистрируют на момент, когда заказчик подпишет этот документ. То есть на дату, которая стоит в строке [16]. Подробнее правила, по которым налоговики предлагают регистрировать новый универсальный документ, приведены в таблице ниже.

Как регистрировать УПД в книге продаж и журнале учета счетов-фактур
Что было реализовано В каком периоде отразить УПД в книге продаж Из какого реквизита взять данные для графы 1 книги продаж В каком периоде зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур Как зарегистрировать УПД в части 1 журнала учета счетов-фактур
Ситуация 1. Компания составила УПД в день отгрузки товаров (передачи работ, оказания услуг). В этом случае дата в строке (1) соответствует дате в строке [11]
Товары На   дату отгрузки — строка (1) Строка (1) На   дату выставления счета-фактуры — строка (1) В графах 2 и 6 нужно указать дату из  строки (1)
Услуги
Работы На   дату, когда заказчик принял работы — строка [16] На   дату выставления счета-фактуры — строка [16] В графе 2 надо привести дату из  строки [16] , в графе 6 — дату из  строки (1)
Ситуация 2. Компания составила УПД раньше или позже отгрузки товаров (передачи работ, оказания услуг). То   есть дата в строке (1) не   совпадает с датой в строке [11]
Товары На   дату отгрузки — строка [11] Строка (1) На   дату выставления счета-фактуры — строка [11] В графе 2 необходимо зафиксировать дату из  строки [11] , в графе 6 указать дату строки (1)
Услуги
Работы На   дату, когда заказчик принял работы — строка [16] На   дату выставления счета-фактуры — строка [16] В графе 2 нужно привести дату из строки [16], в графе 6 указать дату из строки (1)
Важная деталь УПД на работы надо регистрировать в книге продаж, когда заказчик подпишет акт. То есть на дату из строки [16]. А универсальный документ по услугам — на дату, зафиксированную в строке [11].

Таким образом, по мнению налоговиков, начислять НДС по работам нужно после приемки их заказчиком. А по услугам — не дожидаясь, когда контрагент подпишет акт. Чиновники, видимо, делают такие выводы из определений работ и услуг, которые приведены в статье 38 Налогового кодекса РФ. Согласно этой норме результаты услуг в отличие от работ не имеют материального выражения. Поэтому налоговики посчитали правильным начислять НДС сразу, как услуга оказана, то есть на дату подписания акта исполнителем. А по работам — только когда заказчик подтвердит, что принял результат.

Но вопросы могут возникнуть, если предмет договора обозначен как услуги, но по сути он ближе к работам. Например, если компания проводит сложные маркетинговые исследования, результатом которых является отчет с анализом рынка, разработанная для заказчика сбытовая политика и т. п. Причем заказчик может потребовать доработать эти документы. В этом случае логичнее начислять НДС, только когда контрагент подпишет акт.

Для этого в УПД и в договоре лучше не писать, что будут оказаны услуги. Например, в графе 1 можно указать «Разработка ценовой политики и системы скидок для заказчика». А в договоре четко прописать, что результатом работ являются разработанные компанией документы при условии, что они одобрены заказчиком, что подтверждает подписанный им универсальный передаточный документ.

Все о важных изменениях в работе — в январских номерах «Главбуха»

(495) 785 -01-13

Компания составила УПД раньше или позже отгрузки товаров, оказания услуг, передачи результатов работ. В этом случае считается, что компания выставила счет-фактуру на товары и услуги на дату отгрузки, указанную в строке [11]. Поэтому УПД надо зарегистрировать в книге продаж в налоговом периоде, к которому относится момент отгрузки. УПД по работам нужно зафиксировать на дату, когда этот документ подписал заказчик (строка [16]).

Теперь о покупателе. В книге покупок компания регистрирует счет-фактуру, когда она получила этот документ от поставщика и приняла на учет поставленные товары. Поэтому ориентироваться нужно на показатель строки [16]. Его же вы зафиксируете в графе 4 книги покупок. В графе 2 укажите дату строки (1) универсального документа.

Как учесть универсальный документ при расчете налога на прибыль

Доход от реализации товаров компания учитывает на дату перехода права собственности к покупателю. В зависимости от условий договора это может быть, например, момент передачи товаров (строка [11]) или дата, когда покупатель их получил (строка [16]).

По услугам или работам доход нужно отразить после того, как обе стороны оформят факт приемки-сдачи, то есть на наиболее позднюю дату показателей (1), [11], [16].

Покупатель же определяет дату учета расходов в зависимости от их вида. Например, стоимость приобретенных товаров при расчете налога на прибыль можно списать только после того, как они будут реализованы. Поэтому налоговики указали только, что учесть расходы можно не раньше даты, указанной в строке [16], то есть после того, как компания получила товары (работы или услуги).

Как исправить универсальный документ

Как исправлять УПД, налоговики еще не разъяснили. Конечно, неверный документ можно просто заменить на правильно составленный. Но если компания уже зафиксировала ошибочные показатели УПД в декларации или же передала его налоговикам, его надо исправлять.

В то же время есть утвержденный порядок, по которому нужно исправлять счета-фактуры и первичку (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, п. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Именно его и рекомендуем придерживаться, пока нет никаких официальных разъяснений по УПД.

Корректировка универсального документа со статусом 1

Допустим, ошибку выявили в универсальном документе, который поставщик составил вместо счета-фактуры и первичного документа.

Если ошибка допущена в части счета-фактуры. Часто недочеты возникают в наименовании товаров, реквизитах поставщика и покупателя, стоимостных показателях. То есть в тех реквизитах, которые относятся к части счета-фактуры. Это строки (1)—(7) и графы 1—11.

Значит, ориентироваться нужно на правила, которые действуют для счетов-фактур. Они четко регламентированы, а именно поставщик должен выписать новые экземпляры универсального документа. В них нужно привести правильные показатели. Кроме того, в строке (1а) надо указать дату и номер исправления (п. 7 Правил № 1137). При этом дата и номер счета-фактуры в строке 1 остаются прежними.

Важная деталь Чтобы исправить ошибку в части счета-фактуры, надо выписать новые экземпляры УПД и указать в них дату и номер исправления.

Если ошибка допущена в части первичного документа. Допустим, неточно указаны данные в графах А, Б таблицы, строках [8]—[19], поле «Статус». Скажем, если поставщик указал в строке [8] неверную дату или номер договора с покупателем. Здесь возможны следующие варианты.

Первый: исправлять эти показатели так же, как реквизиты счета-фактуры. То есть поставщик составит два новых экземпляра УПД с верными данными. Один отдаст покупателю, другой оставит себе.

Мы считаем, что правилам бухучета это не противоречит. В Законе о бухучете сказано только, что в первичном документе нужно указывать дату исправления, а также Ф.И.О. и подписи сотрудников, составивших документ (п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Дату исправления поставщик укажет в строке (1а). Также новые экземпляры универсального документа стороны заверят подписями с расшифровкой. Судьи тоже подтверждают, что компании вправе исправлять первичку, просто заменив документ на правильно оформленный (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 августа 2013 г. по делу № А52-4229/2012).

Второй вариант: можно зачеркнуть неверные данные и указать правильные, а также поставить дату исправления, Ф.И.О. и подписи сотрудников, составивших документ (письмо Минфина России от 31 марта 2009 г. № 03-07-14/38). Но этот вариант менее удобен, если в документе много правок: после многочисленных корректировок в сведениях легко запутаться.

Есть еще один минус. Работникам, которые заполняют универсальный документ, надо будет использовать различные правила исправления в зависимости от того, в каком реквизите допущена ошибка — относящемся к счету-фактуре или исключительно к первичке.

Корректировка универсального документа со статусом 2

УПД со статусом 2 поставщик вправе выписывать только в качестве первички. Счет-фактуру документ со статусом 2 не заменяет. Поэтому исправлять его можно теми же способами, которые мы рассматривали для первички.

То есть зачеркнуть неверные показатели и вписать правильные, поставить дату исправления, Ф.И.О. и подписи ответственных работников. Либо составить новые экземпляры универсального документа с тем же номером и датой. А в строке (1а) указать номер и дату исправления.

Корректировка в ситуации, если предоставлена скидка на уже отгруженную продукцию

Как быть, если поставщик предоставит покупателю скидку на отгруженную продукцию? Или из-за недопоставки нужно уточнить количество товаров. В этом случае исправлять счет-фактуру на отгрузку не нужно. Но покупателю надо выписать корректировочный счет-фактуру.

Получается, что корректировочные счета поставщик теперь может составлять не к отгрузочным счетам-фактурам, а к универсальным документам.

Пример: Как составить корректировочный счет-фактуру, если на отгрузку поставщик выписывал УПД

ООО «Поставщик» отгрузило покупателю товары стоимостью 236 000 руб. (включая НДС). Бухгалтер ООО выставил покупателю универсальный передаточный документ от 14 ноября 2013 г. № 715.

В декабре ООО предоставило покупателю скидку на отгруженные товары в размере 7 процентов. Поэтому бухгалтер ООО составил корректировочный счет-фактуру от 16 декабря № 750. В строке 1б он указал номер и дату универсального документа — 14 ноября 2013 года № 715. А в графе 9 строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» зафиксировал сумму скидки — 16 520 руб.

Добавим, что налоговики планируют разработать форму универсального корректировочного документа. Тогда его можно будет составлять вместо корректировочного счета-фактуры.

Главное, о чем важно помнить

1 Регистрировать универсальный документ в книге продаж нужно на дату отгрузки товаров, указанную в строке [11].

2 Нумерация счетов-фактур и УПД может быть единой. Порядок нумерации закрепите в учетной политике.

Дополнительно про исправленные и корректировочные документы

Статья: «Какой счет-фактуру вы можете исправить, а какой — только уточнить» («Главбух» № 19, 2013).

Документы: пункт 7 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137; пункт 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 40%
  • Да 30%
  • Нет 30%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль