Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов

93
Чем поможет эта статья: Решить, переходить на оформление универсального документа или нет. Поставщики разберутся, как заполнить новый бланк, а покупатели — какой документ принимать от продавца, чтобы не потерять расходы и вычеты. От чего убережет: Поставщиков — от переделывания документа, покупателей — от претензий к документальному подтверждению расходов и вычетов.
Важная деталь Чиновники ФНС России рекомендуют компаниям выставлять вместо счета-фактуры и накладной универсальный передаточный документ. Его форму чиновники ФНС России уже разослали по всем инспекциям.

Отныне необязательно выписывать на отгрузку товаров отдельно и счет-фактуру, и товарную накладную. Эти два документа теперь официально разрешено объединять в один. Называется он «универсальный передаточный документ» (УПД). Его форма, а также рекомендации по составлению приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Оно согласовано с представителями Минфина и доведено до всех инспекторов страны.

Также нам стало известно, что теперь чиновники разрабатывают универсальный корректировочный документ, чтобы упростить документооборот корректировочных счетов-фактур.

Почему компаниям проще перейти на УПД

Оформлять УПД — это всего лишь рекомендация налоговиков. Компании вправе, как и раньше, использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первички. Навязывать свой бланк инспекторы не должны. Во всяком случае, в письме ФНС России четко сказано, что, если компания не использует универсальный передаточный документ, это не может быть основанием для отказа в учете операций и сделок в целях налогообложения.

Но есть несколько причин, по которым проще работать с единым бланком.

Первая — вместо двух документов заполнять и проверять нужно будет один. Поставщикам удобнее работать с единым форматом документов, чем выставлять разным клиентам по их требованию различные формы бланков. Покупателям также проще проверять документы, составленные по одной и той же форме. Чем оценивать каждый самодельный бланк поставщика на предмет, есть ли в нем все обязательные реквизиты.

Вторая причина — сокращается риск того, что налоговики снимут расходы или вычеты. Не секрет, что инспекторы стараются найти расхождения между счетами-фактурами и первичкой. Если использовать один бланк, противоречий и ошибок будет меньше.

Третья причина — станет меньше бумаг. Использовать универсальный передаточный документ можно будет одновременно для целей НДС, налога на прибыль и бухучета. Все обязательные показатели счета-фактуры в УПД есть. А дополнительные реквизиты не мешают покупателю заявить вычет НДС (письмо Минфина России от 30 октября 2012 г. № 03-07-09/146).

В целях налога на прибыль расходы компании подтверждает первичка, оформленная по правилам бухучета. А Закон о бухучете позволяет использовать любые формы первички, если в них есть обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В новом документе эти реквизиты имеются. В то же время полностью отказаться от бумажного документооборота пока нельзя — электронного формата УПД еще не существует. Выписывать этот документ можно только на бумаге.

И наконец, покупатель сможет получить сразу оба документа — и счет-фактуру, и накладную. Сейчас бывает сложно добиться от поставщика одновременно отдать эти бумаги. Ведь счет-фактуру можно выставлять в течение пяти дней после отгрузки.

 

Четыре главных преимущества УПД

1 Сокращается документооборот. Использовать УПД можно одновременно для целей НДС, налога на прибыль и бухучета

2 Проще выловить ошибки. Вместо двух документов поставщики будут заполнять, а покупатели проверять один, общий

3 Снижается риск того, что налоговики снимут расходы или вычеты. Ведь противоречий между накладной и счетом-фактурой будет меньше

4 Покупателю проще получить от поставщика сразу единый документ, чем требовать счет-фактуру и накладную по отдельности

УПД можно выставлять и на общей системе, и на спецрежимах

Универсальный передаточный документ рассчитан в первую очередь на компании, которые применяют общую систему. Тем не менее его могут использовать в качестве первички и компании на спецрежимах. Это не будет означать, что компания выставила счет-фактуру с налогом. А значит, тот факт, что упрощенщик или вмененщик выписал УПД, не обяжет его заплатить НДС в бюджет. При условии, что компания не выделит в УПД сумму налога (в графе 8). Иначе надо будет уплатить в бюджет выделенную сумму НДС. Налоговики специально подчеркнули это в своем письме.

Важная деталь Воспользоваться универсальным документом могут и компании, которые применяют упрощенку или вмененку. Платить в бюджет НДС не надо. Если, конечно, компания не выделит в УПД сумму налога.

Чтобы различать, в каком качестве компания использует УПД, налоговики ввели поле «Статус». Если УПД нужен одновременно как счет-фактура и первичка, в этом реквизите должно быть значение 1. А компаниям, которые используют УПД только как первичку, нужно поставить в этом поле 2. В этом случае можно не заполнять данные, обязательные только для счета-фактуры.

Но поле «Статус» носит информационный характер. Определять, заменяет УПД лишь первичку или еще счет-фактуру, налоговики будут исходя из того, какие данные в нем содержатся. Значит, даже если ошибочно поставить значение 2, но заполнить УПД полностью, его можно использовать и для целей НДС. И в обратной ситуации, если компания на спецрежиме выставит документ со статусом 1, налоговики не вправе потребовать НДС. Если при этом в графе 8 не выделена сумма НДС.

Для каких операций можно использовать УПД

По задумке налоговиков, с помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, реализацию работ и услуг, а также имущественных прав. Например, если компания продает долг покупателя.

Но если использовать УПД вместо акта приемки-сдачи работ или услуг, могут возникнуть сложности. При проверках налоговики требуют от покупателей документы, в которых детально описано, какие услуги или работы оплатила компания. Поэтому к универсальному документу лучше приложить подробный отчет.

Осторожно! Чтобы подтвердить расходы на услуги, универсального документа покупателю, как правило, будет недостаточно. Нужен отчет или акт с подробным описанием услуг, которые оказал исполнитель.

Комиссионеры и агенты также должны представлять заказчику отчет (ст. 999, 1008 ГК РФ). Таким образом, на услуги посредника одного универсального документа недостаточно.

Зато использовать новый бланк в рамках посреднических договоров может комитент, когда отгружает продукцию комиссионеру для реализации. И комиссионер — при передаче комитенту товаров, приобретенных по его поручению.

А вот перевозку товаров по-прежнему нужно оформлять транспортной накладной, которая утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. То есть составлять ее дополнительно к УПД.

И авансовые счета-фактуры выставлять по-прежнему надо отдельно. УПД заменяет только счета-фактуры на отгрузку (приложение № 2 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@).

 

Когда можно оформлять УПД

1 При отгрузке товаров. Но авансовые счета-фактуры выставлять по-прежнему надо отдельно

2 Вместо акта приема-передачи услуг (работ). Но безопаснее приложить подробный отчет по ним

3 Вместо счета-фактуры и № ТОРГ-12. Но на перевозку по-прежнему нужно оформлять транспортную накладную

4 На общей системе, упрощенке и вмененке. Но на спецрежиме главное не писать НДС, чтобы не пришлось его платить

Как перейти на УПД

Формы первичных документов компания обычно прикладывает к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). В то же время в Законе о бухучете сказано лишь, что форму первички утверждает руководитель компании (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому директор может утвердить бланк УПД отдельным приказом. Вряд ли налоговики будут предъявлять какие-либо претензии, раз они стремятся к тому, чтобы как можно больше компаний применяло универсальный документ.

А на 2014 год можно заложить нужную формулировку в учетной политике. Например: «Для учета торговых операций применять товарную накладную по форме, приведенной в приложении № 2, универсальный передаточный документ (приложение № 3) либо другую форму, установленную в договоре с контрагентом».

Препятствием для того, чтобы использовать УПД, может стать договор, если в нем предусмотрена конкретная форма первички. В таких случаях поставщики, которым крупные покупатели навязали свои форматы накладных, могут предложить вместо этого бланк, разработанный налоговиками. Ведь к расходам по такому документу у налоговиков будет меньше вопросов, чем к формам покупателя. Если клиент согласится, подпишите допсоглашение к договору. В любом случае лучше уточнить у покупателей, согласны ли они принимать УПД вместо счета-фактуры и накладной.

Осторожно! Если в договоре с покупателем предусмотрена конкретная форма товарной накладной, перед тем, как начать использовать УПД, нужно подписать допсоглашение. Иначе возможны претензии контрагента.

Кстати, в своем письме налоговики заявили: ничто не мешало объединять счета-фактуры и первичку начиная с 2013 года. Этим могут воспользоваться компании, поставщики которых совместили форму накладной и счета-фактуры еще до выхода рекомендаций ФНС России. Если инспекторы предъявят претензии к таким документам, ссылайтесь на новое письмо чиновников.

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура — он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы — обычными цифрами, например графа 3.

Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов  Красным цветом выделены реквизиты, обязательные одновременно для счета-фактуры и первичного документа.
Зеленым цветом выделены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры.
Синим цветом выделены реквизиты, обязательные только для первичного документа.

Распечатать первую часть образца >>

Распечатать вторую часть образца >>

Скачать бланк в формате Word >>

Слева от счета-фактуры и под ним — реквизиты, которые относятся только к первичке. Ее строки обозначены в квадратных скобках, например строка [8]. Причем по сравнению с № ТОРГ-12 этих данных меньше. Например, нет банковских реквизитов, не выделены отдельно показатели массы брутто и нетто, сведения об упаковке. В то же время компания вправе добавлять в УПД новые строки, например для тех же реквизитов банковских счетов. А массу груза налоговики предлагают при необходимости указывать в строке [9].

Подписаться на «Главбух» сейчас и заморозить цену на 2014 год

Уточнить по тел:
(495) 785-01-13
Что касается нумерации УПД, то теперь она тоже единая. То есть номер накладной — это теперь номер счета-фактуры. Поэтому, чтобы избежать путаницы, можно продолжать использовать нумерацию, которую применяете для счетов-фактур.

С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например, по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Какие реквизиты УПД необходимо заполнить, чтобы использовать его в качестве первички, можно определить из таблиц, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@. Некоторые показатели уже содержатся в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) — строка [8]. Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы, — строки [10], [15]. А также ответственных собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя — строки [13], [18]. Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только Ф.И.О. и должность.

Наименование компаний, которые составили документ, — строки [14] и [19]. Налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента — покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних вопросов.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) — строки [11], [16]. В строке [11] должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа в строке (1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке (1) и [11] будут отличаться — например, если компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Хотя напомним: раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал.

В этом случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки [11], то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Но по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Важная деталь Из разъяснений налоговиков следует, что компания может составлять УПД до отгрузки товаров. Но безопаснее по-прежнему избегать таких расхождений и выписывать документ при отгрузке.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке [16] дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке [11]. А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке (1). Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке — строка [9]. В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять УПД печатью. К тому же если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках [14] и [19].

Дополнительные показатели. В таблице слева можно для удобства ставить порядковый номер наименования товара (графа А). И указывать артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б). Коды могут быть полезны, например, чтобы подтвердить, что компания обоснованно применяет льготу.

 

Какие реквизиты можно не заполнять, если вы оформляете УПД только как первичку

1.«К платежно-расчетному документу» (строка (5)).

2.«В том числе сумма акциза» (графа 6).

3.Налоговая ставка (графа 7). Если компания применяет упрощенку или ЕНВД, также не нужно заполнять графу 8.

4.Код и краткое наименование страны происхождения товаров (графы 10, 10а).

5.Номер таможенной декларации (графа 11).

Еще в УПД возможно указать дополнительные сведения об отгрузке — дать ссылки на сертификаты соответствия, другие документы, которые являются приложениями к УПД (строка [12]).

А покупатель в строке [17] может зафиксировать, что принял товары без претензий. Либо указать, что выявил некачественную продукцию, и сослаться на акт о расхождении по количеству и качеству товаров.

Главное, о чем важно помнить

1 В ФНС заверяют, что использовать универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и первички можно без каких-либо налоговых рисков.

2 Авансовые счета-фактуры нужно составлять по-прежнему отдельно. УПД предназначен только для отгрузки товаров.

Дополнительно про первичные документы

Статья: «Главные заблуждения и вся правда о новой первичке» («Главбух» № 8, 2013).

Документы: письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@; ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Тест Можно ли выписывать универсальный передаточный документ только в качестве первичного документа? Да, можно Нет, УПД заменяет одновременно счет-фактуру и первичку. Универсальный передаточный документ не запрещается использовать только как первичку. Тогда в поле «Cтатус» нужно указать 2. Если же этот документ используют одновременно как счет-фактуру и первичку, то в этом поле поставьте 1. Такой порядок предусмотрен в приложении № 3 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа финансового руководителя

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Вопрос в редакцию

Ответы на самые интересные вопросы мы публикуем в газете.

Вопрос чиновнику

Горячие линии с чиновниками проходят еженедельно.

Техподдержка

Не работает сайт или сервисы? Не приходит газета? Пишите сюда!


Опрос

Вы прячете убыток в этом году?

  • У нас прибыль 39.58%
  • Да 27.08%
  • Нет 33.33%
результаты

Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

Редакция газеты: info@gazeta-unp.ru | Администрация сайта: online@gazeta-unp.ru Политика конфиденциальности Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43629 от 18.01.2011


Зарегистрируйтесь и продолжите читать статью.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет меньше минуты.

После регистрации совершенно бесплатно Вам будут доступны:

  • 12 495 статей на самые актуальные темы
  • ежеминутно обновляемые новости для бухгалтера
  • 5710 шаблонов и форм документов для работы
  • 10 электронных сервисов
Ваш подарок: «Гид по заполнению формы 6-НДФЛ» – сборник примеров заполнения нового отчета для самых разных ситуаций.
Подарок будет отправлен на Вашу почту сразу после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль